POS:n käyttötarkoitus myymälässä

POS kokoaa tuotevalinnan, asiakastiedot ja maksamisen yhteen työtilaan myymälä- ja puhelinmyyntiä varten. Sillä luotu tilaus tallentuu samaan tilausrekisteriin kuin verkkokaupan tilaukset. Tässä ohjeessa opit lisäämään tuotteet ja oikeat variantit, valitsemaan pikavalintakategoriat, muokkaamaan ostoskorin rivejä ja vahvistamaan myynnin.

Tuotteet-osiossa käytät yhteistä tuote- ja viivakoodihakua tai Pikavalinnat-toimintoa. Asiakas-osio sijaitsee ostoskorin yläpuolella. Ostoskori-osiossa tarkistat rivit, alennukset ja loppusumman. Tilauksen maksutapa, maksupääte, kommentti ja sähköpostivalinta ovat Maksa-painikkeesta avautuvassa Maksu-ikkunassa. Ohjeen kenttä- ja painikenimet vastaavat hallinnan suomenkielistä käyttöliittymää.

Aloita myynti POS:ssa

POS luo myymälä- tai puhelintilauksen, jonka toimitustapa on Nouto ja toimituskulu 0. Avaa hallinnan valikosta POS. Asiakas näkyy ostoskorin yläpuolella, rivien ja tuotteiden määrä korin otsikon alla ja summat korin alaosassa. Valitse tuotteet ja tarkista asiakas ennen maksamisen aloittamista.

1. Lisää tuotteet Tuotteet-osiossa ja valitse tarvittavat variantit.
2. Valitse asiakas tai anna tarvittavat asiakastiedot.
3. Tarkista Ostoskori, alennukset ja Myynnin tyyppi. Tilauksen valinta on Tilaus.
4. Avaa Maksa, tarkista maksamisen tiedot ja vahvista vasta lopuksi.

Sivun osoite on /pos. Tilauksen luonti vaatii POS-moduulin käyttöoikeuden. Esikatselutilassa työtila näkyy, mutta tilauksen vahvistaminen on lukittu. Maksamista ei voi aloittaa tyhjällä ostoskorilla tai virheellisillä hinnoilla ja alennuksilla.

Hae tuote nimellä, SKU:lla tai viivakoodilla

POS:n tuotehaku ja viivakoodihaku käyttävät samaa Katalogituote -valitsinta. Avaa Hae tuotteita ja kirjoita tuotteen nimi, SKU, EAN, variantin malli tai viivakoodi. Voit lukea koodin myös viivakoodinlukijalla, kun hakukenttä on aktiivinen. Haku näyttää aktiivisia tuotteita, enintään kahdeksan tulosta kerrallaan, eikä se sisällä tuotepaketteja.

1. Avaa Katalogituote ja kirjoita tai lue hakutieto hakukenttään.
2. Valitse oikea hakutulos. Täsmällinen variantin SKU- tai viivakoodiosuma tuo kyseisen variantin tiedot valintaan.
3. Tarkista Hinta, Vero % ja Määrä ja paina ostoskorikuvakkeen Lisää-painiketta.
4. Jos valitsit päätuotteen, joka edellyttää varianttia, valitse oikea vaihtoehto avautuvassa ikkunassa ennen rivin lisäämistä. Täsmällisesti tunnistettua varianttia ei kysytä uudelleen.

Haku ei yksin lisää tuotetta ostoskoriin. Tarkista lisätty rivi ja variantti korista. Jos koodia ei löydy, mitään riviä ei lisätä: korjaa koodi tai hae tuotetta nimellä. Määrän tulee olla positiivinen kokonaisluku. Nollasaldoisen variantin valinnassa näkyy saldovaroitus.

Lisää käsin kirjoitettu myyntirivi

Käsin kirjoitettua myyntiriviä käytetään, kun myyt jotain, mitä ei ole tuoteluettelossa. Avaa Tuotteet-osion kynäkuvakkeesta Mukautettu rivi. Anna rivin nimi, verollinen Hinta, Vero % ja Määrä ja valitse Lisää. Tarkista nimi ja summa ostoskorista ennen maksamista.

Käsin kirjoitetulla rivillä ei ole tuote-ID:tä, varianttia eikä varastokytkentää, joten se ei vähennä tuotteen saldoa tai kasvata luettelotuotteen tilattua määrää. Määrää, hintaa, veroa ja rivialennusta voi muuttaa rivin Muokkaa ostoskoririviä -ikkunassa. Palaa luettelotuotteiden hakuun Käytä katalogituotetta -kuvakkeesta. Tarjoukseen voi sisällyttää vain luettelotuotteita: poista käsin kirjoitetut rivit ennen Luo tarjous -toimintoa.

