Tilausten seurantakoodien käsittely

Seurantakoodi-näkymällä haet yksittäisen tilauksen, tarkistat tilauksen ja asiakkaan tiedot, tallennat kuljetuksen seurantakoodin sekä näet asiakasviestin tuloksen. Työnkulku kuuluu Tilausten käsittelyyn ja on tarkoitettu nopeaan pakkaamo- ja lähettämötyöhön.

Tallennus muuttaa tilauksen tilaksi Lähetetty, lisää tilahistoriarivin ja yrittää lähettää asiakkaalle seurantailmoituksen, jos asiakasta ei ole jo tiedotettu. Tilamuutos ja seurantakoodi voivat tallentua, vaikka viestin lähetys epäonnistuisi, joten tarkista aina tuloskortti.

Seurantakoodit: merkitse tilaus lähetetyksi ja ilmoita asiakkaalle

Seurantakoodit merkitsevät tilauksen lähetetyksi ja kokoavat haun, tarkistuksen, tallennuksen sekä ilmoitustuloksen yhdelle sivulle. Avaa /orders/handling/tracking. Haku hyväksyy enintään 7-numeroisen tilaus-ID:n tai sitä pidemmän nykyisen seurantakoodin. Kun tilaus löytyy, sivu näyttää tilaus-ID:n ja päivämäärän, nykyisen tilan, asiakkaan nimen ja sähköpostin, toimitustavan, nykyisen seurantakoodin, loppusumman sekä valuutan.

Uusi seurantakoodi kirjoitetaan Seurantakoodi-kenttään. Tarkista ja tallenna avaa vahvistuksen Tallennetaanko seurantakoodi?, jossa näkyvät tilaus-ID ja syötetty koodi. Tallenna seuranta suorittaa muutoksen. Tuloskortti näyttää uuden seurantakoodin, tilan, asiakasviestin tuloksen, mahdolliset ulkoisen tilasynkronoinnin varoitukset ja pyyntötunnuksen.

Työnkulku ei ole pelkkä tekstikentän muokkaus. Palvelu estää jo Lähetetty-tilassa olevan tilauksen käsittelyn, päivittää tilan ja koodin samassa tietokantatapahtumassa sekä kirjaa muutokset historiaan. Asiakasviesti ja ulkoinen tilasynkronointi tapahtuvat tämän jälkeen erillisinä vaiheina.

Miksi seurantakoodi tallennetaan käsittelysivulla

Seurantakoodin tallennus käsittelysivulla vähentää väärän tilauksen päivittämisen riskiä, koska tilauksen yhteenveto näytetään ennen vahvistusta. Tarkista vähintään tilaus-ID, asiakkaan nimi, sähköposti, toimitustapa ja nykyinen tila. Jos tiedot eivät vastaa pakattavaa tilausta, älä jatka tallennukseen.

Yksi työvaihe päivittää seurantakoodin, asettaa tilauksen Lähetetty-tilaan ja lisää tilahistoriaan kommentin muodossa Tracking code: KOODI. Lisäksi erilliseen auditointihistoriaan kirjataan tilan tai seurantakoodin muutos silloin, kun arvo todella vaihtuu. Tämä antaa ylläpitäjälle jäljen siitä, mitä muutettiin, millä sivulla ja kenen tunnuksella.

Asiakasviestintä vähentää toimituksen tilaa koskevia kyselyitä vain, jos viesti todella lähtee. Tuloskortin Asiakkaalle ilmoitettu, Asiakkaalle ilmoitettu jo aiemmin, Ilmoituksen lähetys epäonnistui tai muu ohituksen syy kertoo todellisen lopputuloksen. Älä päättele viestin onnistumista pelkästä uudesta Lähetetty-tilasta.

