Tiedostopohjainen tuotetuonti tilaukselle

Hallintapaneelin Tuo tuotteita -toiminto lukee CSV-, XLSX- tai PDF-tiedostosta tuotekoodit, EAN-koodit ja määrät sekä lisää osuvat tuotteet olemassa olevan tilauksen tai tarjouksen riveihin. Tuonti muuttaa rivejä heti ilman erillistä esikatselua, joten tarkista tiedosto ja nykyiset rivimäärät ennen aloittamista.

Valmistele tuontitiedosto

Valmistele tuotetuontitiedosto tarkistamalla ensin sen muoto ja koko. Tiedoston enimmäiskoko on 10 Mt. Käytä yhtä tuettua tiedostomuotoa:

• CSV
• XLSX
• PDF

CSV- ja XLSX-tiedostossa kannattaa olla otsikkorivi sekä selkeä sarake tuotteelle ja määrälle. Tunnistetut vakio-otsikot ovat esimerkiksi:

• tuote: sku, code tai tuotekoodi
• EAN: ean tai barcode
• määrä: quantity, qty, maara tai määrä

CSV-tiedoston erotin voi olla pilkku tai puolipiste. Käytä jokaisella tuotteen rivillä SKU:ta tai EAN-koodia ja positiivista kokonaislukumäärää. Jos määräsaraketta ei tunnisteta, jäsennin voi yrittää päätellä sarakkeet AI:lla ja voi lopulta käyttää oletusmäärää 1. Merkitse määrä siksi aina yksiselitteisesti.

PDF-tiedostossa käytä mahdollisuuksien mukaan tekstipohjaista, selkeää taulukkoa. Skannattu tai heikkolaatuinen PDF analysoidaan asiakirjantunnistuksella, mutta tunnistus voi jäädä epävarmaksi.

Hyödynnä tuontia toistuvissa tilauksissa

Tuotteiden tuonti tiedostosta nopeuttaa suuren rivimäärän lisäämistä ja vähentää käsin kirjoittamisesta syntyviä virheitä. Toiminto sopii erityisesti B2B-ostolistoihin, ERP-järjestelmästä saatuihin tilausaineistoihin ja muihin asiakkaan CSV-, Excel- tai PDF-dokumentteihin.

Tuonti ei vaadi yhtä ladattavaa mallipohjaa, kun tiedostossa on tunnistettavat otsikot. Tämä joustavuus ei kuitenkaan korvaa tarkistusta: kokeile ensin pientä asiakkaan aineistoa, vertaa kaikkia rivejä tulokseen ja vakioi toimivaksi todettu tiedostorakenne seuraavia tilauksia varten.

Tuo tuotteita olemassa olevalle tilaukselle

Tuotteiden tuonti olemassa olevalle tilaukselle tehdään tilauksen Rivit-välilehdellä.

1. Avaa Tilaukset reitillä /orders ja valitse tilaus.
2. Avaa Rivit-välilehti ja etsi Tuo tuotteita -osio rivitaulukon alapuolelta.
3. Valitse Valitse tiedosto ja valitse CSV-, XLSX- tai PDF-tiedosto.
4. Tarkista valitun tiedoston nimi ja valitse Tuo AI:lla.
5. Odota, kunnes lataus ja mahdollinen AI-käsittely valmistuvat. Älä käynnistä samaa tuontia uudelleen käsittelyn aikana.
6. Tarkista yhteenveto sekä päivitetyt tilausrivit ja summat.

Tuonti etsii tuotetta ensin SKU:lla ja tarvittaessa EAN-koodilla. Jos sama tuote esiintyy tiedostossa useita kertoja, määrät lasketaan yhteen. Jos tuote on jo tilauksella, tuotu määrä lisätään nykyiseen määrään; se ei korvaa nykyistä arvoa. Uusi osuva tuote lisätään uutena rivinä.

Tuo tuotteita olemassa olevalle tarjoukselle

Tuotteiden tuonti olemassa olevalle tarjoukselle käyttää samaa tiedostovalintaa ja jäsennintä kuin tilaus.

1. Avaa Tarjoukset reitillä /quotes ja valitse tarjous.
2. Avaa Rivit-välilehti.
3. Valitse Tuo tuotteita -osiosta tiedosto ja valitse Tuo AI:lla.
4. Tarkista tuonnin jälkeen tarjousrivit, määrät, hinnat, verot ja loppusumma.

