Kun tilausten statukset päivittyvät automaattisesti ERP:n ja AI Commercen välillä, säästät aikaa ja vältät virheitä asiakasviestinnässä. Statuspäivitys perustuu tilausstatuksen API ID -arvoon. Jotta status vaihtuu oikein, AI Commercessa pitää olla tilausstatus, jonka API ID vastaa ERP:n lähettämää statuskoodia.

Synkronoinnin periaatteet

• Statussynkronointi toimii vain, kun ERP:n statukset on yhdistetty verkkokaupan statuksiin.
• Synkronointi ajetaan noin kerran tunnissa, joten muutos ei näy reaaliajassa.
• Jos ERP:ssä on status, jolle ei ole vastinetta verkkokaupassa, tilauksen status ei muutu.
• Statukset ja niiden käyttötapa voivat olla kauppakohtaisia; mapitus on aina kauppiaan vastuulla.
• Käytännössä selkein malli on yleensä se, että AI Commercessa on vastinestatukset niille statuksille, joita käytätte ERP:ssä.

Mistä asetukset löytyvät?

1. Avaa hallintapaneelissa Localization → Orders Status tai Paikalliset asetukset & verot → Tilausstatukset.
2. Luo uusi status tai avaa olemassa oleva status muokattavaksi.
3. Kirjoita ERP:n käyttämä statuskoodi kenttään API ID.
4. Tallenna muutos.
5. Testaa mapitus yhdellä tilauksella ja varmista, että synkronoitu status on juuri se, jonka haluatte asiakkaalle näkyvän.

Miten statuspäivitys toimii?

• AI Commerce vertaa saapuvaa statuskoodia tilauksen nykyisen statuksen API ID -arvoon.
• Jos sama koodi on jo käytössä, tilausta ei päivitetä uudelleen.
• Jos saapuvalle koodille löytyy vastaava API ID jostakin tilausstatuksesta, tilaus siirtyy siihen tilaan.
• Jos vastaavaa API ID -arvoa ei löydy, tilauksen status ei muutu.

Mitä vakiosynkronointi tukee jo valmiiksi

• ERP:n statuskoodit voidaan mapata AI Commercen tilausstatuksiin API ID -kentän avulla.
• Asiakas näkee yleensä asiakastilillään tilauksen nykyisen synkronoidun statuksen päivityksen jälkeen.
• Integraatiosta riippuen ERP voi välittää myös lisätoimitustietoja, kuten seurantakoodin, lähetenumeron, toimitustavan tai toimituspäivän.
• Jos integraatio lähettää myös seurantakoodin, AI Commerce voi tallentaa sen tilaukselle.
• Pelkkä statuspäivitys ei automaattisesti merkitse tilausta asiakkaalle ilmoitetuksi eikä yksin laukaise asiakkaalle lähtevää sähköpostia.
• Onnistunut statusmuutos tallentuu tilauksen historiaan.

Mistä kauppiaan pitää päättää itse

• Mikä ERP:n status mapataan mihinkin AI Commercen statukseen.
• Mikä ERP-tapahtuma tarkoittaa omassa prosessissanne esimerkiksi tiloja Vastaanotettu, Keräilyssä, Lähetetty tai Toimitettu.
• Minkä statuksen haluatte asiakkaan näkevän AI Commercessa, kun tietty ERP-tapahtuma saapuu.

Mitä AI Commerce ei päätä puolestanne

• AI Commerce tukee mapitusta, mutta ei valitse ERP-tapahtumienne liiketoiminnallista merkitystä puolestanne.
• Jos ERP:ssä käytetään koodeja kuten KER, LLU, PKK tai LAS, teidän pitää itse päättää, mikä niistä vastaa mitäkin verkkokaupan statusta.
• Jos ERP:n statukselle ei ole sopivaa vastinetta AI Commercessa, luo tai mapita ensin sopiva status.

Mitä kannattaa tarkistaa?

• Käytä täsmälleen samaa arvoa AI Commercen API ID -kentässä kuin ERP lähettää statuspäivityksessä.
• Varmista, että jokaiselle tarvittavalle ERP-statuskoodille on oma tilausstatus AI Commercessa.
• Jos haluat käyttää statusta myös ulkoisen API:n suuntaan, ota käyttöön valinta Sync orders to External API at this Order Status level.
• Jos tila ei päivity odotetusti, tarkista ensin että oikea tilausstatus on olemassa ja että sen API ID vastaa täsmälleen ERP:stä tulevaa arvoa.
• Tilauksen sivulla näkyvä API Status Message ja sen päiväys kertovat, onko ERP lähettänyt AI Commerceen statuspäivityksen ja milloin viesti on tallennettu.
• Jos API Status Message näkyy mutta tilauksen status ei vaihdu, tarkista Tilausstatukset-näkymästä että ERP:n lähettämä koodi on linkitetty oikeaan tilaan API ID -kentällä. Näin voit rajata, onko ongelma AI Commercen mapituksessa vai ERP:n lähetyspäässä.
• Jos uutta statusviestiä ei näy vaikka ERP:ssä tilausta on päivitetty, ota yhteys ERP:n asiakastukeen ja ilmoita viimeisin AI Commerceen tullut statusviesti sekä sen päiväys.

Esimerkkitapaus

Esimerkki: jos yksi ERP-tapahtuma tarkoittaa teidän prosessissanne tilaa Keräilyssä ja toinen tilaa Toimitettu, luokaa AI Commerceen vastaavat statukset ja sitokaa ne API ID -kentällä. Oikea mapitus riippuu omasta prosessistanne; AI Commerce ei valitse sitä automaattisesti.

Milloin tarvitaan kustomointia?

• Nykyiset ERP-integraatiot eivät tue tilausrivien tai summien muuttamista jälkikäteen AI Commercessa, vaikka maksutapa olisi lasku.
• Kaksisuuntainen, automaattinen muokkaus vaatii erillisen kehitysprojektin, koska erilaisia muokkausskenaarioita on paljon.
• Kustomointia voidaan tarvita myös silloin, jos haluatte vakio-API ID -mapituksen lisäksi erikoislogiikkaa, kuten erityisiä asiakasviestisääntöjä tai uusia integraatiokenttiä, joita nykyinen ERP-integraatio ei vielä välitä.

Suositus

• Määrittele ensin ne statukset, joita tarvitset AI Commercessa.
• Mapita ERP-koodit näihin statuksiin API ID -kentän avulla.
• Testaa mapitus ensin yhdellä tilauksella ennen kuin muutat koko prosessia.
• Tee liiketoiminnallinen päätös mapituksesta ensin ERP-/integraatiosuunnittelussa; jos tarvitsette vakiosynkronoinnin ylittävää toimintaa, käsitelkää toteutus partneri- tai integraatiokanavan kautta.

Yhteenveto

Mapita ERP:n ja verkkokaupan statukset Tilausstatukset-näkymässä ja varmista, että jokaisella ERP-statuksella on vastaava API ID. AI Commerce tukee statusmapitusta ja voi käyttää myös lisätoimitustietoja, kun integraatio ne välittää, mutta kauppiaan pitää itse päättää mitä kukin ERP-tapahtuma tarkoittaa verkkokaupassa.