Uuden organisaatiokäyttäjän luominen

1. Organisaatio-sivulla klikkaa painiketta Lisää uusi.
2. Syötä käyttäjän tiedot:
   • Sähköpostiosoite (salasanaa ei tarvitse määritellä tässä vaiheessa).
   • Nimi ja rooli (esimerkiksi Admin, Orderer, Requester tai Viewer/organisaation jäsen).
3. Tallenna käyttäjä. Tämän jälkeen:
   • Sähköposti linkitetään organisaatioon.
   • Järjestelmä lähettää käyttäjälle sähköpostin, jossa pyydetään luomaan salasana tilille.
4. Kun käyttäjä luo salasanan, hän voi kirjautua verkkokauppaan ja käyttää tiliä normaalisti, organisaatioon liitettynä.

Jos organisaatiossa käytetään Requester-roolia, Requester-käyttäjä voi tehdä tilauksia ja tarjouspyyntöjä, mutta ne jäävät aina oletuksena tilaan odottaa hyväksyntää. Organisaation Admin käsittelee nämä muuttamalla tilauksen tai tarjouspyynnön tilaa hyväksyntää vastaavalla tavalla.

Olemassa olevan organisaatiokäyttäjän muokkaaminen

1. Organisaatio-sivulla valitse käyttäjä, jota haluat muokata.
2. Klikkaa painiketta Muokkaa.
3. Muuta tarvittaessa esimerkiksi:
   • Käyttäjän rooli (Admin, Orderer, Requester, Viewer jne.).
   • Käyttäjän tila, esimerkiksi sulje tunnus, jos käyttöoikeus halutaan poistaa.
   • Maksuviite ja maksuviitteen pakotus. Esimerkiksi tietyissä organisaatioissa voidaan vaatia laskulle projektin tai työmaan tunniste.

Huom: Requester-roolin tarkoitus on mahdollistaa tilausten ja tarjouspyyntöjen tekeminen “pyyntöinä”, jotka jäävät odottamaan hyväksyntää. Käyttäjän roolia muuttamalla voidaan näin määrittää, tekeekö käyttäjä tilauksia suoraan (Orderer) vai hyväksyntää odottavina pyyntöinä (Requester).

Osto-oikeudet ja ostoskorin jakaminen

• Käyttäjät rooleilla Viewer tai organisaation jäsen voivat selata tuotteita organisaatiolle määritellyillä hinnoilla, mutta eivät voi tehdä tilausta.
• Tilausoikeuden omaava käyttäjä (Orderer tai Admin) voi tehdä tilauksia organisaation puolesta.
• Requester voi tehdä tilauksia ja tarjouspyyntöjä, mutta ne jäävät aina oletuksena tilaan odottaa hyväksyntää ja toimivat näin “luonnoksina”, joita odottaa organisaation sisäinen hyväksyntä.
• Organisaation Admin voi hyväksyä Requesterien tekemät tilaukset ja tarjouspyynnöt muuttamalla niiden tilaa. Hyväksyntää varten käytössä on kolme tilavaihtoehtoa: odottaa hyväksyntää, hyväksytty ja peruttu.
• On mahdollista lähettää ostoskori toiselle käyttäjälle, jolla on osto-oikeudet, ja tämä käyttäjä voi viedä tilauksen loppuun.

Organisaation pääkäyttäjä voi näin keskitetysti hallita, kuka saa tilata suoraan, kuka voi ainoastaan tarkastella tuotteita ja hintoja, ja ketkä voivat tehdä tilauksia tai tarjouspyyntöjä hyväksyntää odottavina pyyntöinä.

Hyväksyntälogiikka on suunniteltu niin, että Requesterien tilaukset ja tarjouspyynnöt eivät etene jatkokäsittelyyn ennen hyväksyntää. Vasta kun organisaation Admin merkitsee tilan hyväksytyksi, tilaus vapautuu normaaliin prosessiin.

Organisaation tilausten tarkastelu pääkäyttäjän näkymästä

Organisaation pääkäyttäjä näkee kaikki organisaation tilaukset verkkokaupan käyttöliittymässä omassa Tilaukset-näkymässään, ilman että hänen tarvitsee kirjautua erikseen muiden käyttäjien tileille.

