Tarkista, missä liiteosio on käytössä

AI Commerce -tilausten ja tarjouspyyntöjen liitetiedostoista kaupan asiakasnäkymä näyttää latauksen tarjouspyyntövirrassa. Tavallinen kassa ei käyttöliittymässä näytä tilausliitteiden latausosiota, vaikka taustajärjestelmä pystyy tallentamaan tilaukseen liiteosoitteita. Älä siksi lupaa asiakkaalle, että liite voidaan lisätä jokaiseen tavalliseen tilaukseen.

Tarjouspyynnössä liiteosio näkyy lähetysvaiheen yhteydessä nimellä Liitä tiedostoja tarjouspyyntöön. Näkyvä ohjeteksti voi olla kauppakohtainen. Jos osiota ei näy, kyseinen asiointivirta tai kaupan toteutus ei tarjoa liitteiden lisäämistä.

Varmista ennen tiedoston valintaa, että olet lähettämässä tarjouspyyntöä etkä tavallista tilausta. Jos tavallinen tilaus tarvitsee liitteen, sovi kauppiaan kanssa hyväksytty vaihtoehtoinen toimitustapa.

Lisää tiedosto tarjouspyyntöön

AI Commerce -tarjouspyyntöön lisätään yksi tiedosto kerrallaan. Valitse Valitse tiedosto, etsi tiedosto laitteeltasi ja vahvista valinta. Lataus käynnistyy heti, ja onnistuneesti lisätty tiedosto näkyy listassa tiedostonimellä.

Odota, että tiedosto näkyy luettelossa ennen tarjouspyynnön lähettämistä. Jos lataus epäonnistuu, tiedostoa ei pidä olettaa liitetyksi, vaikka se olisi valittu laitteelta. Korjaa näytetty virhe ja valitse tiedosto uudelleen.

Toista vaiheet jokaiselle tarvittavalle liitteelle. Nimeä tiedostot niin, että vastaanottaja tunnistaa niiden tarkoituksen, mutta älä sisällytä tiedostonimeen tarpeettomia henkilötietoja tai luottamuksellisia tunnisteita.

Käytä sallittua tiedostotyyppiä ja kokoa

AI Commerce -tarjouspyynnön liitteen enimmäiskoko on 10 MB tiedostoa kohti. Palvelin hyväksyy kuvatiedostot ja PDF-tiedostot. Tiedostovalitsin voi näyttää myös muita tiedostoja, mutta palvelin hylkää tyypin, joka ei ole kuva tai PDF.

Tarkista tiedoston koko ja avaa tiedosto omalla laitteellasi ennen latausta. Jos kuva on liian suuri, pienennä sen mittoja tai pakkausta. Jos asiakirja ylittää rajan, pienennä PDF-tiedostoa tai jaa sisältö useaan tarkoituksenmukaisesti nimettyyn tiedostoon.

Liite tallennetaan latauksessa erilliseen säilöön ja tarjouspyyntöön välitetään sen osoite. Lähetä vain aineistoa, jonka kauppiaalla ja palvelun käsittelijöillä on oikeus vastaanottaa. Älä käytä liitetoimintoa salasanojen, salaisten avainten tai maksukorttitietojen toimittamiseen.

Poista väärä liite ennen lähettämistä

AI Commerce -tarjouspyynnön liiteluettelossa jokaisella tiedostolla on poistopainike. Valitse poistopainike, jos tiedosto on väärä, vanhentunut tai liitetty vahingossa. Varmista, että tiedostonimi poistuu luettelosta ennen pyynnön lähettämistä.

Poistaminen luettelosta estää osoitteen lähettämisen tarjouspyynnön mukana. Käyttöliittymä ei kuitenkaan todista käyttäjälle, onko jo ladattu säilöobjekti poistettu heti palvelimelta. Älä lataa arkaluonteista tiedostoa kokeeksi; ilmoita vahinkolatauksesta kauppiaalle tai tukeen organisaation tietoturvaprosessin mukaan.

Tarkista lopuksi kaikki tiedostonimet, tarjouspyynnön tuotteet ja yhteystiedot. Lähetä tarjouspyyntö vasta, kun luettelossa ovat vain vastaanottajalle tarkoitetut liitteet.

Tarkista liitteet lähettämisen jälkeen

AI Commerce välittää tarjouspyynnön mukana liitettyjen tiedostojen osoitteet. Tarjouspyynnön sähköpostikoosteessa ne näytetään Liitetiedostot-otsikon alla linkkeinä. Varmista vastaanottajalta, että tarvittavat linkit näkyvät ja tiedostot voidaan avata käyttöoikeuksien puitteissa.

Tavallisen tilauksen vahvistus-PDF osaa näyttää Liitetiedostot-osion, jos tilauksen tietoihin on tallennettu liiteosoitteita tuetun prosessin kautta. Tämä ei tarkoita, että tavallinen kassa tarjoaisi asiakkaalle lataustoiminnon. Tarjouspyynnön liite ei myöskään automaattisesti todista, että sama tiedosto siirtyy myöhemmin syntyvälle tilaukselle.

Jos liite puuttuu, kerro kauppiaalle tarjouspyynnön tai tilauksen tunniste, tiedostonimi ja lähetysaika. Älä lähetä samaa arkaluonteista aineistoa suojaamattomassa viestissä vian kiertämiseksi.

Jos liiteosiota ei näy

AI Commerce -tarjouspyynnön liiteosio kuuluu tarjouspyyntönäkymään. Jos se puuttuu, tarkista ensin, oletko oikeassa asiointivirrassa ja kirjautuneena kaupan edellyttämällä tavalla. Päivitä sivu vain, jos muut syötetyt tiedot voidaan turvallisesti säilyttää tai syöttää uudelleen.

Jos ongelma jatkuu, ota yhteys kauppiaaseen. Kerro sivun osoite, ajankohta, käytetty selain, näkyvä virhe ja se, oliko kyse tarjouspyynnöstä vai tavallisesta tilauksesta. Kauppias voi vahvistaa, onko tarjouspyyntötoiminto käytössä ja miten liite toimitetaan turvallisesti.

Liitteiden tuettu pääpolku on tarjouspyyntö: valitse sallittu enintään 10 MB:n kuva tai PDF, odota latauksen valmistumista, tarkista luettelo ja lähetä pyyntö. Tavallisen tilauksen kassaliite tarvitsee erillisen tuotepäätöksen ja toimivan käyttöliittymäkytkennän ennen kuin sitä voidaan ohjeistaa yleisenä ominaisuutena.