Mitä organisaatio yhdistää

AI Commercen organisaatio kokoaa saman yrityksen asiakastilit yhteisen organisaatiotunnisteen alle. Jokaisella liitetyllä asiakkaalla on lisäksi Organisaation rooli. Hallintapaneelin Organisaatiot-näkymä näyttää organisaation nimen, Y-tunnuksen ja siihen liitetyt asiakastilit.

Organisaation pääkäyttäjä voi verkkokaupassa nähdä samaan organisaatioon kuuluvien asiakkaiden tilauksia sekä hallita organisaation jäseniä. Muut roolit rajaavat tilaamista ja asiointia roolin mukaan. Organisaatio ei kuitenkaan synny pelkästään siitä, että asiakkailla on sama Y-tunnus: jokainen asiakastili on liitettävä organisaatioon erikseen.

Tarkista organisaatiorekisteri

AI Commercen organisaatiorekisteri avataan Asiakkaat > Organisaatiot -näkymästä. Listalta näet olemassa olevat organisaatiot ja niiden asiakasmäärät. Avaa organisaatio tarkistaaksesi nimen, Y-tunnuksen sekä Organisaation asiakkaat -luettelon.

Hallintapaneelissa ei voi luoda organisaatiota. Olemassa olevan organisaation nimi ja Y-tunnus ovat muokattavissa, ja kenttämuutokset tallentuvat automaattisesti.

Muokkaa organisaation nimeä ja Y-tunnusta

AI Commercen organisaation tiedot muokataan avaamalla organisaatio listalta. Nimi on pakollinen. Y-tunnus on valinnainen, mutta sama Y-tunnus ei voi olla kahdella organisaatiolla. Poistu muokatusta kentästä ja odota automaattisen tallennuksen valmistumista.

Organisaatio voidaan poistaa vain, kun siihen ei ole enää liitetty asiakastilejä. Siirrä tai irrota kaikki asiakkaat ensin. Poistaminen on pysyvä toiminto, jota ei voi kumota.

Liitä olemassa oleva asiakastili organisaatioon

AI Commercen olemassa oleva asiakastili liitetään organisaatioon Asiakkaat-näkymästä:

1. Etsi asiakas ja avaa hänen tietonsa.
2. Avaa asiakkaan Asetukset.
3. Valitse Organisaatio-kentästä oikea organisaatio.
4. Valitse Organisaation rooli.
5. Odota kenttäkohtaisen tallennuksen valmistumista.

Palaa Organisaatiot-näkymään ja varmista, että asiakas näkyy oikean organisaation Organisaation asiakkaat -luettelossa. Liittäminen tehdään ylläpidossa myös silloin, kun asiakastili on ollut verkkokaupassa jo ennen organisaation luomista.

Valitse organisaatiorooli käyttötarkoituksen mukaan

Valitse AI Commercen organisaatiorooli käyttötarkoituksen mukaan: verkkokaupan roolit ovat Pääkäyttäjä, Tilaaja, Katsoja ja Pyytäjä. Niiden tekniset roolitunnisteet ovat 1–4. Varmista roolitunniste ennen laajaa muutosta.

• Pääkäyttäjä hallitsee organisaation jäseniä ja näkee organisaation kaikkien asiakkaiden tilaukset.
• Tilaaja voi tehdä tilauksia organisaation puolesta.
• Katsoja ei voi viedä tilausta kassalle.
• Pyytäjä käyttää tilauspyyntöön perustuvaa työnkulkua sen mukaan, miten kauppa on toteutettu.

Jokaisessa itsepalvelua käyttävässä organisaatiossa on oltava vähintään yksi Pääkäyttäjä. Testaa roolit erillisillä testitileillä ennen käyttöönottoa; älä päättele oikeuksia pelkästä valintanimestä.

Hallitse jäseniä verkkokaupassa

Hallitse AI Commercen organisaation jäseniä verkkokaupassa Pääkäyttäjänä avaamalla oman tilin Organisaatio-sivu. Sivulla näkyvät organisaation jäsenet ja toiminto Lisää uusi. Uutta jäsentä varten annetaan sähköpostiosoite, nimi ja organisaatiorooli.

Järjestelmä luo asiakastilin organisaation alle ja lähettää käyttäjälle salasanan vaihtolinkin. Tämän jälkeen käyttäjä voi määrittää salasanan ja kirjautua verkkokauppaan. Pääkäyttäjä voi muokata organisaation jäsenten sallittuja kenttiä; Katsoja ei saa tehdä samoja jäsenhallinnan muutoksia.

Organisaatiojäsenen tietoihin voi sisältyä roolin lisäksi estettyjä maksu- ja toimitustapoja sekä maksuviitteen pakotus. Näiden kenttien näkyvyys ja tarkka käyttö riippuvat verkkokaupan toteutuksesta, joten varmista ne kauppakohtaisesti ennen asiakasohjeen antamista.

Tarkista tilausoikeus ja tilaushistoria

Tarkista AI Commercen organisaation tilausoikeus ja tilaushistoria, sillä rooli vaikuttaa sekä kassalle pääsyyn että historian rajaukseen. Katsoja estetään kassalta. Pääkäyttäjän tilaushistoria sisältää oman tilin tilausten lisäksi samaan organisaatioon liitettyjen asiakkaiden tilaukset; muut roolit näkevät vain oman asiakastilinsä tilaukset.

Testaa vähintään yksi Pääkäyttäjä-, Tilaaja- ja Katsoja-tili. Varmista, että Katsoja ei voi tilata, Tilaaja voi tehdä tilauksen ja Pääkäyttäjä näkee organisaation tilaushistorian ilman kirjautumista muiden jäsenten tileille. Tarkista myös mahdollinen ostoskorin tai tilauspyynnön siirto erikseen, koska se voi olla kauppakohtainen työnkulku.

Käsittele ERP-kytkentä erillisenä integraationa

Käsittele AI Commercen ERP-kytkentä erillisenä integraationa, sillä organisaatiot eivät yksin määritä ERP-järjestelmän asiakas- tai hintakohdistusta. Jos ERP:stä tuodaan organisaatiokohtaisia hintoja tai oikeuksia, integraation on kohdistettava tiedot nimenomaisesti AI Commercen organisaatioon ja sen asiakastileihin.

Sama Y-tunnus ei korvaa organisaatioliitosta. Dokumentoi integraatiossa käytetty organisaatiotunniste, asiakastilin kohdistus ja hinnoittelusääntö sekä testaa ne yhdellä organisaatiolla ennen laajaa käyttöönottoa.

Ota organisaatio käyttöön hallitusti

Ota AI Commercen organisaatio käyttöön hallitusti: tarkista ensin olemassa olevan organisaation tiedot, liitä asiakastilit, valitse roolit ja testaa lopuksi verkkokaupan oikeudet. Uuden organisaation luonti puuttuu Hallintapaneelista, joten organisaatio on perustettava hyväksytyllä ylläpitoprosessilla ennen muiden vaiheiden aloittamista.

Nimeä ensin Pääkäyttäjä, liitä muut asiakastilit, testaa roolit ja tarkista vasta sitten organisaatiokohtaiset hinnat, maksu- ja toimitustaparajoitukset, tilaushistoria sekä mahdollinen ERP-kytkentä.