AI Commerce tukee yrityshierarkiaa, jossa jokaisella asiakasyrityksellä voi olla oma organisaatiotaso. Organisaation alle voidaan liittää kaikki yrityksen käyttäjät ja heidän asiakastilinsä. Yrityspäättäjät (pääkäyttäjät) näkevät tällöin kaikki organisaation tilaukset yhdestä näkymästä, voivat itse luoda ja hallita käyttäjiä sekä rooleja, rajoittaa maksutapoja ja halutessaan myös sulkea tunnuksia. Tämä vähentää verkkokaupan ylläpitäjien manuaalista työtä ja antaa yritysasiakkaille enemmän itsepalvelun mahdollisuuksia.

Yrityshierarkian perusidea ja roolit

Organisaatiohierarkiassa on kolme tasoa:

• Verkkokaupan ylläpitäjät (Hallintapaneeli) – luovat organisaatiot ja ensimmäiset pääkäyttäjät.
• Organisaation pääkäyttäjät – hallinnoivat oman yrityksensä käyttäjiä ja näkevät organisaation tilaukset.
• Organisaation käyttäjät – tilaavat, selaavat tuotteita tai vain katsovat tilauksia rooliensa mukaan.

Organisaation käyttäjälle valitaan rooli kentästä Organization Role, esimerkiksi:

• Admin – organisaation pääkäyttäjä, voi hallita muita käyttäjiä ja nähdä kaikki organisaation tilaukset.
• Orderer – käyttäjä, jolla on tilausoikeudet.
• Weaver (Viewer) tai organisaation jäsen – voi selata tuotteita esimerkiksi organisaation hinnoilla, mutta ei voi tehdä tilausta.

Lisäksi organisaatiotasolla voidaan kustomoinnilla lisätä toiminnallisuuksia, kuten rajoittaa maksutapoja (esimerkiksi lasku vain organisaatiolle, ei yksityisille asiakkaille).

Mistä organisaatioita luodaan ja muokataan? (Hallintapaneeli)

Organisaation luonti: Tools > Organizations

Verkkokaupan ylläpitäjä luo uudet organisaatiot Hallintapaneelista.

1. Kirjaudu AI Commercen Hallintapaneeliin.
2. Avaa valikko Tools > Organizations.
3. Napsauta painiketta Add organization.
4. Syötä organisaation tiedot:
   • Yrityksen nimi
   • Y-tunnus
5. Paina Save.
6. Toista vaiheet kaikille organisaatioille, joissa on yrityspäättäjä, joka haluaa hallita oman yrityksensä asiakastilejä.

Organisaation alle voidaan liittää asiakastilejä, mutta yrityspäättäjät eivät voi itse kaapata verkkokaupassa jo valmiiksi olemassa olevia tilitietoja suoraan oman organisaationsa alle. He voivat kuitenkin luoda uusia asiakastilejä käyttöliittymässä jatkossa.

Olemassa olevien asiakastilien liittäminen organisaatioon

Jos vanhoja asiakastilejä halutaan siirtää organisaation alle, tämän tekee verkkokaupan ylläpitäjä Hallintapaneelista.

Mistä editoidaan: Customer-välilehti

1. Siirry Hallintapaneelissa välilehdelle Customer.
2. Etsi haluttu asiakas ja klikkaa Edit.
3. Täytä seuraavat kentät:
   • Organization Name – valitse tai syötä organisaatio, johon asiakas liitetään.
   • Organization Role – valitse asiakkaan rooli (esimerkiksi Admin, Orderer tai Weaver).
4. Tallenna muutokset.
5. Siirtymällä uudelleen Tools > Organizations -näkymään näet organisaatio-sivulla kaikki asiakkaat, jotka kuuluvat kyseiseen organisaatioon.

Muista: jokaisessa organisaatiossa tulee olla vähintään yksi käyttäjä roolilla Admin, jotta organisaation sisäistä käyttäjähallintaa voidaan hoitaa itsepalveluna.

Organisaation käyttäjien hallinta verkkokaupan käyttöliittymässä

Kun organisaatiolle on liitetty vähintään yksi pääkäyttäjä (Admin), tämä käyttäjä näkee verkkokaupan käyttöliittymässä organisaatiosivun, josta hän voi hallinnoida oman yrityksensä käyttäjiä.

Mistä editoidaan organisaation pääkäyttäjänä

1. Kirjaudu verkkokauppaan organisaation Admin-käyttäjällä.
2. Avaa oma tilisi valikosta kohta Organisaatio.
3. Organisaatio-sivulla näkyvät samat organisaatiojäsenet, jotka näkyvät myös Hallintapaneelissa.

