Avaa tilauksen Asiakirjat Hallintapaneelissa

Tilausdokumentit avataan Hallintapaneelin Tilaukset-näkymästä (/orders) valitsemalla tilaus ID:llä. Tarkista asiakas-, toimitus- ja maksutiedot sekä kommentit ennen dokumentin muodostamista. Rekisteröidyn asiakkaan asiakaskortin voi avata tilaukselta; vierastilauksella ei välttämättä ole linkitettyä asiakaskorttia. Avaa Asiakirjat-valikko vasta, kun tilauksen nimi-, osoite-, tuote-, hinta- ja laskutustiedot ovat ajan tasalla, jotta asiakkaalle ei tulosteta tai lähetetä vanhaa versiota.

Valitse tilausvahvistus, kuitti, lasku tai lähetyskirja

Tilauksen Asiakirjat-valikosta avataan Lähetyskirja, Kuitti PDF, Lasku, Tilausvahvistus tai Keräilylista. Jokainen vaihtoehto muodostaa Hallintapaneelissa PDF-tiedoston uuteen välilehteen. Lähetyskirja näyttää tuotteen, SKU:n, määrän, keräillyn määrän ja huomautukset ilman hintoja. Kuitti ja lasku ovat erillisiä PDF-dokumentteja, ja Tilausvahvistus käyttää tilauksen laskudokumenttia. Valitse dokumentti käyttötarkoituksen mukaan ja tarkista sen sisältö ennen tulostamista tai tallentamista. Muokkaa laskutiedot ja kommentit ennen uuden version muodostamista.

Lähetä asiakkaalle päivitetty lasku sähköpostilla

Valitse tilauksen Lähetä lasku -toiminto, tarkista vahvistusikkunasta tilaus-ID ja vastaanottajan sähköpostiosoite ja vahvista lähetys. Toiminto muodostaa tilauksesta PDF-laskun, liittää sen laskusähköpostiin ja lähettää viestin asiakkaalle. Puuttuva sähköpostiosoite estää lähetyksen. Käytä toimintoa esimerkiksi silloin, kun laskutietoja on päivitetty. Tarkista onnistumisilmoitus; virhetilanteessa kirjaa pyyntö-ID jatkoselvitystä varten äläkä lähetä toistuvasti ennen toimitustilan tarkistamista.

Luo kuljetustarra käytössä olevalla integraatiolla

Osoitekortti eli kuljetustarra muodostetaan tilauksen kuljetusintegraatiolla. AI Commerce tukee tilaussivulla esimerkiksi Shipit- ja Matkahuolto-tarroja, ja integraatioissa voi olla myös Unifaun-monikuljettajamoduuli. Shipit kokoaa useita Suomessa toimivia kuljetusliikkeitä, Unifaun voi välittää Postin lähetyksiä ja Matkahuolto omia palveluitaan. Tarkista aina integraation tila, toimitustapa, osoite, pakettitiedot, seurantakoodi ja tarran valmius ennen luontia.

Muokkaa tilausta ennen dokumentin tulostamista

Tilauksen muokkaus ennen dokumentin tulostamista tehdään tilauksen omassa näkymässä. Päivitä tarvittavat laskutiedot, osoitteet, tuoterivit, summat, tila ja kommentit. Tallenna muutokset ja lataa tiedot uudelleen ennen Asiakirjat-valikon käyttöä. Tulosta tai lähetä tämän jälkeen oikea versio. Useiden tilausten laskut ja Keräilylista muodostetaan Tilaukset-näkymän Tulosta laskut -erätoiminnolla erillisen tulostusohjeen mukaisesti; tämä artikkeli käsittelee yksittäisen tilauksen dokumentteja.