Valitse POS:n pikavalintakategoriat

POS:n Pikavalinnat-toiminto määritetään kategorian muokkauksessa. Valitse kategoriatasolla, mitkä kategoriat haluat mukaan POS-näkymään. Kategoria käyttää omia nykyisiä tuotteitaan, joten pikavalintoja varten ei ylläpidetä erillistä tuotelistaa POS:ssa. Voit valita useita kategorioita ja poistaa valinnan myöhemmin samasta paikasta.

1. Avaa Kategoriat ja valitse muokattava kategoria.
2. Avaa kategorian Näyttö-välilehti.
3. Ota Näytä POS:n pikavalinnoissa käyttöön. Muutos tallentuu automaattisesti; varmista, ettei tallennus näytä virhettä.
4. Toista valinta muille haluamillesi kategorioille ja palaa POS-sivulle.
5. Valitse kategoria Pikavalinnat -riviltä ja lisää tuote ostoskoriin tuotekortista. Valitse tarvittaessa tuotteen variantti.

Kun vähintään yksi kategoria on valittu pikavalintoihin, rivillä näkyvät valitut kategoriat. Jos yhtään kategoriaa ei ole valittu, POS näyttää päätason kategoriat. Kategoriariviä voi vierittää sivusuunnassa, ja tuoteluetteloa voi vierittää alaspäin lisätuotteiden lataamiseksi. Pikavalintojen latausvirhe ilmoitetaan erikseen; se ei tarkoita, ettei kategorioita olisi valittu.

Jos odotettu tuote puuttuu, tarkista sen aktiivisuus ja kuuluminen valittuun kategoriaan. Alakategoriaan kuuluva tuote ei tule mukaan pelkän yläkategorian valinnan perusteella. Kategorian poistaminen pikavalinnoista ei poista kategoriaa tai sen tuotteita.

Muokkaa ostoskoria ja rivialennuksia

Ostoskorin tuoterivillä näkyvät nimi, malli, valittu variantti sekä Saldo ja ALV. Puuttuva varastosaldo näkyy viivana; se ei tarkoita nollasaldoa. Voit muuttaa määrää suoraan rivillä ja poistaa rivin Poista-painikkeella. Saman tuotteen ja varastovariantin lisääminen uudelleen kasvattaa nykyisen rivin määrää; eri variantit jäävät omille riveilleen.

1. Avaa rivin kynäkuvakkeesta Muokkaa ostoskoririviä. Samassa ikkunassa näet mallin, variantin, Väri / EAN -tiedon ja Varastopaikka-varastopaikan.
2. Muuta Määrä. Yksikköhinta ja Vero % ovat muokattavia vain, jos rivin kentät sallivat muutoksen. Lukittua arvoa ei voi muuttaa.
3. Anna Alennus (€) koko rivin euromääräisenä alennuksena tai Alennus (%) prosenttina alkuperäisestä rivisummasta. Uusi alennus korvaa aiemman; Poista alennus poistaa alennuksen.
4. Tarkista Alkuperäinen yksikköhinta, Myyntihinta ja Rivin summa. Jos sinulla on oikeus ostohintaan ja tieto on saatavilla, myös Ostohinta sekä kate euroina ja prosentteina näkyvät ja kate päivittyy muutosten mukana.
5. Valitse Käytä tallentaaksesi muutokset ostoskoriin. Peruuta, sulkurasti ja Escape hylkäävät tämän rivimuokkauksen muutokset.

Rivieditorin kate on yhden kappaleen verottoman myyntihinnan ja ostohinnan erotus rivialennuksen jälkeen, ennen koko korin alennusta. Virheellinen määrä, hinta, vero tai alennus estää Käytä-toiminnon ja näyttää virheen. Pelkkä editorin avaaminen tai sulkeminen ei muuta hintaa tai aiempaa alennusta. Valmistuneen myynnin tiedot voi edelleen avata katsottaviksi, mutta rivejä ei voi enää muuttaa.

Koko korin alennus annetaan korin alaosassa joko Ostoskorin alennussumma- tai Ostoskorin alennus (%) -kenttään; uusi arvo korvaa toisen alennustavan. Poista ostoskorin alennus poistaa korin alennuksen. Hinnat ovat verollisia yksikköhintoja. Yhteenveto näyttää rivien ja tuotteiden määrän, verottoman välisumman, veron ja loppusumman. Tarkista loppusumma aina alennuksen jälkeen.

