Tässä ohjeessa käydään läpi, miten AI Commerce -kassalla käytetään yrityksen omaa laskua maksutapana, miten sitä rajataan vain yritysasiakkaille sekä miten maksuviitteen ja verkkolaskutietojen pakollisuus ja ehdollisuus määritellään. Oikeilla asetuksilla varmistat, että asiakkaat eivät voi tehdä virheellisiä tilauksia ja että laskutukseen tarvittavat tunnisteet tulevat aina mukaan esimerkiksi ERP-järjestelmän myyntireskontraan.

Mikä on yrityslasku AI Commerce -kassalla?

Yrityslasku on maksutapa, jossa verkkokaupan omistaja laskuttaa asiakkaan omalla luotto- ja tappioriskillään. Laskutus hoidetaan tällöin yrityksen omassa sisäisessä myyntireskontrassa, tyypillisesti ERP-järjestelmässä.

• Yrityslasku aktivoidaan AI Commerce -kassalle maksutapana.
• Tyypillinen käyttötapaus on B2B-myynti, jossa laskutus menee yrityksen omaan myyntireskontraan.
• Mahdollistaa omien laskutuskäytäntöjen ja tunnisteiden hyödyntämisen (esimerkiksi projektin tai työmaan numerot).

Yrityslaskun näyttäminen vain yritysasiakkaille

Useimmissa toteutuksissa yrityslasku halutaan näyttää vain yritysasiakkaille, ei kuluttajille. Tämä tehdään maksutavan hallinnan asetuksilla.

Mistä editoidaan: yrityslasku vain yritysasiakkaille

1. Kirjaudu AI Commerce -verkkokaupan Hallintapaneeliin.
2. Avaa maksutapojen hallinta.
3. Valitse yrityslasku-maksutapa.
4. Etsi asetus, jolla maksutapa rajataan vain yritysasiakkaille.
5. Tallenna muutokset, jotta yrityslasku näkyy kassalla ainoastaan yritysasiakkuuden täyttäville asiakkaille.

Maksuviite yrityslaskulla – pakottaminen ja ehdollistaminen

Maksuviite on erityisen hyödyllinen silloin, kun asiakkaan organisaatio edellyttää tiettyä viitettä laskulla tunnisteena. Esimerkkejä:

• Projektinumero
• Työmaan numero
• Muu sisäinen viite, jonka avulla isommissa organisaatioissa pysytään kartalla siitä, mihin tilaus liittyy

Maksuviite voidaan AI Commercessa pakottaa täytettäväksi kahdella tasolla:

• Globaalisti kaikille yrityslaskua käyttäville asiakkaille
• Asiakaskohtaisesti vain valituille asiakkaille

Mistä editoidaan: maksuviitteen pakotus globaalisti

Jos haluat, että maksuviite on pakollinen kaikille, jotka tilaavat yrityslaskulla:

1. Kirjaudu Hallintapaneeliin.
2. Siirry valikkoon Configuration > My Store.
3. Etsi asetus require billing reference for invoice.
4. Aseta tämä arvoon true, kun haluat pakottaa maksuviitteen kaikille yrityslaskun käyttäjille.
5. Tallenna muutokset.

Tämän jälkeen kassalla yrityslaskua käyttäessä maksuviite on pakollinen kaikille asiakkaille.

Mistä editoidaan: maksuviitteen pakotus vain osalle asiakkaista

Jos tarvitset maksuviitteen pakolliseksi vain valituille asiakkaille (esimerkiksi isommille organisaatioille tai tietyille sopimusasiakkaille):

1. Kirjaudu Hallintapaneeliin.
2. Siirry valikkoon Configuration > My Store.
3. Aseta "Require Billing Reference with Invoice" arvoon false, jotta se ei ole globaalisti pakollinen.
4. Siirry asiakashallintaan ja avaa halutun asiakkaan asiakaskortti.
5. Etsi asiakkaan tiedoista asetus “Billing Reference Required”.
6. Aseta tämä arvoon, joka pakottaa maksuviitteen kyseiselle asiakkaalle (true).
7. Tallenna asiakkaan tiedot.

Tämän jälkeen maksuviite on pakollinen ainoastaan niille asiakkaille, joiden asiakaskortilla require billing reference on aktivoitu.

Miten käyttöliittymä ohjaa maksuviitteen täyttämiseen

Käyttöliittymä on suunniteltu ohjaamaan asiakasta mahdollisimman intuitiivisesti, jotta virhetilanteet vältetään jo prosessin aikana.

1. Yrityslaskun valinta kassalla

• Asiakas valitsee kassalla maksutavaksi yrityslaskun.
• Jos maksuviite on asetettu pakolliseksi (globaalisti tai asiakaskohtaisesti), se on täytettävä ennen laskun lähetystavan valintaa.

