Mitä yrityslasku tarkoittaa

AI Commercen yrityslasku on maksutapa, jossa verkkokaupan omistaja laskuttaa asiakkaan omalla luotto- ja tappioriskillään. Laskutus käsitellään kauppiaan omien laskutuskäytäntöjen mukaisesti, tavallisesti sisäisessä myyntireskontrassa tai ERP-järjestelmässä. Maksutapaa voidaan käyttää esimerkiksi yrityksen projektinumeron, työmaan numeron tai muun sisäisen maksuviitteen keräämiseen.

Yrityslasku, laskutusviite ja verkkolaskutiedot ovat eri asetuksia. Maksutavan näkyvyys rajaa, kuka voi valita yrityslaskun. Laskutusviitteen pakollisuus määrää, pitääkö viite antaa. Verkkolaskuosoite ja Verkkolaskuoperaattori tarvitaan vasta, kun laskun toimitustavaksi valitaan verkkolasku. Tarkista kaikki kolme kokonaisuutta ennen käyttöönottoa.

Rajaa yrityslasku yritysasiakkaille

Yrityslaskun asiakastyyppirajaus määritetään adminissa kohdassa Konfiguraatiot > Maksutavat. Avaa yrityslaskun maksumoduuli ja muuta asetusta MODULE_PAYMENT_LASKU_CUSTOMER_TYPE eli asiakastyypin mukaan sallimista. Kun arvoksi valitaan yritysasiakas, yrityslasku näytetään vain yritystiliksi tunnistetulle asiakkaalle; yksityisasiakas ei saa maksutapaa valittavaksi.

Yritysasiakasrajaus ei nykyisessä toteutuksessa sisällä yksityiseksi elinkeinonharjoittajaksi merkittyä asiakasta, vaikka tili muutoin tunnistettaisiin yritykseksi. Maksumoduulin muutokset tallentuvat asetuseditorin kautta automaattisesti. Testaa näkyvyys erillisellä yritys-, kuluttaja- ja tarvittaessa toiminimitilillä ennen käyttöönottoa, jotta asiakasluokittelu vastaa laskutuskäytäntöä.

Pakota laskutusviite kaikille yrityslaskun käyttäjille

Yrityslaskun globaali laskutusviitepakko asetetaan adminin Konfiguraatiot-näkymässä asetuksella REQUIRE_REFERENCE_INVOICE. Kun arvo on true, jokaisen yrityslaskua käyttävän asiakkaan on annettava laskutusviite ennen laskun toimitustavan valintaa. Arvolla false globaalia pakkoa ei ole.

Globaali asetus on ensisijainen pakko: jos REQUIRE_REFERENCE_INVOICE on true, yksittäisen asiakkaan valinnan poistaminen ei tee viitteestä vapaaehtoista. Käytä globaalia asetusta silloin, kun esimerkiksi projektinumero, työmaan numero tai muu sisäinen tunniste vaaditaan jokaiselta yrityslaskutilaukselta. Muutos tehdään asetuseditorissa ja tallennetaan sen käyttöliittymän mukaisesti.

Pakota laskutusviite vain valituille asiakkaille

Asiakaskohtainen laskutusviitepakko määritetään adminissa avaamalla asiakas kohdasta Asiakkaat. Asiakkaan Verkkolasku-ryhmässä ovat Laskutusviite ja kytkin Viite pakollinen. Ota kytkin käyttöön asiakkaalta, jonka on aina ilmoitettava esimerkiksi oma projekti- tai työmaatunnisteensa yrityslaskulla tilatessaan; kenttämuutos tallentuu automaattisesti.

Pidä samalla globaali REQUIRE_REFERENCE_INVOICE arvossa false, jos viite halutaan pakolliseksi vain valituille asiakkaille. Kassan sääntö on looginen TAI: laskutusviite vaaditaan, kun joko globaali asetus tai asiakkaan Viite pakollinen on käytössä. Testaa asiakaskohtainen toiminta yhdellä pakolliseksi merkityllä ja yhdellä tavallisella yritysasiakkaalla.

Täytä laskutusviite kassalla

Yrityslaskun laskutusviite täytetään kassalla ennen laskun toimitustavan valitsemista silloin, kun globaali tai asiakaskohtainen pakko on käytössä. Jos asiakas yrittää valita toimitustavaksi verkkolaskun tai sähköpostin viitteen ollessa tyhjä, valintaa ei hyväksytä ja kassalla näytetään ilmoitus Maksuviite on annettava yrityslaskulla tilatessa.

Puuttuva pakollinen kenttä merkitään kassalla virhetilaan, jotta asiakas näkee korjattavan kohdan ennen tilauksen lähettämistä. Viitteen arvo kulkee tilauksen laskutustietoihin ja sitä voidaan käyttää esimerkiksi ERP-järjestelmän myyntireskontrassa, jos kyseinen integraatio on toteutettu sitä varten. Varmista integraatiokohtaisesti, mihin kenttään viite viedään ja mitä muotoa se edellyttää.

Täytä verkkolaskuosoite ja operaattori

Verkkolaskun toimitustapa vaatii kassalla sekä Verkkolaskuosoitteen että Verkkolaskuoperaattorin. Jos jompikumpi tieto puuttuu, verkkolaskua ei voi valita. Kassa näyttää ilmoituksen, avaa verkkolaskutietojen muokkauksen ja vierittää näkymän oikeaan kohtaan, jotta asiakas voi täydentää puuttuvat tiedot tai vaihtaa laskun toimitustavaksi sähköpostin.

Verkkolaskutiedot tarkistetaan käyttöliittymässä valintatilanteessa ja uudelleen palvelimella tilauksen validoinnissa. Pelkkä laskutusviite ei korvaa verkkolaskuosoitetta tai operaattoria. Asiakkaan pysyvät Verkkolaskuosoite, Verkkolaskuoperaattori, Laskutusviite ja Viite pakollinen voidaan tarkistaa adminin asiakastiedoista ennen ensimmäistä verkkolaskutilausta.

Testaa yrityslaskun koko työnkulku

Yrityslaskun käyttöönotto testataan vähintään yritys- ja kuluttajatilillä. Varmista ensin, että maksutapa näkyy vain valitulle asiakastyypille. Tarkista sitten erikseen globaali laskutusviitepakko, asiakaskohtainen Viite pakollinen, sähköpostilaskun valinta sekä verkkolaskun valinta täydellisillä ja puuttuvilla verkkolaskutiedoilla.

Vahvista lopuksi, että valmis tilaus sisältää oikean laskutusviitteen, verkkolaskuosoitteen ja operaattorin sekä että käytössä oleva ERP- tai laskutusintegraatio vastaanottaa ne sovittuihin kenttiin. Näin maksutavan näkyvyys, kassalla tapahtuva välitön ohjaus ja tilauksen palvelinvalidointi tukevat samaa laskutusprosessia eivätkä virheet siirry vasta myyntireskontraan.