Valitse olemassa oleva asiakas

Olemassa olevan asiakkaan valinta käynnistyy, kun kirjoitat sähköpostikenttään. Asiakashaku kohdistuu pysyviin asiakkaisiin nimen, sähköpostin, puhelimen tai yrityksen perusteella ja näyttää enintään kahdeksan tulosta.

1. Aloita asiakkaan sähköpostin tai muun hakutiedon kirjoittaminen.
2. Valitse asiakas hakutuloksesta.
3. Asiakasvalinta avaa asiakastietojen ikkunan. Tarkista Etunimi, Sukunimi, vapaaehtoinen Yrityksen nimi ja Maa. Maan valinta käyttää oikeaa maaluetteloa ja kaksikirjaimista maakoodia, esimerkiksi FI.

Sulje asiakastietojen ikkuna OK-painikkeella. Voit avata tiedot uudelleen Muokkaa asiakasta -painikkeella. Yrityksen nimi täyttyy valitun asiakkaan tiedoista, ja sen voi jättää tyhjäksi. Valitun asiakkaan oletusosoite kopioidaan tilauksen asiakas-, toimitus- ja laskutusosoitteeksi; tässä annettu yrityksen nimi tallentuu näihin tilauksen tietoihin. Muokkaus ei muuta asiakkaan osoitekirjaa. Asiakkaan maa vaikuttaa tuotehaun vero-oikaistuun hintaan.

Jos muutat valitun asiakkaan sähköpostia, asiakasvalinta irtoaa. Valitse asiakas uudelleen, jos tilaus pitää liittää hänen asiakastiliinsä.

Luo tilaus ilman asiakastiliä

Tilauksen luominen ilman asiakastiliä onnistuu jättämällä asiakashakutulos valitsematta. Kirjoita sähköposti Asiakas-osioon ja avaa Muokkaa asiakasta: anna etunimi ja sukunimi, lisää halutessasi yrityksen nimi ja valitse maa luettelosta. Tällöin tilaukselle ei synny asiakastililiitosta.

Jos nimeä ei anneta, tilaukselle tallennetaan nimi Nouto Asiakas. Jos sähköposti puuttuu, tilaukselle tallennetaan kaupan omistajan asetuksissa oleva sähköpostiosoite. Maa tulee POS:n kentästä tai puuttuessaan kaupan oletusmaasta.

Käsin annetut tiedot tallentuvat tilauksen asiakastietojen tilannekuvaan, mutta ne eivät luo uutta pysyvää asiakasta.

Valitse maksutapa Maksu-ikkunassa

Maksutapa valitaan tilausmyynnissä Maksa-painikkeesta avautuvan Maksu-ikkunan Maksutapa -valikosta. Vaihtoehdot ovat Maksukortti, Käteinen, Lasku, Pankkisiirto ja Postiennakko. Korttimaksussa tarkista myös Maksupääte, jos päätteen valinta näytetään.

Tilauksen tallennettava alkutila määräytyy maksutavan asetuksista. Kortti käyttää Odottaa maksua -tilaa, käteinen POS:n oletustilaa ja lasku, pankkisiirto sekä postiennakko laskutilausten oletustilaa. Ikkunassa näkyvä Tilauksen tila -valinta ei ohita tätä maksutavan määräämää alkutilaa. Tarkista luodun tilauksen todellinen tila valmistumisikkunasta tai tilauksen tietosivulta.

Päätä varastokäsittely

Varastokäsittely valitaan Maksu-ikkunan Varaston vähennys -kytkimellä, jonka selite on Vähennä myydyt tuotteet varastosta. Varastovähennys on uuden myynnin alussa käytössä. Tarkista valinta ennen vahvistusta, jos käsittelet varaston muutokset erikseen.

• Jos luettelotuotteella on valittua varianttia vastaava varastorivi, saldoa vähennetään tilausmäärällä.
• Jos luettelotuotteella ei ole varastoriviä, saldoa ei vähennetä; tuotteen tilattu määrä kasvaa.
• Kokonaan käsin kirjoitettu rivi ei muuta saldoa eikä tilattua määrää.
• Jos kytkin on pois käytöstä, POS ei tee näitä varastomuutoksia.

Tarkista ennen Vahvista-vahvistusta, että varastoon vaikuttavilla riveillä on oikea luettelotuote ja variantti. Pelkkä maksamisikkunan avaaminen ei tee varastovähennystä. Ikkunan sulkeminen säilyttää myynnin tiedot ja valinnat.