2. Mitä tapahtuu, jos maksuviite puuttuu?

• Kun asiakas yrittää valita laskun lähetystavaksi esimerkiksi sähköpostin tai verkkolaskun, mutta maksuviite-kenttä on tyhjä ja asetettu pakolliseksi:
• Järjestelmä näyttää virheilmoituksen pop-up-ikkunassa, jossa kerrotaan, että maksuviite on pakollinen yrityslaskulla tilatessa.
• Maksuviitekenttä korostetaan punaisella kassalla, jotta asiakkaalle on visuaalisesti selkeää, mitä puuttuu.

Tämä tapa validoida kenttä juuri siinä vaiheessa, kun asiakas valitsee laskutavan tai laskun lähetystavan, on käyttäjäkokemuksen kannalta parempi kuin se, että virhe tulisi vasta tilausvaiheessa tilausta lähetettäessä.

Verkkolaskutietojen pakottaminen verkkolaskulähetystapaa käytettäessä

Jos asiakas haluaa käyttää laskun lähetystapana verkkolaskua, on verkkolaskutiedot oltava oikein täytettynä. Näihin kuuluvat esimerkiksi:

• Verkkolaskuoperaattorin tunnus (operaattoritunnus)
• Verkkolaskuosoite

Käyttöliittymän käyttäytyminen, kun verkkolaskutiedot puuttuvat

• Jos asiakas yrittää valita laskun lähetystavaksi verkkolaskun, mutta verkkolaskutiedot puuttuvat tai ovat tyhjät, järjestelmä ei anna valita verkkolaskua.
• Applikaatio avaa automaattisesti verkkolaskutietojen kentät kassalla näkyviin, jotta käyttäjä voi syöttää puuttuvat tiedot.
• Näkymä rullaa oikean kohdan kohdalle (verkkolaskutietojen alueelle), jolloin käyttäjän ei tarvitse etsiä oikeaa kenttää.
• Järjestelmä näyttää punaisella korostetun ilmoituksen siitä, että verkkolaskutiedot ovat pakolliset, jos verkkolaskulähetystapaa halutaan käyttää.

Näin varmistetaan, ettei asiakas voi vahingossa valita verkkolaskua lähetystavaksi ilman vaadittuja tietoja, ja ohjaus tapahtuu luontevasti juuri siinä vaiheessa, kun asiakas tekee valinnan.

Reaaliaikainen validointi uusimmassa kassaversiossa

Uusimmassa AI Commerce -kassaversiossa validointi tapahtuu reaaliaikaisesti vaihe vaiheelta, kun asiakas täyttää tietoja:

• Maksuviitteen pakollisuus tarkistetaan heti, kun laskutapa ja laskun lähetystapa valitaan.
• Verkkolaskutietojen pakollisuus tarkistetaan heti, kun asiakas valitsee verkkolaskun lähetystavaksi.
• Virheilmoitukset ja punaiset korostukset näytetään juuri sillä hetkellä ja kohdassa, missä virhe syntyy.

Tämä vähentää tilannetta, jossa asiakas käy koko tilausprosessin läpi ja saa vasta lopuksi virheilmoituksen. Sen sijaan asiakasta ohjataan vaiheittain, mikä parantaa sekä käyttökokemusta että tilausten onnistumisastetta.

Yhteenveto ja seuraavat askeleet

Yrityslaskun, maksuviitteen ja verkkolaskutietojen oikea konfigurointi AI Commercessa parantaa sekä laskutuksen laatua että kassakokemusta:

• Yrityslasku voidaan rajata näkyviin vain yritysasiakkaille.
• Maksuviite voidaan pakottaa globaalisti tai asiakaskohtaisesti.
• Käyttöliittymä ohjaa asiakasta täyttämään maksuviitteen ja verkkolaskutiedot oikealla hetkellä.
• Reaaliaikainen validointi minimoi virheelliset tilausyritykset.

Suositeltu seuraava toimenpide on tarkistaa nykyinen maksutapakonfiguraatio (yrityslaskun näkyvyys, maksuviitteen asetukset ja verkkolaskutiedot) ja varmistaa, että se vastaa yrityksesi laskutuskäytäntöjä ja asiakassegmentointia.

Hakusanat

• yrityslasku AI Commerce
• maksuviite pakollinen
• verkkolaskutiedot kassalla
• require billing reference for invoice
• require billing reference asiakaskortti
• yrityslasku vain yritysasiakkaille
• B2B maksutavat AI Commerce
• reaaliaikainen kassavalidointi
• ERP myyntireskontra laskutus
• verkkolaskulähetystapa pakolliset tiedot