Synkronoinnin järjestys

Lemonsoft-asiakastilin synkronointi on osa tilauksen ERP-vientiä. AI Commerce käsittelee asiakkaan ja yhteyshenkilön ennen kuin tilaus lisätään Lemonsoft-jonoa varten. Tarkista ensin kohdasta Asetukset → Integraatiot, että Lemonsoft ERP on käytössä ja että Lemonsoftin API-verkkotunnus sekä muut integraatioasetukset ovat oikein. Näkymä on vain luku, ja salaiset arvot esitetään peitettyinä.

Tilauksen jonotus edellyttää asiakkaan Lemonsoft-ID:tä, asiakasnumeroa ja yhteyshenkilön Lemonsoft-ID:tä. Lisäksi tilauksella pitää olla vähintään yksi tuoterivi. Jos jokin edellytys puuttuu, tilausta ei lisätä Lemonsoftin /api/orders-jonoon.

Asiakkaan tunnistus tai luonti

Lemonsoft-asiakkaan tunnistus alkaa yritysasiakkaalla AI Commercen asiakastietueen tunnistekentästä. Kentän tekninen nimi on entry_vatid, ja suomalaisessa ylläpidossa se esitetään Y-tunnuksena. Jos tunnistetta ei ole, haku tehdään yrityksen nimellä. Kuluttaja-asiakas haetaan sähköpostiosoitteella.

Nykyinen tunnistehaku voi hyväksyä Lemonsoftin palauttaman ensimmäisen osuman. Nimihaussa olemassa oleva asiakas hyväksytään vain, jos nimi vastaa täsmälleen AI Commercen nimeä. Varmista siksi ennen vientiä, että Y-tunnus, yrityksen nimi ja sähköpostiosoite ovat oikein ja yksilöivät yhden asiakkaan. Älä päättele oikeaa linkitystä samankaltaisen nimen perusteella.

Jos hyväksyttävää asiakasta ei löydy, integraatio luo Lemonsoftiin asiakkaan ja tallentaa AI Commerceen Lemonsoftin asiakas-ID:n sekä asiakasnumeron. Jos haku palauttaa useita mahdollisia asiakkaita tai tunnisteen omistajuus on epäselvä, keskeytä vienti ja selvitä oikea asiakas ennen uudelleenyritystä.

Linkitetyn asiakkaan päivitys

Lemonsoftiin linkitetyn asiakkaan päivitys tehdään ennen tilausvientiä, jos asiakkaalla ei ole ERP-lukitusta. Integraatio päivittää seuraavat tiedot:

• nimi ja nimen toinen rivi
• sähköpostiosoite ja puhelinnumero
• Y-tunnus
• toimitusosoitteen katuosoite, postinumero, postitoimipaikka ja maa
• laskutusnimi ja laskutusosoite
• mahdolliset laskutuskoodi- ja verkkolaskutiedot.

ERP-lukittu asiakas säilyttää Lemonsoftin tiedot eikä sitä päivitetä AI Commercen arvoilla. Selvitä tietojen omistaja ennen lukituksen muuttamista; älä poista lukitusta vain viennin läpiviemiseksi.

Yhteyshenkilön tunnistus ja päivitys

Integraatio hakee yhteyshenkilöä kyseisen Lemonsoft-asiakkaan alta ensin sähköpostiosoitteella. Jos sähköpostiosumaa ei löydy, se vertaa yhteyshenkilön koko nimeä täsmällisesti. Nykyinen sähköpostihaku voi hyväksyä ensimmäisen osuman, joten saman sähköpostiosoitteen jakavat yhteyshenkilöt pitää erotella ennen vientiä.

Jos yhteyshenkilöä ei löydy, integraatio luo sen ja tallentaa Lemonsoftin yhteyshenkilö-ID:n AI Commerceen. Linkitetyn ja lukitsemattoman yhteyshenkilön nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero päivitetään ennen tilauksen jonotusta.

Tilaukselle siirtyvät yhteystiedot

Lemonsoft-tilauksen yhteystietokentät muodostetaan näin:

Tarkista erityisesti tilanteet, joissa laskutus- ja vastaanottajayhteyshenkilö ovat eri henkilöt. Nykyinen vienti käyttää molemmissa sähköposti- ja puhelinkentissä asiakkaan yhteystietoja.

Kun tilausta ei jonoteta

Jos asiakas-ID, asiakasnumero tai yhteyshenkilö-ID puuttuu, tilaukselle kirjoitetaan kommentti, jossa luetellaan puuttuvat ERP-linkitykset, eikä tilausta jonoteta. Myös tyhjä tuoteriviluettelo estää vientipaketin muodostamisen.

Korjaa ensin asiakkaan tunnistetiedot, yhteyshenkilö tai tilauksen tuoterivit. Avaa sitten tilauksen tiedot ja käytä Lähetä uudelleen ERP:hen -toimintoa vain, jos se on saatavilla ja olet varmistanut oikean asiakkaan. Tarkista vahvistusikkunasta ERP-käsittelijä ennen lähettämistä. Jos yritys epäonnistuu, ota talteen pyyntötunniste ja virhekoodi; älä tee toistuvia uudelleenlähetyksiä tai aseta Lemonsoft-ID:tä käsin ilman vahvistettua omistajuutta.

Onnistunut asiakas- ja yhteyshenkilökäsittely ei vielä tarkoita, että tilaus olisi kirjattu Lemonsoftiin. Tilaus käsitellään erillisessä jonossa, ja vasta Lemonsoftin vastaus tallentaa tilaukselle ERP-tilaus-ID:n ja tilausnumeron.