ERP-tilausten tilasynkronoinnin perusteet

ERP:n lähettämä tilauksen tilakoodi voidaan yhdistää AI Commercen tilauksen tilaan. Saapuva päivitys etsii tilauksen tilan API ID -kentästä täsmälleen saman arvon. Jos vastine löytyy, tilaus siirtyy siihen tilaan ja muutos tallentuu tilahistoriaan. Jos vastinetta ei löydy, tilauksen tila ei muutu.

Tilakoodien merkitys on kauppakohtainen päätös. Määritä ennen muutoksia, mitä ERP:n tapahtumat tarkoittavat verkkokaupassa ja minkä tilan asiakas näkee esimerkiksi tilauksen vastaanoton, keräilyn, lähetyksen ja toimituksen aikana.

Erota sisäinen Koodi ERP:n tilan API ID -arvosta

Tilausten tilojen ERP-synkronoinnissa on erotettava kaksi eri tunnistetta. Hallintapaneelin Tilauksen tilat -näkymän Koodi on AI Commercen pysyvä sisäinen tilakoodi. ERP:n saapuvan tilapäivityksen yhdistämisessä käytetään tilauksen tilan API ID -kenttää.

Älä kirjoita ERP:n tilakoodia Hallintapaneelin Koodi-kenttään vain siksi, että sen nimi näyttää sopivalta. Hallintapaneelin tilakatalogi ei näytä eikä muokkaa tilauksen tilan API ID -kenttää. Vastaavuus määritetään integraation konfiguraatiossa. Hallintapaneelissa voi hallita tilan kielikohtaisia nimiä, sisäistä koodia, väriä, oletustilaa ja maksun tai laskunumeron vaatimusta.

Suunnittele tilojen vastaavuudet

ERP-tilojen vastaavuudet kannattaa kirjoittaa taulukoksi ennen asetusten muuttamista. Merkitse jokaiselle ERP-koodille AI Commercen tilan nimi ja asiakkaalle näkyvä merkitys. Jos ERP käyttää esimerkiksi koodeja KER, LLU, PKK tai LAS, kauppias päättää itse, tarkoittavatko ne omassa prosessissa esimerkiksi tiloja Vastaanotettu, Keräilyssä, Lähetetty tai Toimitettu.

Luo vastine vain sellaiselle tapahtumalle, jonka merkitys on yksiselitteinen. AI Commerce ei päätä ERP-koodien liiketoiminnallista merkitystä eikä arvaa puuttuvaa vastinetta.

Määritä ERP:n tilauksen tilan API ID

Saapuvan ERP-tilapäivityksen tunniste on tilauksen tilan API ID. Hallintapaneelin Tilauksen tilat -rekisteri ei näytä eikä muokkaa tätä kenttää. Älä kirjoita ERP:n tilakoodia sisäiseen Koodi-kenttään, sillä se ei ohjaa ERP-yhdistämistä.

Jos ERP:n lähettämä tilakoodi ei täsmää tai se pitää muuttaa, pyydä tilauksen tilan API ID -määritystä organisaatiosi hyväksymän tukikanavan kautta ja kerro tilan nimi sekä ERP:n lähettämä koodi täsmälleen. Tilan julkaisu AI Commercesta ulkoiseen APIin on erillinen lähtösuunnan asetus, jota Hallintapaneelin tilarekisteri ei sisällä. Testaa vastaavuus yhdellä tilauksella ennen laajempaa käyttöönottoa.

Kirjainkoko, välimerkit ja välilyönnit kuuluvat tunnisteeseen. Jos ERP lähettää eri arvon kuin API ID -kentässä on, päivitys ei valitse tilaa.

Ymmärrä saapuvan tilapäivityksen toiminta

Tilausten synkronoinnissa ERP:n saapuva tilapäivitys vertaa koodia tilauksen nykyisen tilan API ID -arvoon. Jos arvot ovat jo samat, tilausta ei siirretä uudelleen. Viimeisin statuksen API-viesti ja sen tallennusaika voidaan silti päivittää.

