GDPR edellyttää verkkokaupalta selkeitä perusteluja asiakkaiden tietojen säilyttämiselle. Tässä artikkelissa käymme läpi, miten AI Commerce -alustalla käsitellään vieraiden ja rekisteröityjen asiakkaiden tilit siten, että tietosuoja toteutuu lainmukaisesti. Hyötynä on, että asiakkaan yksityisyydensuoja varmistetaan säilyttäen vain tarpeelliset tiedot, jolloin verkkokauppasi toimii vastuullisesti ja luotettavasti.

Vaiheittainen ohje

Vierastilin luominen ja käyttötarkoitus

• Järjestelmä luo vierastilin automaattisesti, kun asiakas tekee tarjouspyynnön tai aloittaa tilauksen ilman varsinaista käyttäjätiliä.
• Vierastiliä käytetään ainoastaan tilapäisenä tietokantana, jotta asiakkaan tiedot voidaan siirtää oikeaan tilaukseen.

Vierastilin säilytysaika

• Mikäli vierastilillä ei ole aktiivista tarjousta eikä istuntoa jatketa, vierastili poistetaan heti istunnon päätyttyä.
• Jos asiakas ei lopeta istuntoa manuaalisesti, se on voimassa korkeintaan 30 päivää vierastilin luomisesta. Tämän jälkeen vierastili poistetaan automaattisesti. 
• 30 päivän aikana asiakkaalla on mahdollisuus jatkaa ostoprosessia aloittamatta tilin luontia alusta, mikäli istuntoevästettä ei päästetä vanheneen eikä istuntoa päätetä. Istuntoeväste on voimassa 7 päivää viimeisestä sivustotoimesta.
• Vierastileille ei voi kirjautua salasanalla. Ainoastaan tarjouksen mukana olevalla kirjautumislinkillä pääsee jatkaan ostoprosessia vieraana.
• Poikkeus: Jos vierastiliin liitetty tarjous on yhä kesken (eikä tilana ole cancelled, ordered, closed tai expired), tilin tietoja säilytetään, kunnes ehdot täyttyvät ja vierastilin luomisesta on kulunut yli 30 päivää.

Tietojen näkymä hallintapaneelissa

• AI Commercen hallintapaneeli listaa vain aktiiviset vierastilit Customers-välilehdellä hetkellisesti, jotta asiakasta voidaan tarvittaessa auttaa asiakaspalvelutehtävissä kirjautumalla vierastilille “Account Login” painikkeella.
• Vierastilin tilauksissa asiakastiedoissa näkyy “Guest Customer”, eikä järjestelmä linkitä tietoja varsinaiselle asiakaskortille.
• Vanhat vierastilit, joilla ei enää ole laillista säilytysperustetta, merkitään vanhoissa tarjouksissa englanniksi “Guest Account Deleted Due to GDPR Policy”.

Vaikutus tarjousten ja tilausten kopiointiin

• Kun vierastili on poistettu, et voi suoraan kopioida vanhaa tarjousta tai tilausta uudeksi luonnokseksi, koska asiakastiedot on poistettu.
• Tarvittaessa pyydä asiakkaalta uudet yhteystiedot tai hae ne suoraan aiemmasta tilauksesta (jos se on yhä tallessa laillisin perustein kirjanpitolakiin nojaten).

Kirjanpidon vaatimukset

• Itse tilauksia ei poisteta, vaikka ne olisi tehty vierastilillä, koska niitä on säilytettävä kirjanpitolain edellyttämällä tavalla.
• Näin varmistat lainmukaisen toiminnan talousdokumenttien osalta, vaikka vierastilin tiedot poistuvat.

Lisävinkkejä

• Säännöllinen tarkistus: Seuraa vanhoja tarjouksia ja varmista, että kuolleet kaupat siirretään joko cancelled, ordered, closed tai expired, jotta järjestelmä voi putsata vierastilin tiedot automaattisesti.
• Istunnon lopettamisen ohjeistaminen: Kerro asiakkaille, miten he voivat lopettaa istuntonsa itse, jotta heidän tietonsa poistuvat välittömästi, jos he eivät enää tarvitse tilaa.

Tietosuojaselosteiden muokkaaminen

Uuden tietosuojaselosteen luominen:

1. Siirry hallintapaneeliin
2. Tools → Avaa Page Builder
3. Valitse New Page ja luo uusi seloste

Olemassa olevan tietosuojaselosteen muokkaaminen:

1. Valitse muokattava seloste
2. Avaa WYSIWYG Editor
3. Tee tarvittavat muutokset sisältöön

Aseta seuraavat tiedot sivun luonnin yhteydessä:

• Nimi (Name): Esimerkki
• URL (SEO): esimerkki
• Meta Title (SEO): Esimerkki
• Meta Description (SEO): Lyhyt kuvaus sivun sisällöstä
• Kategoria (Category): -
• Top Image: Lisää tarvittaessa yläkuva
• Sort Order: 100
• Display in Footer: (Näytetään alatunnisteessa)
• Index in Google: (Indeksoidaan hakukoneissa)

Muista tallentaa asetukset ennen poistumista!

Yhteenveto

AI Commerce -alustan vierastilien käsittely perustuu GDPR:n vaatimuksiin, mikä tarkoittaa tietojen säilyttämistä vain niin kauan kuin se on välttämätöntä tarjousten tai tilausten viimeistelyyn. Näin varmistat tietoturvan ja lainmukaisen toiminnan, sekä säilytät luottamuksen asiakkaittesi suuntaan.