Asiakkaiden osoitekirjojen CSV-hallinta

Asiakkaiden osoitekirjarivejä viedään ja tuodaan CSV-tiedostona Tietojenvaihto-näkymän profiileilla Osoitteiden vienti ja Osoitteiden tuonti. Muokkaa aina ensin vietyä tiedostoa, jotta sarakkeet ja olemassa olevien osoitteiden tunnisteet säilyvät oikein.

Vie asiakkaiden osoitekirjat CSV-tiedostoon

Asiakkaiden osoitteiden CSV-muokkaus alkaa Tietojenvaihto-näkymästä reitillä /data-exchange. Valitse profiili Osoitteiden vienti ja lataa viety tiedosto. Vienti sisältää kaikki asiakasrekisterin toimitus- ja laskutusosoitteet, yhden osoitekirjarivin kutakin CSV-riviä kohti.

Säilytä alkuperäinen vienti varmuuskopiona ja tee muokkaukset kopiolle. Älä rakenna otsikkoriviä käsin, sillä tuonti sallii vain tunnetut sarakkeet ja estää koko esikatselun, jos otsikoissa on tuntematon tai kahteen kertaan esiintyvä sarake.

Osoitetiedoston sarakkeet

Asiakkaiden osoitekirjojen CSV-tiedosto käyttää seuraavia sarakkeita:

• address_key: osoitekirjarivin ID
• customer_key: asiakkaan ID
• entry_gender, entry_company, entry_firstname, entry_lastname
• entry_street_address, entry_postcode, entry_city, entry_state
• entry_vatid: osoitteen Y-tunnus
• entry_country_code: maan kaksikirjaiminen ISO-koodi
• entry_comments: osoiterivin kommentti

Tuonti hyväksyy myös sisäiset otsikot address_book_id ja customers_id, mutta vientitiedoston address_key- ja customer_key-otsikot ovat turvallinen palautustuonnin muoto. customer_key tai customers_id on pakollinen jokaisella tietorivillä.

Päivitä olemassa oleva osoite

Olemassa oleva asiakkaan osoite päivitetään säilyttämällä rivillä sama customer_key ja address_key kuin viennissä. Muokkaa vain haluttuja entry_*-kenttiä. Jos sarake on mukana tiedostossa, sen arvo osallistuu päivitykseen, joten tarkista ennen tuontia myös kentät, joita et tarkoittanut muuttaa.

Tuonti päivittää osoitteen vain, kun address_key kuuluu rivin customer_key-asiakkaalle. Jos osoite kuuluu toiselle asiakkaalle, esikatselu merkitsee rivin virheeksi ja estää koko suorituksen; riviä ei vain ohiteta. Jos positiivinen address_key ei vastaa mitään olemassa olevaa osoitetta, se luokitellaan uudeksi osoitteeksi. Siksi tunnisteita ei saa keksiä tai vaihtaa käsin.

Lisää uusi osoiterivi

Uusi osoiterivi lisätään antamalla olemassa oleva customer_key ja jättämällä address_key tyhjäksi. Täytä vähintään käyttötarkoituksen kannalta tarpeelliset nimi-, katuosoite-, postinumero-, postitoimipaikka- ja maatiedot. entry_country_code annetaan tunnettuna kaksikirjaimisena ISO-maakoodina.

Tyhjä tai täsmäämätön osoite-ID luokitellaan lisäykseksi. Käytä tarkoitukselliseen lisäykseen aina tyhjää address_key-arvoa, jotta tiedosto ei näytä virheellisesti olemassa olevan osoitteen päivitykseltä. Maan vaihtaminen tai lisääminen nollaa osoitteen alue-ID:n, minkä jälkeen alue on tarvittaessa asetettava uudelleen asiakkaan osoitetiedoissa.

Esikatsele ja suorita osoitteiden tuonti

Asiakkaiden osoitteet tuodaan Tietojenvaihto-näkymän profiililla Osoitteiden tuonti. Lataa muokattu CSV ja tarkista esikatselusta jokaisen rivin luokitus: lisäys, päivitys tai virhe. Suorita tuonti vasta, kun virherivejä ei ole.

Tuntematon asiakas, toiselle asiakkaalle kuuluva osoite, tuntematon maakoodi, puuttuva asiakassarake, tuntematon sarake tai kahteen kertaan esiintyvä otsikko estää suorituksen. Mitään rivejä ei tällöin sovelleta osittain. Onnistunut suoritus raportoi lisättyjen, päivitettyjen, ohitettujen ja epäonnistuneiden rivien määrät. Suorituksen aikana jokainen hyväksytty rivi kirjoitetaan omassa tietokantatapahtumassaan.

Vaihda oletustoimitus- tai laskutusosoite

Asiakkaan oletustoimitus- tai laskutusosoite vaihdetaan Hallintapaneelissa avaamalla Customers reitillä /customers, valitsemalla asiakas ja käyttämällä osoitekirjan toimintoja Aseta toimitusosoitteen oletukseksi, Aseta laskutusosoitteen oletukseksi tai Käytä toimitusosoitetta laskutukseen. Osoiterivin pitää olla ensin olemassa asiakkaan osoitekirjassa.

Tietojenvaihdossa on Asiakkaiden vienti, mutta vastaavaa yleistä asiakkaiden tuontiprofiilia ei ole toteutettu. Oletusosoitteita ei siksi voi vaihtaa CSV-tuonnilla. Jos laskutusosoitetta ei ole asetettu erikseen, asiakas käyttää toimitusosoitetta myös laskutuksen oletuksena.

Tarkista osoitteet tuonnin jälkeen

Asiakkaiden osoitetuonnin jälkeen avaa muutama lisätty ja päivitetty asiakas Customers-näkymässä. Tarkista osoitekirjasta nimi, yritys, katuosoite, postinumero, postitoimipaikka, maa ja mahdollinen Y-tunnus. Varmista myös, että osoite kuuluu oikealle asiakkaalle.

Jos lisäsit uuden osoitteen, vie osoitteet uudelleen, jotta saat järjestelmän antaman uuden address_key-arvon talteen. Tarkista jokaiselta asiakkaalta, että osoitekirjaan jää vähintään yksi osoite ja että toimitus- sekä laskutusoletukset osoittavat tarkoitettuihin riveihin. Tallenna tuonnin yhteenveto ja virheraportti mahdollista palautusta tai jatkoselvitystä varten.