Lisää kommentti ja tarkista sähköpostivalinta

Tilauksen kommentti kirjoitetaan Maksu-ikkunan Kommentti-kenttään. Teksti tallentuu tilauksen tilahistoriaan uuden tilauksen ensimmäiseen tilamerkintään. Kommentti ei ole erillinen asiakkaalle lähetettävä viesti, eikä sähköpostikytkin muuta sen näkyvyyttä.

Vahvistussähköposti -kytkimen selite on Lähetä lasku sähköpostitse. Sen alkuarvo tulee kaupan POS-asetuksista, ja voit muuttaa valintaa tätä myyntiä varten. Kun kytkin on käytössä, tallennetusta tilauksesta lähetetään laskusähköposti. Tarkista asiakkaan sähköpostiosoite ennen vahvistamista.

Jos laskusähköpostin lähetys epäonnistuu, tilaus jää voimaan ja valmistumisikkuna ilmoittaa virheestä. Avaa tilaus Muokkaa tilausta -painikkeella ja yritä laskusähköpostin lähetystä tilauksen sivulta; älä luo samaa tilausta uudelleen. Uusi myynti tyhjentää kommentin ja palauttaa sähköpostivalinnan kaupan oletukseen seuraavaa myyntiä varten.

Vahvista tilaus tai luo tarjous

Tilaus vahvistetaan vasta, kun ostoskori, asiakas, maksutapa, maksupääte, varastokäsittely, sähköpostivalinta ja kommentti ovat oikein. Maksa avaa tarkistusikkunan; vasta sen Vahvista-painike luo tilauksen ja käynnistää valitun maksutavan käsittelyn. Peruuta tai sulkurasti palauttaa ostoskoriin ja säilyttää myynnin tiedot.

1. Valitse Myynnin tyyppi -valikosta Tilaus ja avaa Maksa.
2. Tarkista Yhteensä, Maksettu, Jäljellä, maksamisen valinnat ja kommentti.
3. Valitse Vahvista kerran ja odota tulosta.
4. Tarkista valmistumisikkunasta tilausnumero ja tila. Korttimaksun onnistuminen varmistetaan erikseen maksutilasta.

Tilauksen toimitustavaksi tallentuu Nouto ja toimituskuluksi 0. Muokkaa tilausta avaa tilauksen ja Lasku laskun. Sulje sulkee valmistumisikkunan säilyttäen myynnin, ja Tilaus luotu avaa sen uudelleen. Aloita seuraava myynti Uusi myynti -painikkeella: se tyhjentää ostoskorin, kommentin ja asiakastiedot sekä palauttaa myynnin oletusvalinnat.

Tarjousta varten valitse Myynnin tyyppi -valikosta Tarjous, lisää tarvittaessa korin alla näkyvä Kommentti ja paina Luo tarjous. Tarjous avautuu omalle sivulleen, jossa muokataan myös sen tilaa. Tarjoukseen voi lisätä vain luettelotuotteita. Tarjous ei käynnistä korttimaksua tai tilauksen varastovähennystä. Valitse Tilaus palataksesi tilausmyyntiin.

Ota Viva Wallet Cloud Terminal käyttöön

Viva Wallet Cloud Terminal -yhteys tarvitsee POS API -tunnukset. Vivan verkkokauppamaksujen tunnuksia, kauppiastunnusta tai API-avainta ei käytetä tähän POS:n maksupääteyhteyteen.

1. Varmista, että Viva-maksupääte tai Viva.com Terminal -sovellus on aktivoitu samalla Viva-tilillä ja että pääte on yhteydessä verkkoon.
2. Kirjaudu Viva.comiin ja avaa tilin API-asetukset.
3. Luo tai hae POS API -tunnusten osiosta asiakastunnus ja salainen avain. Katso tarvittaessa Vivan POS API -tunnusten ohje.
4. Avaa AI Commercen hallinnassa Asetukset ja hae asetuksia hakusanalla VivaWallet POS. Sivun osoite päättyy polkuun /configuration?tab=store.
5. Syötä Vivan POS-asiakastunnus ja salainen avain niille tarkoitettuihin asetuksiin. Avaa salaisuuden syöttö valitsemalla Hallitse salaista arvoa.
6. Anna Vivan POS-kassapisteen tunniste sille tarkoitettuun asetukseen. Se on kauppiaan itse valitsema pysyvä kassapisteen tunniste, esimerkiksi POS-01; arvoa ei haeta Vivasta.
7. Odota jokaisen kentän jälkeen Tallennettu-vahvistusta. Älä lähetä salaista avainta sähköpostissa tai tukiviestissä, vaan syötä se suoraan asetukseen.