Myös tarjouksella saman tuotteen tuotu määrä lisätään olemassa olevaan määrään. Tuonti käyttää uudelle riville tuotteen listahintaa; tarkista mahdolliset asiakaskohtaiset tai tarjoukseen sovitut hinnat erikseen tuonnin jälkeen.

Tarkista tuonnin yhteenveto

Tuotetuonnin yhteenveto näyttää kolme lukua:

• lisätty: uusia rivejä lisättiin
• päivitetty: olemassa olevien rivien määriä kasvatettiin
• ilman osumaa: tiedoston tuoteriviä ei voitu yhdistää tuotteeseen

Yhteenveto ei näytä, mitkä yksittäiset rivit jäivät ilman osumaa. Vertaa siksi rivimääriä alkuperäiseen tiedostoon ja tarkista kaikki tuotetunnisteet sekä määrät ennen kuin jatkat tilauksen tai tarjouksen käsittelyä.

Tuonti ei ole koko tiedoston kattava yksi tietokantatransaktio. Jos käsittely antaa virheen sen jälkeen, kun rivejä on jo alettu lisätä, osa muutoksista voi olla tallentunut. Päivitä tilaus tai tarjous ja tarkista nykyiset rivit aina ennen uutta yritystä, jotta määrät eivät kahdennu.

Erota tuotetuonti tiedostoliitteestä

Hallintapaneelin tuotetuonti käyttää tiedostoa tuoterivien tunnistamiseen, mutta ei liitä tiedostoa tilauksen tai tarjouksen dokumentiksi. Säilytä alkuperäinen ostolista omassa hyväksytyssä dokumenttikanavassaan ja lisää se erikseen, jos se pitää arkistoida tilauksen yhteyteen.

Verkkokaupassa toiminnon nimi voi näkyä muodossa Tuo tuotteita AI:n avustamana. Se on ostoskorin oma toiminto, eikä Hallintapaneelin suora tilaus- tai tarjousrivituonti. Jos verkkokauppa näyttää toiminnon, tarkista sen jälkeen ostoskorista jokainen valittu tuote ja määrä ennen kassalle siirtymistä.

Huomioi AI-käsittelyn käyttörajat

Tuotetiedoston AI-käsittelyn käyttö riippuu sen rakenteesta ja muodosta. Selkeästi nimetty CSV- tai XLSX-tiedosto voidaan lukea ilman AI-pohjaista sarakkeiden tunnistusta. AI-tunnistusta käytetään, kun tuote- tai määräsaraketta ei voida päätellä vakio-otsikoista. PDF käyttää erillistä asiakirjantunnistusta.

AI-saraketunnistuksella ja PDF-analyysillä on kummallakin omat 10 käsittelyn päivä- ja 100 käsittelyn kuukausirajat. Nämä eivät ole yksi yleinen kaikkien tuotetuontien laskuri. Käytä vakio-otsikoita taulukkotiedostoissa, vältä saman tiedoston turhia uusintalähetyksiä ja tee ensin pieni edustava koetuonti.

Ratkaise tavallisimmat virheet

Tuotetiedoston tavallisimmat virheet ratkaistaan tarkistamalla tiedoston koko, muoto, otsikot, tunnisteet ja kaupan veroasetukset.

• Tiedosto on liian suuri: pienennä tiedosto enintään 10 megatavuun.
• Tiedostotyyppiä ei hyväksytä: käytä CSV-, XLSX- tai PDF-tiedostoa ja varmista, että tiedoston todellinen sisältö vastaa päätettä.
• Yhtään osuvaa tuotetta ei löytynyt: tarkista SKU- ja EAN-arvot tuotekatalogista sekä otsikkorivi tiedostosta.
• AI ei voinut lukea tuotteita: tee sarakkeista yksiselitteiset, poista tarpeettomat asettelut tai käytä tekstipohjaista PDF:ää.
• AI-käsittely kestää odotettua kauemmin: odota hetki, päivitä tilaus tai tarjous ja tarkista rivit ennen uutta tuontia.
• Veromaan tai verokannan virhe: korjaa kaupan veroasetukset tai tuotteen veroluokka ennen uutta yritystä.

Jos alkuperäinen CSV/XLSX/PDF-aineisto epäonnistuu, tee siitä pieni koetiedosto samoilla otsikoilla ja muutamalla edustavalla rivillä. Näin erotat sarakekartoituksen virheen yksittäisen tuotetunnisteen tai määrän virheestä ilman suuren tilauksen toistuvaa muuttamista.