Mitä tilausten tilojen hallinta muuttaa

Tilausten tilojen katalogi määrittää operaattoreille valittavat tilat, niiden kielikohtaiset nimet, pysyvän sisäisen koodin, värin ja uusien tilausten oletustilan. Hallintapaneelin reitti on /orders/statuses, jonka voi avata kohdasta Tilaukset → Tilausten tilat.

Tilakoodi voi ohjata pakkausta, toimitusta, peruutusta, raportointia tai integraatiota. Nimen tai värin muutos on käyttöliittymämuutos, mutta koodin tai oletuksen muutos voi muuttaa järjestelmän toimintaa. Varmista siksi vaikutukset, integraation omistaja ja palautussuunnitelma ennen muutosta.

Luo tilauksen tila

Luo tilauksen tila näin:

1. Avaa Tilausten tilat ja valitse Uusi tila.
2. Anna pysyvä sisäinen Koodi. Käytä sovittua, yksilöllistä koodia; älä käytä ERP:n tilakoodia ilman hyväksyttyä kartoitusta.
3. Valitse Väri, jolla tila näkyy Hallintapaneelin taulukoissa.
4. Anna nimi jokaisella kaupan datakielellä.
5. Valitse tarvittaessa Tee tästä tilausten oletustila.
6. Valitse tarvittaessa Vaadi maksu tai laskunumero ennen tätä tilaa. Kun valinta on käytössä, tilaus tarvitsee maksuviitteen tai laskunumeron ennen tilaan siirtämistä.
7. Valitse Luo tila ja varmista, että uusi tila näkyy oikealla koodilla, nimillä ja värillä.

Esimerkiksi Osatoimitus voi olla liiketoiminnalle sopiva nimi, mutta sen koodi ja automaatiomerkitys pitää määrittää erikseen. Pelkkä nimi ei tee tilasta toimitettua, peruutettua tai ERP:hen synkronoitavaa.

Muokkaa olemassa olevaa tilaa

Muokkaa tilausten tilaa avaamalla rivin Toiminnot → Muokkaa. Voit päivittää kielikohtaisia nimiä, sisäistä koodia, väriä, oletustilaa ja maksun tai laskunumeron vaatimusta.

Pidä merkitys ennallaan, kun muutat vain nimeä. Esimerkiksi toimitettua tarkoittavan tilan nimi voi olla liiketoiminnan sanaston mukaan Lähetetty, Postitettu, Rahditettu tai Toimitettu, mutta sitä ei saa nimetä Peruutetuksi, jos koodi ja automaatiot tarkoittavat edelleen toimitusta.

Älä muuta pakkaus-, valmis-, toimitus- tai peruutuskoodia pelkän tekstimuutoksen yhteydessä. Näkymä ei merkitse järjestelmän käyttämiä koodeja varoituksella eikä estä niiden muokkaamista. Tarkista koodin käyttö koodirekisteristä, automaatioista ja integraatiosta ennen tallennusta.

Nykyistä oletustilaa ei voi poistaa eikä poistaa oletukselta suoraan. Valitse ensin toinen tila oletukseksi, jos oletus pitää siirtää.

Poista tila turvallisesti

Valitse tilan riviltä Toiminnot → Poista. Poistovahvistus tarkistaa, onko tila oletus ja kuinka monella tilauksella sitä käytetään.

Tilausta ei voi poistaa, jos se on uusien tilausten oletustila tai käytössä vähintään yhdellä tilauksella. Käyttötietojen latausvirhe estää poiston. Älä kierrä estoa tietokantamuutoksella; siirrä ensin oletus ja suunnittele olemassa olevien tilausten hallittu siirtymä sekä historiatietojen säilyminen.

Varmista onnistuneen poiston jälkeen, ettei tila enää näy katalogissa tai uuden tilamuutoksen valinnoissa.

Vaihda yksittäisen tilauksen tila

Avaa tilaus ja valitse Vaihda tila. Valitse kaupan tilakatalogista uusi tila, lisää tarvittaessa kommentti tilahistoriaan ja valitse, lähetetäänkö asiakkaalle ilmoitus. Tallenna valitsemalla Tallenna tila.

