Tilausten pakkaamon työnkulku

Tilausten käsittely on pakkaamon työpöytä, jossa haet tilauksen, vahvistat seurannan ja kuittaat tilausrivit pakatuiksi. Kun kaikki tuotteet on vahvistettu, palvelu viimeistelee tilauksen tilan, yrittää ulkoista tilasynkronointia ja lähettää seuranta- tai noutoilmoituksen.

Hae tilaus

Avaa Tilausten käsittely osoitteessa /orders/handling. Syötä hakuun tilaus-ID tai seurantakoodi ja paina Hae. Viivakoodinlukija voi syöttää seurantakoodin samaan kenttään.

Haku tulkitsee enintään 7-numeroisen arvon tilaus-ID:ksi ja muun arvon seurantakoodiksi. Esikatselu näyttää asiakkaan, tilauspäivän, toimitustavan, seurantakoodin, toimitusmaan, tilan ja pakkaamisen yhteenvedon.

Tilausriveiltä näet mallin, nimen, EAN-koodin, Varastopaikan, variantin, vahvistetun ja tilatun määrän sekä rivin tilan. Yrityslaskun kaltainen maksutilanne voi näyttää erillisen tarkistusvaroituksen.

Vahvista seurantakoodi

Tuotteiden vahvistaminen edellyttää, että tilauksella on ei-tyhjä seurantakoodi. Kirjoita koodi Seurantakoodi-kenttään ja valitse Tallenna seuranta.

Pakkaustyöpöytä hyväksyy tavallisen seurantakoodin vain, jos sama koodi on jo tallennettu tilaukselle. Tyhjälle tilaukselle tässä näkymässä hyväksytään erityisarvot nouto ja kirje. Tallenna uusi kuljetuksen seurantakoodi erillisessä Seurantakoodi-näkymässä ja palaa sitten pakkaamiseen.

nouto viimeistelee tilauksen noudettavissa-tilaan. kirje käsitellään kirjelähetyksenä. Käytä erityisarvoja vain niiden todellisessa toimitusmerkityksessä.

Vahvista tuotteet

Vahvista tuote syöttämällä EAN-, mallikoodi tai tuotevariantin tunniste Skannaus tai tuotekoodi -kenttään ja valitsemalla Vahvista skannaus. Voit myös käyttää tilausrivin Vahvista-toimintoa.

Jokainen vahvistus kasvattaa rivin vahvistettua määrää yhdellä. Jos rivillä on useita kappaleita ja vähintään yksi on jo vahvistettu, käyttöliittymä pyytää lisävahvistuksen ennen seuraavan kappaleen kuittausta. Täysin vahvistetun rivin uusi skannaus estetään.

Palvelu tallentaa määrän ja rivin vahvistuslipun tapahtumahistoriaan ylläpitäjän tiedoilla. Väärä koodi näyttää Tuotetta ei löytynyt -virheen eikä muuta riviä.

Viimeistele täysi tilaus

Kun viimeisen rivin viimeinen kappale vahvistetaan, tilaus käy Pakattu-tilan kautta lopulliseen tilaan. Tavallinen toimitus päätyy Lähetetty-tilaan ja nouto Noudettavissa-tilaan.

Palvelu yrittää tämän jälkeen ulkoista tilasynkronointia ja lähettää asiakkaalle seuranta- tai noutoilmoituksen. Ilmoitusvirhe ei peru jo tallennettua tilamuutosta, vaan palautuu varoituksena. Tarkista siis lopputulosviesti, älä oleta sähköpostin lähteneen pelkän tilan perusteella.

Tilaushistoriaan kirjataan tilamuutos, pakkausviesti ja asiakkaan ilmoitusmerkintä. Ulkoisen synkronoinnin varoitukset palautuvat toiminnon tulokseen.

Lähetä vajaana

Käytä Lähetä vajaana -toimintoa vain, kun tilaus pitää tarkoituksella viimeistellä ilman kaikkia vahvistettuja rivejä. Vahvista päätös avautuvassa ikkunassa.

Palvelu kirjaa puuttuvien tuotteiden nimet tilahistoriaan, vaihtaa tilauksen tavalliseen Lähetetty- tai noudon Noudettavissa-tilaan ja yrittää ulkoisen tilasynkronoinnin. Se ei lähetä asiakkaalle seurantasähköpostia ja asettaa ilmoitusmerkinnän pois.

Dokumentoi poikkeuksen syy erikseen tilausta käsittelevän tiimin käytännön mukaan. Toiminto ei luo jälkitoimitusta eikä vähennä puuttuvia rivejä tilaukselta.

Käytä erillistä seurantakoodinäkymää

Käytä erillistä seurantakoodinäkymää avaamalla yläosan Seurantakoodi-toiminto osoitteessa /orders/handling/tracking. Näkymässä haetaan tilaus enintään 7-numeroisella ID:llä tai nykyisellä seurantakoodilla ja tallennetaan enintään 64 merkin uusi koodi erillisellä vahvistuksella.

Erillinen toiminto merkitsee tilauksen lähetetyksi, tai nouto-koodilla noudettavaksi, ja lähettää ilmoituksen, jos asiakasta ei ole jo merkitty tiedotetuksi. Käytä sitä, kun käsittelet seurantaa ilman rivikohtaista pakkausta.

Kun pakkausta ei voi kirjata

Jos pakkauksen tallennus palauttaa virheen Ulkoinen synkronointi vaaditaan, tilauksen pakkaustietoja ei voi kirjoittaa Hallintapaneelista. Tilaus käsitellään tällöin siihen kytketyn ulkoisen järjestelmän kautta. Tarkista tilauksen tila Hallintapaneelista sen jälkeen, ennen kuin jatkat keräilyä tai lähetystä.

Älä käytä molempia pakkausnäkymiä rinnakkain samalle tilaukselle. Lataa esikatselu uudelleen, jos toinen käyttäjä tai järjestelmä on muuttanut tilausta.

Hyvä tietää

Tilausten käsittely muuttaa tilausrivejä, tilaa, historiaa ja asiakasviestinnän merkintää. Tee yksi tilaus loppuun ennen seuraavaan siirtymistä ja tarkista jokaisen toiminnon tulos.

Manuaalinen vahvistus ja skannaus käyttävät samaa palvelua. Skannaus vähentää valintavirheitä vain, jos EAN-, malli- ja varianttitunnisteet ovat yksiselitteisiä ja oikein ylläpidettyjä.

Pakkaustyöpöytä ei tulosta kuljetustarraa eikä luo kuljetuspalvelun lähetystä. Ne kuuluvat erillisiin toimitus- ja tulostustyönkulkuihin.