Tässä ohjeessa opit päivittämään tilauksen statuksen AI Commerce Hallintapaneelissa tilauksen hallinnasta (ja tarvittaessa tulostusten yhteydessä) sekä varmistamaan, mitä asiakas näkee käyttäjäportaalissaan ja mitä asiakkaalle lähtee sähköpostilla.

Huomio: Tilausten statusten hallinnasta (eli statusten “asetuksista” ja logiikoista) on erillinen ohjeartikkeli. Myös tilausten statusten synkronointi toiminnanohjausjärjestelmän kanssa on ohjeistettu erikseen. Tämä ohje keskittyy statusten päivittämiseen tilauksella.

Mistä editoidaan tilauksen status ja kommentit?

• Avaa AI Commerce Hallintapaneelissa Orders.
• Valitse listalta haluamasi tilaus.
• Rullaa tilauksen sivulla alas kohtaan Comments.

Tilausstatuksen päivittäminen Comments-osiosta

1. Siirry tilaukselle
   • Avaa Orders ja valitse tilaus, jota haluat päivittää.
2. Avaa Comments-osio
   • Rullaa tilauksen sivua alaspäin, kunnes löydät Comments-osion.
   • Comments-osiosta löydät tilauksen kommentit sekä niiden yhteydessä käsiteltävät tilauksen statukset.
3. Kirjoita kommentti (asiakkaalle tai sisäisesti)
   • Voit lisätä kommentin asiakkaalle tai sisäiseen käyttöön.
   • Kommentin näkyvyys asiakkaalle määräytyy Notify comment -valinnalla (katso tarkempi vaikutus alla).
4. Päivitä tilauksen status
   • Vaihda tilauksen status Comments-osion statustoiminnoilla.
   • Voit myös luoda ja vaihtaa statuksia tässä yhteydessä.
   • Tärkeää: jos muokkaat statuksia (esim. luot/uudelleennimeät statuksia), lue erillinen ohje statusten hallinnasta. Siellä kuvataan mm. statusten mahdollinen yhdistyminen AI Commerce -alustan oletusstatuksiin tai niihin liittyviin logiikkoihin.
5. Määritä, mitä asiakas näkee käyttäjäportaalissa
   • Notify comment:
     • Kun Notify comment on pois päältä (ruksi pois), asiakas ei näe kommenttia käyttöliittymässä (Oma tili > Tilaustiedot), eikä kommentti lähde sähköpostiin.
   • Notify status change:
     • Statusmuutos voidaan tehdä sisäiseen käyttöön, jolloin se ei näy asiakkaalle hänen kirjautuessaan tilaushistoriaansa.
     • Kun statusmuutos halutaan näyttää asiakkaalle myös käyttäjätilillä/tilaushistoriassa, varmista, että asiakkaalle näkyvyyteen liittyvät Notify-valinnat ovat oikein (samalla logiikalla kuin kommenttien näkyvyys).
   • Huomio: nämä Notify-kentät vaikuttavat siihen, mitä asiakas näkee omassa käyttäjäportaalissaan.
6. Määritä, lähteekö asiakkaalle sähköposti muutoksesta
   • Send email -valinnalla säädetään, lähteekö muutoksesta myös sähköposti asiakkaalle.
   • Kun Send email on valittuna, valitse lisäksi, lähetetäänkö sähköpostissa:
     • kommentti (Notify comment)
     • statuksen muutos (Notify status change)
     • tai molemmat (valitse molemmat Notify-valinnat)
   • Jos haluat sekä kommentin että statuksen muutoksen samaan sähköpostiin, valitse kaikki kolme: Send email + Notify comment + Notify status change.
7. Lisää tarvittaessa tracking-tiedot
   • Voit lisätä tilaukselle tracking-koodin ja tracking-linkin Comments-osion yhteydessä ja tallentaa ne.
   • Kun Send email on valittuna, asiakkaalle lähtee tällöin myös rahtitiedot.

Ilmoitusvalintojen vaikutus asiakkaalle

Alla oleva kooste auttaa varmistamaan, mitä asiakkaalle lähtee sähköpostiin ja mitä asiakas näkee omassa käyttäjäportaalissaan.

Mistä editoidaan seurantakoodi suositellulla tavalla?

Vaikka tracking-koodin ja tracking-linkin voi lisätä myös tilaukselta käsin, ensisijainen suositus on käyttää tracking numbers -ohjelmaa.

• Avaa tilausten hallinnasta Order Handling.
• Siirry kohtaan Tracking Code.
• Lue järjestelmään viivakoodi suoraan paketista.
• Järjestelmä lähettää asiakkaalle ilmoituksen rahdista ilman, että sinun tarvitsee erikseen copy-pasteta tracking-tietoja tai lähettää niitä käsin.

Lisävinkit

• Jos päivität statusta tulostusten yhteydessä, varmista aina samat asiat kuin manuaalisessa päivityksessä: näkyvyys asiakkaalle (Notify-valinnat) ja sähköposti (Send email).
• Pidä sisäiset kommentit sisäisinä: jätä Notify comment pois päältä, jos kommentin ei kuulu näkyä asiakkaalle käyttäjätilillä tai sähköpostissa.
• Jos teet statusmuutoksen vain sisäiseen seurantaan, älä valitse asiakkaalle näkyviä ilmoitusvalintoja.

Yhteenveto

Päivitä tilauksen status ja kommentit Orders-näkymästä tilauksen Comments-osiosta ja päätä aina erikseen, näkyykö muutos asiakkaalle (Notify comment / Notify status change) ja lähteekö siitä sähköposti (Send email). Seurantatiedoissa suositus on käyttää Order Handling > Tracking Code -polun tracking numbers -ohjelmaa, jotta rahti-ilmoitukset lähtevät sujuvasti viivakoodin lukemisella.

Avainsanat

• tilauksen status
• order status
• Orders
• Comments
• Notify comment
• Notify status change
• Send email
• Order Handling
• Tracking Code