Avaa Asiakaspalautukset ja hae tilaus

Asiakaspalautus käsitellään Hallintapaneelin Asiakaspalautukset-näkymässä. Avaa tilausten käsittelyn palautukset ja hae tilaus kentällä Tilaus- tai seurantakoodi. Voit skannata viivakoodin tai syöttää tilauksen numeron. Palautusta ei voi käsitellä, jos tilausta ei löydy tai siihen ei ole liitetty asiakasta.

Haun jälkeen esikatselu näyttää tilauksen ID:n, asiakkaan nimen ja sähköpostin, ostopäivän, tilauksen summan sekä palautettavissa olevat tuoterivit. Tarkista ennen jatkamista, että asiakas, tilaus ja valuutta ovat oikeat. Palautusnäkymä ei itsessään todista, että maksu on palautuskelpoinen tai että tilaus on jo toimitettu, joten varmista myös toimitus- ja maksutilanne tilauksen tiedoista.

Valitse palautusmäärä, hyvitys ja syy

Palautusrivillä Palautusmäärä tarkoittaa tällä käsittelykerralla palautettavaa kappalemäärää. Syötä arvo väliltä 1 ja rivin vielä palautettavissa oleva määrä; aiemmin palautettu määrä pienentää enimmäisarvoa. Älä syötä tilaukselle jäävää määrää. Jos koko jäljellä oleva rivi palautetaan, syötä koko palautettavissa oleva määrä.

Aseta jokaiselle valitulle riville Hyvitys % väliltä 0–100 ja valitse Syy. Oletusarvo on 100 %. Palautussyitä ovat viallinen tuote, kuljetuksessa vaurioitunut, väärä tuote, väärä koko, kuvausta vastaamaton tuote, asiakkaan mielenmuutos ja muu syy. Käsittele palautus aktivoituu vasta, kun vähintään yhdellä rivillä on palautusmäärä ja jokaisella valitulla rivillä on syy.

Hyvitys lasketaan rivin nettohinnasta, palautusmäärästä ja hyvitysprosentista. Esimerkiksi kahden 50 euron yksikön palautus 80 prosentin hyvityksellä muodostaa 80 euron rivihyvityksen ennen palautusmaksua. Tarkista laskettu Hyvityksen summa ennen tallennusta.

Päätä palautetaanko tuotteet varastoon

Palauta varastoon on rivikohtainen valinta. Ota se käyttöön vain, jos kyseisen tuoterivin palautusmäärä on tarkoitus lisätä takaisin varastosaldoon. Palautuksen kirjaaminen ei siis automaattisesti palauta jokaista tuotetta varastoon. Viallinen, hävitettävä tai tarkastusta odottava tuote voidaan kirjata palautetuksi ilman saldon kasvattamista.

Jos varastopalautus valitaan, järjestelmä palauttaa juuri valitun määrän tuotteen tai sen varastovariantin saldoon ja kirjaa varastomuutoksen tilausnumerolla. Tarkista variantti ja määrä erityisen huolellisesti: käsittely päivittää varaston sekä tilauksen saman tallennuksen yhteydessä, eikä näkymässä ole erillistä kumoa-toimintoa.

Tarkista palautusmaksu ja asiakkaan ilmoitus

Palautusmaksu vähennetään rivien yhteenlasketusta hyvityksestä. Näytettävä hyvityksen summa ei voi mennä alle nollan. Kentän oletusarvo tulee kaupan STORE_RETURN_FEE-asetuksesta, mutta voit muuttaa sen palautuskohtaisesti. Varmista palautusmaksun peruste, verokäsittely ja asiakkaalle ilmoitettu palautusehto ennen käsittelyä.

Valinta Ilmoita asiakkaalle sähköpostitse lähettää asiakkaalle palautusviestin sen jälkeen, kun palautus on kirjattu. Valinta on oletuksena käytössä. Jos sähköpostin lähetys epäonnistuu, jo tallennettua palautusta, varastomuutosta tai hyvitysrivejä ei peruta, joten tarkista lähetystulos ja toimita ilmoitus tarvittaessa muuta hyväksyttyä kanavaa käyttäen.

Tämä palautustyönkulku ei palauta rahaa maksupalvelussa eikä luo tai lähetä hyvityskuponkia. Se kirjaa tilaukselle hyvityserät, palautusmaksun, tilan ja historian. Varsinainen rahapalautus tai erillinen hyvityskuponki pitää käsitellä hyväksytyssä maksu- tai tilaustyönkulussa ja täsmäyttää tähän kirjaukseen.

Käsittele palautus ja täsmäytä tulos

Käsittele asiakaspalautus valitsemalla Käsittele palautus vasta, kun jokaisen rivin palautusmäärä, hyvitysprosentti, syy ja varastovalinta on tarkistettu. Järjestelmä kasvattaa rivien palautettuja määriä, lisää negatiiviset hyvityserät ja mahdollisen palautusmaksurivin, laskee palautukset uudelleen, siirtää tilauksen palautetuksi sekä lisää tila- ja muutoshistorian. Valitut varastomäärät palautetaan saldoon saman tapahtuman yhteydessä.

Onnistumisviesti on Palautus käsitelty. Varasto ja hyvityserät päivitetty. Avaa käsittelyn jälkeen tilaus ja tarkista ainakin palautettu määrä, hyvityserät, palautusmaksu, tilan historia, valittujen tuotteiden saldo ja asiakkaan sähköpostin tulos. Täsmäytä lisäksi maksupalvelussa tehty rahapalautus tilauksen hyvityksen summaan; Hallintapaneelin onnistumisviesti ei ole maksupalvelun kuittaus.

Jos palautuksen käsittely epäonnistuu, säilytä näytetty pyyntö-ID ja tarkista lomake ennen uutta yritystä. Älä lähetä samaa palautusta sokkona uudelleen: varmista ensin tilaukselta, päivittyivätkö palautettu määrä, hyvityserät tai varasto jo edellisellä yrityksellä. Seuraava palautus aloitetaan hakemalla seuraava tilaus tai seurantakoodi Asiakaspalautukset-näkymässä.