Mitä Tilausten käsittely on

Tilausten käsittely on pakkaamon työpöytä, jolla viimeistelet tilauksen keräilyn, pakkaamisen ja lähetyksen yhdellä näytöllä. Aloita hakemalla tilaus tilaus-ID:llä (enintään 7-numeroinen) tai seurantakoodilla hakukenttään. Voit myös skannata seurantakoodin viivakoodina. Haun jälkeen näet tilauksen esikatselun: asiakkaan tiedot, toimitustavan ja seurannan sekä kaikki tilausrivit.

Jokaisesta tilausrivistä näkyy Nimi, SKU, Sijainti / variantti, tilattu Kpl-määrä ja jo Pakattu-määrä. Status-sarake kertoo, onko rivi vielä Kesken vai Vahvistettu. Näin näet yhdellä silmäyksellä, mitä on vielä keräiltävä.

Esikatselun yläosa näyttää pakkaamisen tilan kahdella merkillä. Seuranta kelpaa tarkoittaa, että seurantakoodi on tallennettu ja tuotteita voi alkaa vahvistaa; Seuranta puuttuu tai ei kelpaa kertoo, että koodi puuttuu vielä. Kaikki tuotteet vahvistettu tai Tuotteita vahvistamatta kertoo, onko keräily valmis. Näiden merkkien avulla tiedät aina, mikä on seuraava työvaihe.

Miksi käyttää sitä

Pakkaustyöpöytä nopeuttaa lähetysten tekemistä ja vähentää virheitä. Kun vahvistat tuotteet skannaamalla, järjestelmä tarkistaa, että pakkaat juuri oikeat rivit oikeassa määrässä — väärä tai jo pakattu koodi ei mene läpi. Sijaintitiedot auttavat löytämään tuotteet varastosta nopeammin. Ja kun tilaus on valmis, asiakkaalle lähtee automaattinen seurantasähköposti ilman erillistä työvaihetta. Käytännössä yksi henkilö voi keräillä, pakata ja lähettää tilauksen alusta loppuun samalta näkymältä.

Jokainen vahvistus ja statusmuutos tallentuu tilauksen historiaan tekijän ja ajankohdan kanssa, joten jälkikäteen näet kuka tilauksen on käsitellyt ja missä vaiheessa. Tämä helpottaa reklamaatioiden selvittämistä ja pakkaamon työnjaon seurantaa.

Miten se toimii — näin käsittelet tilauksen

Etene näin:

• 1. Hae tilaus. Syötä tilaus-ID tai seurantakoodi ja paina Hae. Esikatselu avautuu.
• 2. Tallenna seurantakoodi. Kirjoita Seurantakoodi-kenttään lähetyksen seurantakoodi ja paina Tallenna seuranta. Tämä on pakollinen vaihe: tuotteita ei voi vahvistaa ennen kuin kelvollinen seurantakoodi on tallennettu. Noudoille käytä koodia nouto ja kirjelähetyksille kirje.
• 3. Vahvista tuotteet. Skannaa tai kirjoita tuotekoodi (EAN tai SKU) Skannaus tai tuotekoodi -kenttään ja paina Vahvista skannaus. Vaihtoehtoisesti voit vahvistaa rivin manuaalisesti tilausrivien Vahvista-painikkeella. Jos rivillä on useita kappaleita, ohjelma pyytää vahvistamaan kunkin kappaleen erikseen.
• 4. Viimeistely. Kun kaikki rivit on vahvistettu, tilaus siirtyy automaattisesti lähetettyyn statukseen ja asiakkaalle lähtee seurantasähköposti.

Yläkulman Seurantakoodi-painikkeesta pääset erilliseen seurantanäkymään, jossa voit merkitä tilauksia lähetetyksi pelkän tilaus- ja seurantakoodin perusteella.

Miten se näkyy asiakkaalle

Tilausten käsittely ei muuta verkkokaupan tuote- tai kategoriasivuja — se vaikuttaa tilauksen tilaan ja asiakasviestintään. Kun keräilet rivejä, tilaus siirtyy ensin Pakataan-vaiheeseen. Kun kaikki rivit on vahvistettu, tilaus merkitään lähetetyksi ja asiakkaalle lähetetään seurantasähköposti, jonka jälkeen tilaus näkyy ilmoitettuna. Jos seurantakoodi on nouto, tilaus siirtyy lähetetyn sijaan noudettavissa-tilaan — asiakas saa tiedon, että lähetys on valmis noudettavaksi. Mikäli kaupalla on käytössä ulkoisen järjestelmän tilasynkronointi, status välittyy myös sinne automaattisesti.

Hyvä tietää

• Seurantakoodi ensin. Tuotevahvistus on estetty, kunnes kelvollinen seurantakoodi on tallennettu.
• Lähetä vajaana. Lähetä vajaana -painikkeella voit lähettää tilauksen, vaikka kaikkia rivejä ei olisi vahvistettu. Tällöin puuttuvat tuotteet kirjataan tilauksen statushistoriaan, eikä asiakkaalle lähetetä seurantasähköpostia. Käytä tätä vain harkiten.
• Jo pakatut rivit. Saman koodin skannaaminen kahdesti antaa ilmoituksen, että rivi on jo pakattu — tuplapakkausta ei pääse syntymään.
• Vanhan adminin synkronointi. Jos kaupalla on vanhan adminin ulkoinen synkronointi käytössä, viimeistele pakkaus vanhan adminin palautuslinkin kautta.
• Yrityslasku. Jos tilauksen maksutapa on yrityslasku, esikatselu muistuttaa tarkistamaan laskutustiedot ennen lähetystä.
• Haku ID:llä tai koodilla. Hakukenttä tunnistaa enintään 7-numeroisen syötteen tilaus-ID:ksi ja pidemmän syötteen seurantakoodiksi, joten sama kenttä toimii sekä näppäilyyn että viivakoodin skannaukseen.
• Manuaalinen vahvistus. Jos viivakoodia ei voi skannata, vahvista rivi tilausrivien Vahvista-painikkeella — lopputulos on sama kuin skannaamalla.