Hae ja luo asiakastili Hallintapaneelissa

Asiakastilejä haetaan ja luodaan Hallintapaneelin Customers-näkymässä (/customers). Haku kohdistuu koko asiakasrekisteriin ja tunnistaa nimen, yrityksen, sähköpostiosoitteen, puhelinnumeron, kaupungin, Y-tunnuksen tai täsmällisen asiakas-ID:n. Pikasuodattimella rajataan yritysasiakkaat, yksityisasiakkaat tai vierastilit, ja tulokset näytetään enintään 200 asiakkaan sivuina. Luo asiakas valitsemalla Uusi asiakas, syöttämällä vähintään nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero sekä tallentamalla tiedot. Tarkista ennen luontia, ettei sama sähköpostiosoite ole jo pysyvällä asiakkaalla.

Tarkastele ja muokkaa asiakkaan tietoja

Asiakkaan tietoja tarkastellaan avaamalla asiakas ID:llä. Asiakaskortti kokoaa perustiedot, yhteystiedot, osoitteet, tilaukset, ostoskorin, hinnat, asetukset ja historian. Päivitä nimi, osoite tai puhelinnumero oikeassa osiossa. Kirjaudu asiakkaana -toimintoa käytetään vain rajattuun asiakaspalvelutehtävään. Lähetä sähköposti avaa asiakkaalle osoitetun viestin, ja Tilaukset-välilehti näyttää asiakkaan tilaukset. Varmista asiakas ja muutoksen tarkoitus ennen tallennusta tai asiakkaana kirjautumista.

Poista asiakas vain hyväksytyllä perusteella

Poista asiakas tekee pysyvän muutoksen, jota ei voi perua. Toiminto poistaa asiakastietueen, osoitteet, ostoskorin, estomerkinnän ja tallennetut tiedot, mutta säilyttää tilaushistorian. Käytä poistoa vasta, kun asiakkaan pyyntö, henkilöllisyys, oikeusperuste ja tilaushistorian säilytysvelvollisuus on tarkistettu organisaation GDPR-menettelyllä. Tarkista vahvistusikkunasta oikea asiakas ja huomioi, että kirjoitusportti voi estää poistamisen. Keskeytä poisto, jos peruste tai kohde on epäselvä.

Määritä asiakastyyppi, ryhmä ja ylläpitäjätili

Asiakkaan Configuration-osiossa valitaan Asiakastyyppi, Asiakasryhmä, organisaatio ja organisaatiorooli. Asiakasryhmä voi vaikuttaa hinnoitteluun, kampanjoihin ja ryhmäkohtaisiin asetuksiin. Ylläpitäjätili on tarkoitettu vain sisäisille tiimin jäsenille, koska se voi myöntää lisäoikeuksia kaupassa; vahvista oikeuksien myöntäminen erikseen. Määritä lisäksi tarvittaessa Markkinointisähköpostit ja Ilmaisen toimituksen raja. Tarkista ryhmän ja roolin vaikutukset ennen muutosta.

Estä asiakas tai rajaa maksu- ja toimitustapoja

Asiakkaan Rajoitukset-osiossa voidaan estolistata asiakas ja tallentaa Eston syy. Estetyt maksutavat ja Estetyt toimitustavat piilottavat valitut vaihtoehdot kyseiseltä asiakkaalta. Käytä asiakaskohtaista rajausta, kun muiden asiakkaiden maksaminen tai toimitus ei saa muuttua. Kauppa estää estolistatun asiakkaan kirjautumisen ja näyttää tallennetun syyn; sama tarkistus tehdään myös kassalla. Testaa muutokset asiakkaan uudessa istunnossa ja varmista, että vain halutut vaihtoehdot poistuvat.

Rajaa asiakaskohtainen valikoima ja pakolliset tiedot

Asiakaskohtainen valikoima määrittää tuotteet, jotka asiakkaalle halutaan näyttää esimerkiksi organisaation sopimusvalikoimana. Lisää tuotteet ilman päällekkäisiä tai virheellisiä tuote-ID:itä ja tallenna. Laskutusviite voidaan merkitä pakolliseksi, jolloin kauppa validoi sen laskumaksussa. Asiakashinnat, asiakaskohtainen valikoima, osoitteet ja pakollisuustiedot ladataan asiakasistuntoon kirjautuessa, joten muutokset tulevat varmasti voimaan uudessa istunnossa.

Ylläpidä asiakashintoja ja ERP-tunnisteita

Asiakashintoja ja ERP-tunnisteita ylläpidetään niiden omissa asiakaskortin osioissa. Asiakashinnat-näkymässä määritetään yksittäiselle tuotteelle joko kiinteä asiakashinta tai prosenttialennus sekä tarvittaessa voimassaolon alku- ja loppupäivä. Asiakashintoja voidaan myös tuoda tai viedä CSV-muodossa, ja kaupan asiakasnäkymä lataa hinnat asiakkaan istuntoon. ERP-tunnisteet syntyvät yleensä integraatiosynkronoinnissa. Muuta integraatiotunnisteita vain sovitun ERP-prosessin mukaisesti ja varmista synkronoinnin omistaja, jotta automaattinen ajo ei korvaa arvoa tai yhdistä väärää asiakasta.

Vie puhelinnumerot vain sallittuun käyttötarkoitukseen

Customers-näkymän Puhelinnumerot-vienti muodostaa CSV:n, jossa on asiakas-ID, puhelimen tyyppi, numero, valinnainen alanumero ja varmistusmerkintä. Yhdellä asiakkaalla voi olla useita rivejä. Vientiä voidaan käyttää yhteystietojen yhtenäistämiseen, kattavuuden tarkistamiseen tai ulkoisen viestintäalustan syötteeksi. Telemarkkinointi tai tekstiviestimainonta edellyttää erillistä käyttötarkoitus-, suostumus- ja tietosuojatarkistusta; pelkkä numeron saatavuus ei anna markkinointilupaa.