Tilausten statukset kertovat yhdellä silmäyksellä, missä vaiheessa kukin tilaus on. Kun statuksia hallitaan oikein ja ERP-mappaukset on määritelty oikein, säästät aikaa, vältät virheitä ja varmistat, että tiedot pitävät paikkaansa myös ulkoisissa järjestelmissä.

Vaiheittainen ohjeistus

1. Avaa Hallintapaneeli
   Valitse Local & Taxes > Order Status.
2. Luo uusi status
   Valitse Insert, nimeä status (esim. Osatoimitus) ja tallenna.
3. Muokkaa olemassa olevaa statusta
   Valitse status listalta ja paina Edit. Voit vaihtaa nimen, väri-koodin, API ID:n ja muut kentät.
   Huomio: Jos näet viestin “Warning. System is managing this status. Do not alter the meaning.”, voit muuttaa nimeä, mutta et statuksen merkitystä. Esimerkiksi toimitetuksi merkityn statuksen nimeä voi muuttaa muotoon Rahditettu, Postitettu tai Toimitettu, mutta ei Peruutettu.
4. Hyödynnä automaattiset päivitykset
   AI Commerce voi muuttaa statuksia automaattisesti omien toimintojensa yhteydessä. Osoitekortin tulostus muuttaa statuksen automaattisesti Pakataan-tilaan. Kun kaikki tuotteet on pakattu ja seurantakoodi syötetty, status päivittyy automaattisesti Lähetetty-tilaan.
5. Värikoodaa statukset
   Valitse Color code ja aseta selkeät värit (esim. punainen = Kesken, vihreä = Toimitettu) nopeaa silmäilyä varten.
6. Synkronoi ulkoiseen järjestelmään
   Jos toimintoa tukeva integraatio on käytössä ja haluat siirtää statuksen AI Commercesta ulkoiseen järjestelmään, rastita Sync orders to external API at this order status level, jotta status siirtyy ERP:lle.
7. Mäppää ERP-koodit
   Jos integraatiossa käytetään ERP-statusten mappausta, varmista että Orderstatus-sivun “API ID” vastaa ERP-järjestelmän tilakoodia. Tallenna muutokset ja odota synkronointia integraation aikataulun mukaan.

Synkronoinnin periaatteet

• Tilaustilojen synkronointi toimii vasta, kun ERP-statukset on kytketty verkkokaupan statuksiin.
• Synkronoinnin suunta on kauppakohtainen: joissakin integraatioissa AI Commerce siirtää tilat ERP:lle, ja joissakin ERP päivittää tilat AI Commerceen.
• Kaksisuuntaista synkronointia ei suositella, koska se voi aiheuttaa konflikteja ja ristiriitoja. Kauppiaan tulee päättää integraatiolle yksi ensisijainen suunta.
• Ajoitus riippuu rajapinnasta: AI Commerce voi hakea statuksia ERP:stä esimerkiksi ajastetusti, tai ERP voi ilmoittaa muutoksista tapahtumien yhteydessä. ERP:stä tulevat muutokset päivittyvät vain silloin, kun ERP todella ilmoittaa ne integraatiolle.
• Jos ERP:ssä on tilauksen tila, jolle ei ole vastinetta verkkokaupassa, tilauksen tila pysyy ennallaan.
• Tilausten tilat ja niiden käyttö voivat olla kauppakohtaisia, ja mappaus on kauppiaan vastuulla.

Tilausten manuaalinen muokkaus

• Tyypilliset ERP-integraatiot eivät tue tilausrivien tai summan muuttamista AI Commercen puolella jälkikäteen.
• Kaksisuuntainen, automaattinen muokkaus vaatii erillisen kehitysprojektin, koska muokkausskenaarioita on paljon.
• Tee tarvittavat muutokset ensisijaisesti siinä järjestelmässä, joka on valittu integraation ohjaavaksi lähteeksi, ja anna rajapinnan siirtää päivitetyt tiedot toiseen suuntaan asiakkaan näkyville.

Lisävinkit

• Voit poistaa tai korvata statuksen, jos se ei ole järjestelmän hallinnoima.
• Suosituimpia oletusstatuksia ovat Vastaanotettu, Pakataan ja Lähetetty – mutta nimen voit räätälöidä liiketoimintaasi sopivaksi, kunhan statuksen merkitys ei muutu.
• Massatulostus “Order packing process” muokkaa statuksen automaattisesti Pakataan-tilaan käsittelyn yhteydessä.
• Jos statuksella näkyy varoitusteksti, tarkista ennen muutoksia, että nimi, merkitys, automaatiot ja mahdolliset integraatiot pysyvät edelleen loogisesti samana.

Yhteenveto

Hallinnoimalla statukset keskitetysti Hallintapaneelissa, määrittämällä API ID -mappaukset oikein ja valitsemalla integraatiolle yhden selkeän synkronointisuunnan pidät tilaustiedot ajantasaisina, tehostat käsittelyä ja varmistat sujuvan tiedonsiirron AI Commerce -alustan ja ERP-järjestelmäsi välillä.