Tilauksen tilan ja kommenttien hallinta

Tilauksen tila vaihdetaan tilauksen toimintovalikosta. Sisäinen kommentti lisätään Tilahistoria-välilehdellä, ja seurantakoodi tallennetaan erikseen tilauksen Yhteenveto-välilehdellä tai tilausten käsittelyssä. Näitä tietoja ei enää päivitetä yhdellä yhteisellä kommenttilomakkeella.

Vaihda tilauksen tila

Tilauksen tilan vaihto tehdään tilauksen Lisää toimintoja -valikosta.

1. Avaa Tilaukset reitillä /orders ja valitse käsiteltävä tilaus.
2. Avaa sivun Lisää toimintoja -valikko ja valitse Vaihda tila.
3. Valitse uusi arvo Tila-kentästä.
4. Kirjoita tarvittaessa valinnainen Kommentti. Kommentti tallentuu samalle tilahistorian riville kuin tilamuutos.
5. Valitse asiakasilmoituksen sisältö tarvittaessa ja valitse Tallenna.

Järjestelmä lisää tilahistoriarivin, kun tila muuttuu tai mukana on kommentti. Jos valittu tila edellyttää maksuviitettä tai laskunumeroa eikä tilauksella ole kumpaakaan, tila ei tallennu ennen puuttuvan tiedon lisäämistä.

Valitse asiakkaalle lähetettävät tiedot

Asiakkaalle ei lähetetä viestiä oletuksena. Ota ensin käyttöön Lähetä sähköposti. Sen jälkeen voit valita erikseen:

• Ilmoita tilan muutos lisää tilamuutoksen viestiin.
• Ilmoita kommentti lisää kirjoitetun kommentin viestiin.

Ilmoitusvalinnat eivät ole käytettävissä, ellei Lähetä sähköposti ole valittuna. Ilmoita kommentti lisää kommenttiosion vain, jos kommentissa on tekstiä. Tarkista valinnat ennen tallennusta, jos kommentti on tarkoitettu vain sisäiseen käyttöön.

Lisää kommentti ilman tilamuutosta

Tilauksen sisäinen kommentti lisätään erikseen Tilahistoria-välilehdellä.

1. Avaa tilauksen Tilahistoria-välilehti.
2. Kirjoita Uusi kommentti -osioon käsittelijän kommentti. Kommentti on pakollinen ja voi olla enintään 4 096 merkkiä.
3. Valitse tarvittaessa Lähetä sähköposti sekä sähköpostiin lisättävä tilan muutos tai kommentti.
4. Valitse Tallenna.

Uusi kommentti tallennetaan tilauksen nykyisellä tilalla. Historia-osio näyttää tallennetun tilan, ajankohdan, kommentin sekä merkinnän Asiakasta tiedotettu tai Sisäinen.

Muokkaa tai poista aiempi kommentti

Tilauksen aiempaa kommenttia muokataan Tilahistoria-välilehden Historia-osiossa. Valitse riviltä Muokkaa kommenttia, tee muutos ja valitse Tallenna. Muokkaus ei lähetä asiakkaalle uutta sähköpostia. Järjestelmän audit-lokiin tallentuvat kommentin vanha ja uusi sisältö.

Valitse Poista kommentti, kun haluat poistaa historian rivin, ja vahvista poisto. Toimintoa ei voi perua. Varsinainen tilahistorian rivi poistuu, mutta järjestelmän audit-lokiin jää poistomerkintä ja poistettu kommenttiteksti. Poisto ei palauta tilauksen nykyistä tilaa aiempaan arvoon. Tarkista siis ennen vahvistamista, ettet tarvitse kyseistä tilahistorian riviä operatiiviseen seurantaan.

Tallenna seurantakoodi erikseen

Tilauksen seurantakoodi tallennetaan erikseen, ei tilanvaihto- tai kommenttilomakkeella. Avaa tilauksen Yhteenveto-välilehti ja muokkaa Seurantakoodi-kenttää Toimitus-osiossa. Kenttä tallennetaan erillisellä seurantakooditoiminnolla.

Tilausten käsittelyä varten voit käyttää myös näkymää Tilaukset → Tilausten käsittely → Seurantakoodi reitillä /orders/handling/tracking. Siinä tilaus haetaan ja seurantakoodi vahvistetaan osana käsittelytyötä.

Toimi oikein sähköpostivirheen jälkeen

Tilauksen tilanvaihto tai kommentti tallennetaan ennen asiakassähköpostin lähettämistä. Jos lähetys epäonnistuu, käyttöliittymä kertoo, että muutos tallentui mutta sähköpostia ei voitu lähettää. Päivitä tilaus ja tarkista Tilahistoria ennen uutta yritystä, jotta et tee samaa tilamuutosta tai kommenttia kahdesti.

Onnistuneen lähetyksen jälkeen historian rivillä näkyy Asiakasta tiedotettu. Epäonnistunut lähetys kirjataan audit-lokiin, mutta historian rivi jää sisäiseksi, kunnes uusi onnistunut ilmoitus tehdään.