Saatavuusilmoitukset (varastovahdit) auttavat ottamaan talteen kysynnän loppuneista tuotteista ja ohjaavat täydennyksiä datan perusteella. Kun tuote tai pyydetty variantti tulee takaisin varastoon, AI Commerce lähettää asiakkaalle sähköposti-ilmoituksen ja estää saman pyynnön toistuvan laukeamisen.

Kenelle tämä ohje on?

• Verkkokaupan ylläpidolle (asiakaspalvelu, ostot, ylläpito)
• Integraatiokumppaneille (frontend- ja backend-integraatioiden toteuttajat)

Mikä ominaisuus on?

Saatavuusilmoitus (varastovahti) antaa asiakkaalle mahdollisuuden pyytää sähköposti-ilmoituksen loppuneesta tuotteesta tai loppuneesta varianttiyhdistelmästä.

• Kun tuotetta tai pyydettyä varianttia tulee taas varastoon, järjestelmä lähettää asiakkaalle sähköpostin.
• Pyyntö merkitään käsitellyksi, jotta sama aktiivinen pyyntö ei laukea uudelleen.

Prosessi selkokielellä

1. Asiakas jättää saatavuusilmoituspyynnön verkkokaupassa, kun tuote tai valittu variantti on loppu.
2. Pyyntö tallennetaan palveluun odottamaan varastontäydennystä.
3. Varastontäydennys (Hallintapaneelissa tai ERP-päivityksellä) laukaisee sähköposti-ilmoituksen niille pyynnöille, jotka täsmäävät täydennettyyn tuotteeseen ja tarvittaessa varianttiin.
4. Kysyntää seurataan raportista, jotta ostot ja täydennykset voidaan priorisoida todellisen kysynnän perusteella.

Mitä asiakas näkee verkkokaupassa?

Ominaisuus voidaan toteuttaa kahdella yleisellä integraatiomallilla.

Integraatiomalli A: ilmoitusta tarjotaan, kun loppunut variantti valitaan

• Asiakas valitsee variantteja (esim. koko/väri).
• Jos valittu yhdistelmä on loppu, käyttöliittymä ohjaa tilaamaan saatavuusilmoituksen.
• Ilmoituspyyntö tallennetaan nimenomaan valitulle varianttiyhdistelmälle.

Integraatiomalli B: ilmoituspainike korvaa ostotoiminnon loppuneelle valinnalle

• Kun valinta on tehty ja se on loppu, ostoon liittyvä toiminto korvataan painikkeella Tilaa saatavuusilmoitus.
• Asiakas avaa ilmoituslomakkeen painikkeella ja lähettää pyynnön.

Variantiton tuote

• Jos tuotteella ei ole varianttivalintoja, sama Tilaa saatavuusilmoitus -painike voidaan näyttää suoraan tuotteen yhteydessä.

Mitä integraatiokumppanin tulee toteuttaa frontendissä?

Toteuta vähintään seuraavat asiat, jotta saatavuusilmoitukset toimivat luotettavasti ja asiakkaalle syntyy selkeä käyttökokemus:

1. Näytä saatavuusilmoitustoiminto vain, kun tuote tai valittu variantti on loppu.
2. Lähetä asiakkaan ilmoituspyyntö saatavuusilmoitusten palveluun.
3. Varmista, että pyyntö sisältää vähintään seuraavat tiedot:
   • Tuotteen tunniste
   • Asiakkaan sähköpostiosoite
   • Variantti- ja valintatiedot (kun kyseessä on varianttituote)
   • Honeypot-kenttä bottisyötteiden estoon
4. Näytä asiakkaalle onnistumis- tai virheviesti palvelun vastauksen perusteella.
5. Huolehdi, että honeypot-kenttä on mukana ja oikein käytössä (ihmiskäyttäjälle näkymätön, boteille ansa).

Miten pyyntö tallentuu ja miten duplikaatit estetään?

Kun ilmoituspyyntö vastaanotetaan, se tallennetaan odottamaan varastontäydennystä. Pyynnöllä on käytännössä kaksi tilaa:

• Avoin: pyyntö odottaa käsittelyä (ilmoitusta ei vielä lähetetty).
• Käsitelty: ilmoitus on lähetetty ja pyyntö on merkitty valmiiksi.

Duplikaattisuojauksen periaate on:

• Järjestelmä sallii vain yhden aktiivisen (avoimen) pyynnön per yhdistelmä: sama asiakassähköposti + sama tuote + sama variantti-/valintayhdistelmä.
• Tämä estää saman asiakkaan saman tuotteen tai saman variantin aktiivisen pyynnön monistumisen ja vähentää turhia tuplailmoituksia.

Miten ERP-integraatiot liittyvät saatavuusilmoituksiin?

ERP-tuonnit (esim. Lemonsoft, Tehden, Deconetwork, Netvisor, Tisma) päivittävät tuotteiden ja varianttien saldoja samaan varastodataan, jota saatavuusilmoitukset käyttävät.

1. ERP tuo uuden saldon tuotteelle tai variantille.
2. Järjestelmä päivittää varastorivin ja tuotteen kokonaisvaraston normaalin synkronointilogiikan mukaisesti.
3. Jos aiemmin loppunut tuote tai variantti muuttuu taas saatavaksi (käytännössä saldo palautuu positiiviseksi), järjestelmä tarkistaa avoimet saatavuuspyynnöt.
4. Täsmääville pyynnöille lähetetään ilmoitussähköposti.
5. Lähetetyt pyynnöt merkitään käsitellyiksi, jotta ne eivät laukea uudelleen myöhemmissä päivityksissä.

Tämä tarkoittaa, että ilmoitus voi lähteä sekä Hallintapaneelin manuaalisesta varastontäydennyksestä että ERP:stä tulleesta restock-päivityksestä.