Jos koodi poikkeaa nykyisestä tilasta, AI Commerce etsii tilakatalogista saman tilauksen tilan API ID -arvon. Löytynyt vastine päivittää tilauksen tilan ja lisää muutoksen tilahistoriaan. Tuntematon tilakoodi tallentuu vianhakua varten statuksen API-viestiin, mutta tilauksen tila ja tilahistoria eivät muutu.

Pelkkä yleinen tilapäivitys tallentaa tilahistorian ilman asiakkaalle ilmoittamisen merkintää eikä itsessään lähetä asiakkaalle sähköpostia. Yksittäinen ERP-adapteri voi käsitellä ilmoituksen eri tavalla, joten tarkista viestintäsääntö integraatiokohtaisesti.

Tarkista synkronointi tilaukselta

ERP-synkronointi tarkistetaan Hallintapaneelin tilaukselta API-viesti-välilehdestä. Kohta Kuljetuksen / statuksen webhook näyttää tallennetun statusviestin ja sen ajan. Tilahistoriasta näet erikseen, vaihtuiko tilauksen tila ja merkittiinkö asiakas tiedotetuksi.

Jos statuksen webhook näkyy mutta tila ei vaihdu, pyydä integraation teknistä omistajaa vertaamaan viestin tilakoodia määritettyyn tilauksen tilan API ID -arvoon. Jos webhookia ei näy lainkaan, tarkista ERP:n lähetys ja integraatioajo. Synkronointiajo on kuvattu noin tunnin välein tapahtuvaksi, mutta todellinen aikataulu on integraatio- ja ympäristökohtainen; varmista käytössä olevan integraation ajo ennen häiriöilmoitusta.

Huomioi integraatiokohtaiset toimitustiedot

Tilausten ERP-synkronoinnissa voidaan tilan lisäksi lähettää seurantakoodi, lähetenumero, toimitustapa tai toimituspäivä. Kentät ja niiden käsittely riippuvat ERP-adapterista. Seurantakoodi voidaan tallentaa tilaukselle, kun käytössä oleva integraatio välittää sen.

Älä päättele pelkästä onnistuneesta tilamuutoksesta, että kaikki toimitustiedot ovat päivittyneet. Tarkista tilaukselta erikseen seurantatieto, toimitustapa ja muut integraation lupaamat kentät. Vertaa myös ERP:n tapahtuma-aikaa AI Commerceen tallennettuun webhookin aikaan, jotta et tulkitse vanhaa toimitustietoa uuden tilamuutoksen tulokseksi.

Rajaa vakiosynkronoinnin ulkopuoliset muutokset

Tilausten tilojen vakiosynkronointi ei ole yleinen tilauseditori. Tilausrivien tai tilaussummien kaksisuuntainen muuttaminen jälkikäteen vaatii erillisen integraatioratkaisun, vaikka tilauksen maksutapa olisi lasku.

Erillistä kehitystä tarvitaan myös silloin, kun haluat API ID -vastaavuuden lisäksi uusia integraatiokenttiä, poikkeavia tilasiirtymiä tai erityisiä asiakasviestisääntöjä. Määrittele ensin tavoiteltu liiketoimintaprosessi ja käsittele toteutus integraatiokumppanin kanssa.

Selvitä päivittymätön tilauksen tila

Päivittymätön tilauksen tila selvitetään tarkistamalla seuraavat asiat järjestyksessä:

1. Tilauksella on ERP:n käyttämä ulkoinen tilaustunniste.
2. ERP on lähettänyt uuden tapahtuman ja Kuljetuksen / statuksen webhook näyttää sen koodin sekä ajan.
3. Tilauksen tilan API ID vastaa merkki merkiltä ERP:n lähettämää koodia.
4. Tilauksen tilan API ID on liitetty oikeaan asiakkaalle näkyvään tilaan.
5. Tilahistoria näyttää odotetun muutoksen eikä samaa tilaa toistuvasti.

Jos webhook näkyy mutta vastine puuttuu, korjaa tilauksen tilan API ID -määritys hyväksytyn tukikanavan kautta. Jos uutta webhookia ei näy integraation normaalin ajoajan jälkeen, ota yhteys ERP:n tai integraation tukeen ja ilmoita tilauksen tunniste, viimeisin AI Commerceen tallentunut statusviesti sekä sen päiväys.