• Pääkäyttäjä voi selata kaikkia organisaation tekemiä tilauksia.
• Pääkäyttäjä näkee myös Requester-roolilla tehtyjen tilausten ja tarjouspyyntöjen hyväksyntätilan (esimerkiksi odottaa hyväksyntää, hyväksytty tai peruttu) ja voi muuttaa tilaa hyväksyntää varten sallittuihin vaihtoehtoihin.
• Tilauksista voidaan tulostaa esimerkiksi kuitteja kirjanpitoa varten.
• Tilausten etenemistä voidaan seurata yhdestä näkymästä ilman, että hänen tarvitsee pyytää lisätietoja muilta käyttäjiltä.

Hyväksyntäpäätöksistä jää aina jälki tilauksen kommentti- ja statushistoriaan (order status history). Historiatiedoista näkyy, kuka muutoksen teki ja milloin, jolloin organisaatio voi tarkastella myöhemmin hyväksyntäketjun audit trail -jälkeä.

ERP-integraatio ja organisaatiot

Organisaatioita ei oletusarvoisesti hyödynnetä ERP-rajapinnoissa. Organisaatioiden ja ERP-järjestelmän välinen kytkentä tehdään tapauskohtaisesti erillisenä kustomointiprojektina asiakkaan liiketoimintamallin mukaan.

Kun organisaatiossa käytetään Requester-roolia, Requesterien tekemät tilaukset ja tarjouspyynnöt jäävät oletuksena tilaan odottaa hyväksyntää, eikä niitä siirretä eteenpäin ulkoisiin järjestelmiin ennen hyväksyntää. Vasta kun organisaation Admin muuttaa tilan hyväksytyksi, tilaus tai tarjous vapautuu integraatiolle ja lähtee eteenpäin toiminnanohjausjärjestelmään sekä muihin ulkoisiin järjestelmiin.

Esimerkki tyypillisestä ERP-kytkennästä:

• Asiakashinnat tuodaan ERP-järjestelmästä ja näytetään verkkokaupassa vain asiakkaille, jotka kuuluvat tiettyyn organisaatioon.
• Pelkkä sama Y-tunnus kuin ERP:ssä ei riitä – asiakkaan tulee olla liitetty oikeaan organisaatioon AI Commercessa, jotta organisaatiokohtaiset hinnat ja säännöt voidaan soveltaa oikein.

Jos tällaista kustomoitua ERP-liitosta tarvitaan, se toteutetaan erillisenä ERP-kehitysprojektina organisaation vaatimusten mukaisesti.

Yhteenveto ja suositeltu seuraava askel

Organisaatiohierarkia AI Commercessa mahdollistaa sen, että yrityspäättäjät näkevät yhdestä näkymästä kaikki oman organisaationsa tilaukset, hallitsevat käyttäjärooleja ja voivat rajoittaa esimerkiksi maksutapoja. Verkkokaupan ylläpitäjä luo organisaatiot ja ensimmäiset pääkäyttäjät Hallintapaneelissa, minkä jälkeen organisaation ylläpitäjät voivat itse hallita käyttäjiä ja heidän oikeuksiaan.

Hyväksymismenettelyä varten organisaatioon voidaan luoda myös Requester-käyttäjiä. Requesterien tilaukset ja tarjouspyynnöt jäävät oletuksena odottaa hyväksyntää -tilaan ja vapautuvat jatkokäsittelyyn sekä integraatioihin vasta, kun organisaation Admin merkitsee ne hyväksytyksi. Hyväksyntä- ja tilamuutoksista jää audit trail tilauksen statushistoriaan (order status history).

Suositeltu etenemistapa on luoda ensin keskeiset organisaatiot ja nimetä niihin pääkäyttäjät (Admin), liittää olemassa olevat asiakastilit oikeisiin organisaatioihin ja määritellä roolit. Tämän jälkeen organisaation pääkäyttäjät voivat hoitaa suurimman osan asiakastilien ylläpidosta itse.

Avainsanat

• organisaatiohierarkia
• organisaatiot AI Commerce
• B2B asiakastilit
• Organizations hallinta
• Organization Role Admin Orderer Requester Viewer
• hyväksyntäprosessi
• odottaa hyväksyntää
• audit trail
• ERP-integraatio organisaatio
• yrityspäättäjä pääkäyttäjä
• verkkokaupan tilaukset organisaatio
• Tools Organizations
• organisaation käyttäjät ja roolit