Kun kaikki kolme arvoa on tallennettu, POS tunnistaa Viva Wallet POS -yhteyden ja hakee saman Viva-tilin aktiiviset maksupäätteet. Jos käytettävissä on yksi pääte, se valitaan automaattisesti. Jos päätteitä tai maksupäätepalveluita on useita, valitse oikea Maksupääte ennen korttitilauksen luomista.

Testaa käyttöönotto POS:ssa pienellä testimyynnillä: valitse maksutavaksi Maksukortti, tarkista oikea maksupääte ja luo tilaus. Varmista maksun onnistuminen päätteen näytöltä ja tarkista tilauksen tila ennen toimitusta. Jos aktiivista Viva-päätettä ei löydy, Viva Wallet -päätettä ei voi valita; käytä toimivaa maksupäätettä tai toista maksutapaa.

Seuraa korttimaksun vahvistumista

Korttimaksu lähetetään valitulle aktiiviselle SumUp- tai Viva Wallet -maksupäätteelle vasta, kun tilaus on tallennettu. Maksupyyntö koskee koko tilauksen loppusummaa. POS:ssa maksusummaa ei pienennetä erikseen eikä myyntiä jaeta usealle kortille. Maksettu ja Jäljellä ovat maksun vahvistumisen näyttöjä, eivät osamaksujen kirjauskenttiä.

Ennen vahvistettua korttimaksua Maksettu näyttää 0 ja Jäljellä koko summan. Maksua odottavan tilauksen tila päivittyy valmistumisikkunassa automaattisesti. Kun korttitilaus saavuttaa kaupan määrittämän POS-maksun vahvistetun tilan, Maksettu näyttää koko summan ja Jäljellä 0. Pelkkä tilausnumero tai ikkunan sulkeminen ei merkitse maksua onnistuneeksi. Käteistä, laskua tai muita maksutapoja ei kuitata maksetuiksi tällä korttimaksun tilanäytöllä.

Maksupäätekutsun epäonnistuminen ei peru jo luotua tilausta. Tarkista maksupäätteen tulos ja avaa olemassa oleva tilaus Muokkaa tilausta -painikkeesta ennen jatkotoimia; älä tee uutta tilausta vain maksun tilan selvittämiseksi. Varmista maksun onnistuminen ja tilauksen tila ennen toimitusta.

Jos Google Ads -ostokonversio on määritetty ja POS:lle annetaan asiakkaan sähköposti, tilauksen luonti voi lähettää konversiotapahtuman. Tämä ei muuta asiakkaalle tallennettavaa tilausta eikä korvaa maksun vahvistuksen tarkistamista.

Vaikutus verkkokauppaan

POS:n vaikutus verkkokauppaan syntyy yhteisestä tilausrekisteristä, luettelotuotteista ja varastotiedoista. POS:n tekemä saldomuutos voi siksi vaikuttaa tuotteen verkkokauppasaatavuuteen.

Asiakastiliin liitetty tilaus käyttää valitun asiakkaan ID:tä ja osoitetietoja. Ilman asiakasvalintaa luotu tilaus ei kuulu pysyvälle asiakastilille, vaikka siihen olisi kirjoitettu sähköpostiosoite.

POS ei ole verkkokaupan maksusivu. Tilauksen Nouto-toimitustapa, nollan toimituskulu, POS:n maksutapa ja tilahistorian POS-merkintä jäävät tilauksen tietoihin.

Hyvä tietää ennen seuraavaa myyntiä

POS:n seuraava myynti aloitetaan valmistumisikkunan Uusi myynti -painikkeella, jotta edellisen myynnin tuotteet, kommentti ja asiakastiedot eivät jää seuraavalle asiakkaalle. Tarkista uuden myynnin asiakas, tuotteet ja oletusvalinnat ennen vahvistusta.

• Pikavalintakategoriat valitaan kategorian Näyttö-välilehden Näytä POS:n pikavalinnoissa -kytkimellä. Kauppias ylläpitää kategorioiden tuotejäsenyydet.
• Tuotehaku tunnistaa myös EAN- ja viivakoodit. Täsmällinen varianttiosuma ei vaadi variantin valintaa uudelleen.
• Muokkaa ostoskoririviä kokoaa rivin tiedot, alennukset ja saatavilla olevan katteen yhteen ikkunaan. Käytä tallentaa ja Peruuta hylkää rivimuokkauksen.
• Käsin kirjoitettu myyntirivi ei muuta varastoa.
• Tilauksen alkutila määräytyy maksutavan asetuksista.
• Maksupäätteen tai laskusähköpostin virhe ei poista jo tallennettua tilausta. Tarkista olemassa oleva tilaus ennen jatkamista.