Miten varastontäydennys laukaisee ilmoituksen?

Kun tuotteen tai variantin saldoa lisätään (Hallintapaneelissa tai ERP-tuonnissa), järjestelmä toimii näin:

1. Järjestelmä etsii avoimet pyynnöt samalle tuotteelle.
2. Jos pyyntö on varianttikohtainen, järjestelmä varmistaa, että täydennetty variantti täsmää pyyntöön.
3. Täsmääville pyynnöille lähetetään ilmoitussähköposti.
4. Lähetetyt pyynnöt päivitetään käsitellyiksi.

• Ilmoitus lähtee oikeille vastaanottajille.
• Sama pyyntö ei laukea jatkuvasti uudelleen.

Miten kysyntää seurataan ja priorisoidaan?

Kysyntää voi seurata Hallintapaneelin raportista:

• Raportit > Pyydetyt tuotteet

Raportti näyttää esimerkiksi:

• avoimien pyyntöjen määrää tuotteittain
• pyyntöjen jakautumista valinnoittain
• suodatusmahdollisuuksia (esim. aikarajaus, valmistaja)

Raporttia kannattaa käyttää ostojen priorisointiin:

• tunnista tuotteet ja valinnat, joihin on eniten ilmoituspyyntöjä
• kohdista täydennyksiä kysyntädatan perusteella

Mistä seurataan ja missä toimitaan?

• Kysyntäraportti: Hallintapaneeli: Raportit > Pyydetyt tuotteet
• Varastontäydennys: lisää tuotteen tai variantin saldoa Hallintapaneelissa tai tuo uusi saldo ERP:stä (sama logiikka käsittelee ilmoituspyynnöt)

Rajat ja huomioitavat asiat

1. Raportti on ensisijaisesti määräpohjainen priorisointinäkymä, ei täydellinen "kuka pyysi mitä" -asiakaslista.
2. Yksi aktiivinen pyyntö per sähköposti-tuote-varianttiyhdistelmä estää pyyntöjen ylikertymää.
3. Kieli- ja domain-tiedot vaikuttavat lähtevän ilmoituksen sisältöön ja linkitykseen.
4. Ilmoitus lähtee varastontäydennyksen yhteydessä, ei heti pyynnön jättöhetkellä.
5. ERP-päivitys ei ohita pyynnön tilalogiikkaa: vain avoimet pyynnöt käsitellään.
6. Jos sama pyyntö on jo käsitelty, myöhemmät ERP-saldopäivitykset eivät laukaise samaa pyyntöä uudelleen.

Pika-FAQ

Miksi en saa useita ilmoituksia samasta tuotteesta?

Järjestelmä estää saman aktiivisen pyynnön monistumisen samalle sähköposti-tuote-varianttiyhdistelmälle. Tämä ehkäisee roskapostia ja turhia tuplailmoituksia.

Miksi ilmoitus ei lähde heti pyynnön jälkeen?

Ilmoituspyyntö tallennetaan odottamaan varastontäydennystä. Sähköposti lähtee vasta, kun tuotetta tai varianttia lisätään varastoon.

Miksi ilmoitus tuli vain yhdelle variantille?

Jos pyyntö on tehty tietylle varianttiyhdistelmälle, ilmoitus lähetetään vain, kun juuri kyseinen yhdistelmä täyttyy varastoon.

Lähettääkö ERP-päivitys (esim. Lemonsoft/Tehden) myös saatavuusilmoitukset?

Kyllä. Jos ERP:n saldopäivitys palauttaa aiemmin loppuneen tuotteen tai variantin saataville, järjestelmä käsittelee avoimet pyynnöt samalla logiikalla kuin manuaalisessa varastontäydennyksessä.

Mistä näen eniten pyydetyt loppuneet tuotteet?

Hallintapaneelissa kohdasta Raportit > Pyydetyt tuotteet. Raportti auttaa tunnistamaan, mitä kannattaa täydentää ensin.

Tarkistuslista käyttöönottoon

1. Frontendissä on näkyvä saatavuusilmoitustoiminto loppuneille tuotteille ja valinnoille.
2. Frontend lähettää ilmoituspyynnön saatavuusilmoitusten palveluun.
3. Pyyntö sisältää tuotetunnisteen, asiakkaan sähköpostin sekä tarvittaessa variantti- ja valintatiedot, ja mukana on myös honeypot-kenttä.
4. Käyttäjälle näytetään selkeä onnistumis- ja virhepalautteistus.
5. Ylläpito osaa seurata kysyntää raportista Raportit > Pyydetyt tuotteet.
6. On sovittu prosessi, miten raportin perusteella priorisoidaan ostot ja täydennykset.
7. Testattu vähintään kolme tapausta: variantti loppu, variantiton loppu, varastontäydennys laukaisee ilmoituksen.
8. Testattu ERP-tapaus: aiemmin loppunut tuote tai variantti saa positiivisen saldon ERP:stä ja avoimet pyynnöt käsitellään oikein.

Yhteenveto

Saatavuusilmoitukset keräävät loppuneiden tuotteiden kysynnän talteen, lähettävät ilmoituksen vasta varastontäydennyksessä ja tarjoavat Hallintapaneelissa raportin, jolla täydennykset voidaan priorisoida. Seuraava toimenpide on varmistaa, että sekä verkkokaupan käyttöliittymä että varastosaldon päivitys (Hallintapaneeli ja/tai ERP) on testattu läpi yllä olevan tarkistuslistan mukaan.

Avainsanat

• saatavuusilmoitus
• varastovahti
• loppunut tuote
• variantti ja valinnat
• Hallintapaneeli Raportit Pyydetyt tuotteet
• ERP varastosaldo
• restock ilmoitus
• kysynnän seuranta