Hae ja tarkista oikea tilaus

Hae oikea tilaus kirjoittamalla Tilaus-ID tai seurantakoodi. Käytä tilaus-ID:tä, kun tiedät tilauksen numeron. Nykyinen seurantakoodi sopii hakuun silloin, kun pakkauksessa tai kuljetusasiakirjassa on vain seurantatunnus. Enintään 7 numeroa tulkitaan tilaus-ID:ksi; pidempi arvo tulkitaan seurantakoodiksi.

Kun haku palauttaa tilauksen, vertaa yhteenvetoa fyysiseen lähetykseen. Tarkista asiakkaan nimi ja sähköposti, toimitustapa, päivämäärä, nykyinen seurantakoodi, loppusumma ja nykyinen tila. Jos hakua vastaavaa tilausta ei löydy, sivu näyttää ilmoituksen eikä avaa tallennuslomaketta. Korjaa hakutunniste sen sijaan, että kokeilisit uuden koodin tallennusta sokkona.

Jo Lähetetty-tilassa olevaa tilausta ei voi käsitellä tällä toiminnolla. Pyyntö hylätään ennen uutta seurantakoodia, tilahistoriaa ja ilmoitusta. Jos lähetetyn tilauksen koodia pitää korjata, tee se tilauksen omassa seurantakoodin muokkauksessa ja arvioi asiakasviestinnän tarve erikseen.

Syötä ja vahvista seurantakoodi

Syötä seurantakoodi täsmälleen kuljetusliikkeen antamassa muodossa, esimerkiksi JJFI123456789FI. Koodi saa olla enintään 64 merkkiä. Ensimmäisen merkin pitää olla kirjain tai numero; sen jälkeen sallitaan kirjaimet, numerot, piste, alaviiva, plusmerkki, yhdysmerkki, kauttaviiva ja välilyönti. Tyhjä, liian pitkä tai muita merkkejä sisältävä arvo estää tallennuksen.

Noutotilauksessa voit käyttää arvoa nouto. Tämä arvo ohjaa MVC:n ilmoituspyynnön noutotilaan, mutta nykyinen käsittelytoiminto asettaa tilauksen silti Lähetetty-tilaan. Se ei vaihda tallennettua tilaa Noudettavissa-tilaan. Jos liiketoiminta edellyttää Noudettavissa-tilaa, tee tilamuutos erikseen sovitulla työnkululla.

Valitse Tarkista ja tallenna ja lue vahvistuksesta sekä tilaus-ID että koodi. Hyväksy vasta sitten toiminnolla Tallenna seuranta. Tallennus vaatii ylläpitäjän kirjoitusoikeuden ja kelvollisen istuntotunnisteen. Älä sulje tulosta ennen kuin olet tarkistanut sekä tallennuksen että ilmoituksen tilan.

Mitä tallennuksessa tapahtuu

Tallennuksessa tapahtuu seurantakoodin ja tilauksen uusi tarkistus, Lähetetty-tilan ID:n ratkaisu asetuksista sekä asiakkaan aiemman ilmoitustilan luku. Tietokantatapahtuma päivittää tilauksen tilan ja seurantakoodin, lisää tilahistoriarivin sekä kirjoittaa tilan ja koodin muutokset auditointiin. Jos tämä vaihe epäonnistuu, mitään näistä muutoksista ei pidä käsitellä onnistuneena.

Tietokantatapahtuman jälkeen palvelu ratkaisee asiakasviestin. Jos tilauksen customer_notified-merkintä kertoo asiakkaalle jo ilmoitetun, uutta viestiä ei lähetetä. Muuten MVC:n viestipalvelulle annetaan tilaus, asiakas, sähköposti, kieli ja seurantakoodi. Onnistunut lähetys merkitään sekä tilaukselle että juuri luodulle tilahistoriariville ja kirjataan auditointiin.

Lopuksi tilaus synkronoidaan ulkoisiin järjestelmiin. Synkronoinnin ongelmat palautetaan tuloskortin varoituksina eivätkä peru jo tallennettua seurantakoodia. Pyyntötunnus auttaa selvittämään yksittäistä epäonnistumista tuen kanssa.