Uuden organisaatiokäyttäjän luominen

1. Organisaatio-sivulla klikkaa painiketta Lisää uusi.
2. Syötä käyttäjän tiedot:
   • Sähköpostiosoite (salasanaa ei tarvitse määritellä tässä vaiheessa).
   • Nimi ja rooli (esimerkiksi Admin, Orderer tai Viewer/organisaation jäsen).
3. Tallenna käyttäjä. Tämän jälkeen:
   • Sähköposti linkitetään organisaatioon.
   • Järjestelmä lähettää käyttäjälle sähköpostin, jossa pyydetään luomaan salasana tilille.
4. Kun käyttäjä luo salasanan, hän voi kirjautua verkkokauppaan ja käyttää tiliä normaalisti, organisaatioon liitettynä.

Olemassa olevan organisaatiokäyttäjän muokkaaminen

1. Organisaatio-sivulla valitse käyttäjä, jota haluat muokata.
2. Klikkaa painiketta Muokkaa.
3. Muuta tarvittaessa esimerkiksi:
   • Käyttäjän rooli (Admin, Orderer, Viewer jne.).
   • Käyttäjän tila, esimerkiksi sulje tunnus, jos käyttöoikeus halutaan poistaa.
4. Tallenna muutokset.

Ostooikeudet ja ostoskorin jakaminen

• Käyttäjät rooleilla Viewer tai organisaation jäsen voivat selata tuotteita organisaatiolle määritellyillä hinnoilla, mutta eivät voi tehdä tilausta.
• Tilausoikeuden omaava käyttäjä (Orderer tai Admin) voi tehdä tilauksia organisaation puolesta.
• On mahdollista lähettää ostoskori toiselle käyttäjälle, jolla on osto-oikeudet, ja tämä käyttäjä voi viedä tilauksen loppuun.

Organisaation pääkäyttäjä voi näin keskitetysti hallita, kuka saa tilata ja kuka voi ainoastaan tarkastella tuotteita ja hintoja.

Organisaation tilausten tarkastelu pääkäyttäjän näkymästä

Organisaation pääkäyttäjä näkee kaikki organisaation tilaukset verkkokaupan käyttöliittymässä omassa Tilaukset-näkymässään, ilman että hänen tarvitsee kirjautua erikseen muiden käyttäjien tileille.

• Pääkäyttäjä voi selata kaikkia organisaation tekemiä tilauksia.
• Tilauksista voidaan tulostaa esimerkiksi kuitteja kirjanpitoa varten.
• Tilausten etenemistä voidaan seurata yhdestä näkymästä ilman, että hänen tarvitsee pyytää lisätietoja muilta käyttäjiltä.

ERP-integraatio ja organisaatiot

Organisaatioita ei oletusarvoisesti hyödynnetä ERP-rajapinnoissa. Organisaatioiden ja ERP-järjestelmän välinen kytkentä tehdään tapauskohtaisesti erillisenä kustomointiprojektina asiakkaan liiketoimintamallin mukaan.

Esimerkki tyypillisestä ERP-kytkennästä:

• Asiakashinnat tuodaan ERP-järjestelmästä ja näytetään verkkokaupassa vain asiakkaille, jotka kuuluvat tiettyyn organisaatioon.
• Pelkkä sama Y-tunnus kuin ERP:ssä ei riitä – asiakkaan tulee olla liitetty oikeaan organisaatioon AI Commercessa, jotta organisaatiokohtaiset hinnat ja säännöt voidaan soveltaa oikein.

Jos tällaista kustomoitua ERP-liitosta tarvitaan, se toteutetaan erillisenä ERP-kehitysprojektina organisaation vaatimusten mukaisesti.

Yhteenveto ja suositeltu seuraava askel

Organisaatiohierarkia AI Commercessa mahdollistaa sen, että yrityspäättäjät näkevät yhdestä näkymästä kaikki oman organisaationsa tilaukset, hallitsevat käyttäjärooleja ja voivat rajoittaa esimerkiksi maksutapoja. Verkkokaupan ylläpitäjä luo organisaatiot ja ensimmäiset pääkäyttäjät Hallintapaneelissa, minkä jälkeen organisaation ylläpitäjät voivat itse hallita käyttäjiä ja heidän oikeuksiaan.

Suositeltu etenemistapa on luoda ensin keskeiset organisaatiot ja nimetä niihin pääkäyttäjät (Admin), liittää olemassa olevat asiakastilit oikeisiin organisaatioihin ja määritellä roolit. Tämän jälkeen organisaation pääkäyttäjät voivat hoitaa suurimman osan asiakastilien ylläpidosta itse.

Avainsanat

• organisaatiohierarkia
• organisaatiot AI Commerce
• B2B asiakastilit
• Organizations hallinta
• Organization Role Admin Orderer Viewer
• ERP-integraatio organisaatio
• yrityspäättäjä pääkäyttäjä
• verkkokaupan tilaukset organisaatio
• Tools Organizations
• organisaation käyttäjät ja roolit