Mitä seurantakoodin tallennus on?

Seurantakoodi-näkymä on osa Tilausten käsittely -työkalua. Sillä merkitset lähtevän tilauksen seurantakoodin yhdellä näytöllä: haet oikean tilauksen, tarkistat sen tiedot, tallennat kuljetusliikkeen seurantakoodin ja lähetät asiakkaalle automaattisen ilmoituksen toimituksesta. Kaikki tapahtuu samasta näkymästä, joten sinun ei tarvitse avata koko tilausta erikseen jokaisen lähetyksen kohdalla.

Näkymä on suunniteltu nopeaan pakkaamoarkeen: haet tilauksen, liimaat tai kirjoitat seurantakoodin ja vahvistat. Järjestelmä päivittää tilauksen tilan ja hoitaa asiakasviestinnän puolestasi.

Miksi käyttää sitä?

Seurantakoodin tallentaminen heti pakkausvaiheessa on yksi halvimmista tavoista parantaa asiakaskokemusta ja vähentää tukikuormaa:

• Vähemmän "missä tilaukseni on" -kyselyitä. Asiakas saa seurantatiedon automaattisesti sähköpostiinsa, eikä hänen tarvitse kysyä toimituksen tilannetta erikseen.
• Tilauksen tila pysyy ajan tasalla. Tallennus siirtää tilauksen automaattisesti lähetetty-tilaan, joten näet listanäkymästä yhdellä silmäyksellä, mitkä tilaukset on jo toimitettu.
• Nopeampi pakkaamo. Yksi haku, yksi koodi, yksi vahvistus. Et joudu klikkaamaan tilausta auki etkä etsimään oikeaa kenttää tilauksen sisältä.
• Luotettava jälki. Jokainen tallennus kirjautuu tilauksen tilahistoriaan, joten näet jälkikäteen, milloin tilaus merkittiin lähetetyksi ja millä koodilla.

Miten se toimii — näin tallennat seurantakoodin

• Avaa Tilausten käsittely ja valitse Seurantakoodi. Pääset näkymään tilausten käsittelyn työkaluista.
• Hae tilaus. Kirjoita kenttään Tilaus-ID tai seurantakoodi (esimerkiksi tilausnumero tai jo aiemmin tallennettu seurantakoodi) ja paina Hae. Jos tilausta ei löydy, näkymä kertoo sen selkeästi.
• Tarkista tilauksen tiedot. Haun jälkeen näet tilauksen yhteenvedon: tilausnumeron ja päivämäärän, asiakkaan nimen ja sähköpostin, toimitustavan ja mahdollisen nykyisen seurantakoodin, loppusumman sekä tilauksen nykyisen tilan. Näin varmistat, että käsittelet oikeaa tilausta ennen tallennusta.
• Syötä seurantakoodi. Kirjoita Seurantakoodi-kenttään kuljetusliikkeeltä saamasi koodi (esimerkiksi JJFI123456789FI). Jos kyseessä on myymälänouto, voit syöttää koodiksi nouto.
• Tarkista ja tallenna. Paina Tarkista ja tallenna. Näkymä pyytää vielä vahvistuksen: Tallennetaanko seurantakoodi? Hyväksy painamalla Tallenna seuranta.
• Lue tulos. Tallennuksen jälkeen näkymä näyttää tuloskortin, jossa kerrotaan tilauksen uusi seurantakoodi ja tila sekä se, lähetettiinkö asiakkaalle ilmoitus vai ohitettiinko se.

Mitä tilaukselle ja asiakkaalle tapahtuu

Kun tallennat seurantakoodin, tapahtuu kaksi asiaa automaattisesti:

• Tilauksen tila päivittyy. Tavallisella seurantakoodilla tilaus siirtyy lähetetty-tilaan. Jos syötät koodiksi nouto, tilaus siirtyy noudettavissa-tilaan. Muutos näkyy heti tilauksen tilamerkinnässä ja kirjautuu tilauksen tilahistoriaan.
• Asiakas saa seurantailmoituksen. Järjestelmä lähettää asiakkaalle sähköpostin, jossa näkyy seurantakoodi (ja kuljetusliikkeen seurantalinkki, jos sellainen on käytettävissä). Ilmoitus lähetetään vain kerran: jos asiakkaalle on jo aiemmin ilmoitettu samasta tilauksesta, näkymä ohittaa uuden viestin ja kertoo siitä tuloskortissa.

Huomaa, että seurantakoodi näkyy asiakkaalle nimenomaan tämän sähköpostiviestin kautta. Itse seurantakoodin tallennus on toimituksen merkitsemistä ja asiakasviestintää varten — se ei muuta tuotteiden hintoja, saatavuutta tai näkyvyyttä verkkokaupassa.

Hyvä tietää

• Seurantakoodin pituus ja merkit. Koodi voi olla enintään 64 merkkiä pitkä. Salli vain kuljetuskoodeissa käytetyt merkit (kirjaimet, numerot ja tavalliset välimerkit); jos koodissa on tukemattomia merkkejä, tallennus pyytää korjaamaan sen.
• Yksi ilmoitus per tilaus. Asiakkaalle lähtee seurantailmoitus vain kerran. Jos vaihdat koodin myöhemmin, tila ja koodi päivittyvät, mutta uutta sähköpostia ei lähetetä, jos asiakasta on jo tiedotettu.
• Tarvitset kirjoitusoikeudet. Seurantakoodin tallennus edellyttää, että tunnuksellasi on kirjoitusoikeus. Jos kirjoitukset on estetty, näkymä ilmoittaa siitä etkä voi tallentaa.
• Hae oikealla tunnisteella. Voit hakea tilauksen joko tilausnumerolla tai aiemmin tallennetulla seurantakoodilla. Tarkista aina yhteenvedosta asiakkaan nimi ja tilausnumero ennen tallennusta, jotta seurantakoodi menee oikealle tilaukselle.
• Seurantalinkki tulee kuljetusliikkeeltä. Sähköpostissa näkyvä klikattava seurantalinkki muodostuu, kun tilaukselle on saatavilla kuljetusliikkeen linkki. Jos linkkiä ei ole, asiakas näkee viestissä pelkän seurantakoodin, jolla hän voi seurata lähetystä kuljetusliikkeen omassa palvelussa.