Tarkista asiakkaan ilmoitus

Asiakkaan seurantailmoitus lähetetään vain, kun tilauksen aiempi ilmoitusmerkintä ei estä sitä. Tämä on tilauskohtainen esto, ei saman koodin vertailu. Jos asiakkaalle on ilmoitettu aiemmin jostakin tilauksen tapahtumasta ja lippu on asetettu, uusi seurantaviesti voidaan ohittaa. Koodin vaihtaminen myöhemmin ei nollaa ilmoitusmerkintää.

Onnistunut ilmoitus voi sisältää seurantakoodin ja kuljetusliikkeen seurantalinkin, jos tilauksen toimitustiedoissa on linkki. Ilman linkkiä asiakas voi saada pelkän koodin. Nouto-arvo välitetään viestipalvelulle erillisenä noutotilana. Varsinainen viestipohja ja mahdollinen seurantalinkki muodostuvat MVC:n viestipalvelussa.

Jos viestipalvelu palauttaa lähetysvirheen, tuloskortti näyttää Ilmoituksen lähetys epäonnistui ja virheen tiedon. Tilauksen tila, koodi ja historia on tässä vaiheessa jo tallennettu, eikä viestivirhe peru niitä. Selvitä viestin uudelleenlähetys erikseen; älä tallenna samaa tilausta uudelleen tämän sivun kautta, koska Lähetetty-tila estää uuden käsittelyn.

Lue tuloskortti ja ratkaise poikkeamat

Tuloskortti vahvistaa tilaus-ID:n, tallennetun seurantakoodin ja uuden tilan. Asiakasviestin tila näytetään erillisellä tunnisteella. Mahdolliset ulkoisen synkronoinnin varoitukset ovat erillään ilmoitusvirheestä, joten tarkista molemmat. Kopioi pyyntötunnus, jos tarvitset teknistä selvitystä.

Jos tulos sanoo, että asiakkaalle oli jo ilmoitettu, koodi ja tila voivat silti olla onnistuneesti tallennettuja. Jos ilmoituksen lähetys epäonnistui, toimitusmerkintä voi jälleen olla onnistunut. Jos ulkoinen synkronointi varoittaa, paikallinen muutos voi olla valmis mutta vastaanottava järjestelmä ei vielä vastaa sitä. Näitä lopputuloksia ei pidä yhdistää yhdeksi onnistui tai epäonnistui -päätelmäksi.

Seurantakoodin tallennus ei muuta tuotteiden hintoja, saldoa tai näkyvyyttä verkkokaupassa. Asiakas voi nähdä seurantakoodin viestissä ja kaupan omassa tilaushistoriassa, jos käytössä oleva verkkokauppatoteutus näyttää tiedon. Varmista asiakasnäkymä ja viestipohja kauppakohtaisesti.

Hyvä tietää

Seurantakoodeista on hyvä tietää, että toiminto käsittelee vain tilauksia, joita ei ole vielä merkitty lähetetyiksi. Syötteen enimmäispituus on 64 merkkiä, ja sallittu merkkijoukko on rajattu. Hakukentässä enintään 7 numeroa tarkoittaa tilaus-ID:tä; pidempi arvo haetaan seurantakoodina.

Tallennus asettaa aina Lähetetty-tilan myös silloin, kun koodi on nouto. Asiakasviesti lähetetään vain, jos aiempi tilauskohtainen ilmoitusmerkintä sallii sen. Viestin tai ulkoisen synkronoinnin epäonnistuminen ei peru jo tehtyä tila- ja koodimuutosta.

Tarkista jokaisen käsittelyn jälkeen tilaus, asiakas, uusi tila, seurantakoodi, ilmoitustulos, synkronointivaroitukset ja pyyntötunnus. Jos tarkoitus on vain korjata jo lähetetyn tilauksen seurantakoodia, käytä tilauksen erillistä muokkaustoimintoa tämän lähetyksen vahvistavan työnkulun sijaan.