Jos uusi tila vaatii maksun tai laskunumeron, tilauksella pitää olla maksuviite tai laskunumero. Tilamuutos ja historia tallennetaan ensin. Asiakassähköpostin tai ulkoisen synkronoinnin epäonnistuminen voidaan sen jälkeen näyttää erillisenä varoituksena; se ei tarkoita, että tallennettu tilamuutos olisi peruttu. Tarkista tilan historia ja ota pyyntötunniste talteen ennen uutta yritystä.

Huomioi automaattiset tilamuutokset

Tilausten automaattiset tilamuutokset käyttävät sisäisiä tilakoodeja. Nykyinen pakkauspolku voi merkitä tilauksen pakatuksi, kun kaikki tuoterivit on vahvistettu, ja siirtää sen lopulliseen toimitus- tai noutotilaan seurantakoodin perusteella. Myös kuljetusliittymän onnistunut lähetyksen luonti voi kirjata toimitustilan ja seurantatiedon.

Osoitekortin tai pakkauslistan tulostaminen yksin ei ole Hallintapaneelin yleinen sääntö tilauksen siirtämiseksi Pakataan-tilaan. Testaa hyväksytyllä testitilauksella koko pakkaus- ja toimituspolku, jos muutat siihen liittyvän tilan nimeä tai koodia.

Hallitse ERP-synkronointi integraatiokohtaisesti

Tilausten tilakatalogissa ei ole tilauksen tilan API-ID-kenttää eikä tilakohtaista ulkoiseen rajapintaan lähettämisen valintaa. Älä siis päättele sisäisestä koodista suoraan ERP:n tilakoodia tai luvata yleistä kaksisuuntaista synkronointia.

Tilamuutoksen jälkeen AI Commerce voi lähettää tilauksen Deconetworkiin tai Tehdeniin, jos kyseinen kauppakohtainen integraatioasetus on käytössä. Synkronointi tapahtuu tallennuksen jälkeen ja voi palauttaa näkyvän varoituksen ilman tilamuutoksen perumista. Lemonsoftin ja muiden ERP-järjestelmien tilojen nouto, koodikartoitus ja ajoitus ovat integraatiokohtaisia.

Määritä jokaiselle integraatiolle yksi nimetty omistaja ja dokumentoi erikseen:

• synkronoinnin suunta
• AI Commercen sisäinen tilakoodi ja ulkoisen järjestelmän vastine
• muutoksen käynnistävä tapahtuma tai ajastus
• tuntemattoman ulkoisen tilan käsittely
• konfliktin, viiveen ja epäonnistumisen käsittely
• turvallinen uusintayritys ja audit trail.

Tee tilauksen rivien, summien ja muiden liiketoimintatietojen korjaukset niiden nimetyn lähdejärjestelmän kautta. Älä oleta, että tilasynkronointi siirtää jälkikäteen kaikki tilausmuutokset tai että kaksisuuntainen synkronointi ratkaisee ristiriidat automaattisesti.

Varmista muutos

Varmista luonnin tai muokkauksen jälkeen vähintään nämä asiat:

1. Koodi on yksilöllinen ja vastaa sovittua merkitystä.
2. Nimi näkyy oikein jokaisella datakielellä.
3. Väri erottuu tilausluettelossa.
4. Oletustila koskee vain uusia tilauksia tarkoitetulla tavalla.
5. Maksu- tai laskunumerovaatimus estää ja sallii oikeat siirtymät.
6. Tilahistoria ja mahdollinen asiakasilmoitus vastaavat valintaa.
7. Pakkaus-, toimitus- ja ERP-polut tuottavat odotetun tilan ilman synkronointivaroituksia.

Jos jokin kohta epäonnistuu, säilytä tilauksen ID, vanha ja uusi tila, pyyntötunniste sekä integraation varoituskoodi. Palauta hyväksytyllä suunnitelmalla; älä nimeä tai koodaa tilaa uudelleen virheen peittämiseksi.