Toimittajarekisterin käyttötarkoitus hankinnassa

Toimittajat-näkymä on ERP-työtilan hankintarekisteri. Siihen tallennat toimittajan tunniste- ja yhteystiedot, oletusvaluutan, maksu- ja toimitusehdot sekä sisäiset muistiinpanot. Sama toimittaja voidaan liittää tuotteisiin ja valita hankinnan työnkulkuihin.

Toimittajarekisteri on sisäinen. Sen tiedot eivät näy sellaisinaan verkkokaupan asiakkaille.

Mitä Toimittajat-näkymässä hallitaan

Toimittajat-näkymä kokoaa hankintakumppanit yhteen rekisteriin. Yhdellä toimittajalla voi olla valinnainen toimittajakoodi, pakollinen nimi, sähköposti, puhelin, oletusvaluutta, maksuehdot, toimitusehdot, muistiinpanot ja käyttötila.

Tuotteen hankintatiedoissa toimittajalinkille voidaan tallentaa toimittajan SKU, hankintahinta ja valuutta, minimitilausmäärä sekä toimitusaika. Yksi linkeistä voidaan määrittää tuotteen ensisijaiseksi toimittajaksi. Toimittajan Tuotteet-välilehti kokoaa nämä linkit lukutilaan.

Pidä rekisterissä vain nykyiset tiedot. Oletusvaluutta ja ehdot ovat toimittajan perustietoja, mutta tarkista ostotilauksen arvot aina erikseen: nykyinen ostotilauslomake ei kopioi kaikkia toimittajan maksu- ja toimitusehtoja automaattisesti.

Etsi ja suodata toimittajia

Toimittajat-lista näyttää toimittajan ID-tunnuksen, Koodin, Nimen, Yhteystiedot, Valuutan, Tilan ja viimeisimmän päivityksen.

1. Avaa ERP-työtilasta Toimittajat.
2. Hae nimellä tai toimittajakoodilla.
3. Rajaa Käyttötilasuodatin-kentästä Kaikki toimittajat, Vain käytössä olevat tai Vain ei käytössä olevat.
4. Valitse riviltä Avaa toimittaja.
5. Lataa lisää rivejä, jos listassa on seuraava sivu.

Haku ja käyttötilasuodatin tallentuvat sivun URL-parametreihin. Lista järjestyy nimen ja sen jälkeen toimittajan ID:n mukaan.

Luo uusi toimittaja

Toimittajat-sivun Uusi toimittaja avaa luontilomakkeen.

1. Anna valinnainen Toimittajakoodi. Käytä vakaata sisäistä koodia, jos integraatio tai oma prosessi tunnistaa toimittajan sillä, esimerkiksi ACME.
2. Anna pakollinen Nimi.
3. Lisää tarvittaessa Sähköposti ja Puhelin.
4. Valitse Oletusvaluutta: EUR, USD, GBP, SEK tai Ei oletusvaluuttaa.
5. Kirjaa Maksuehdot, Toimitusehdot ja sisäiset Muistiinpanot.
6. Valitse Luo toimittaja.

Uusi toimittaja luodaan käyttöön ja sen tietosivu avautuu tallennuksen jälkeen. Toimittajakoodin on oltava yksilöllinen. Nimi on pakollinen, sähköpostin on oltava kelvollinen ja oletusvaluutan on oltava tuettu kolmikirjaiminen koodi.

Muokkaa toimittajan perustietoja

Toimittajan tietosivun Yleiskuva-välilehti näyttää tunnisteen, yhteystiedot, käyttötilan, valuutan ja ehdot.

1. Valitse Muokkaa.
2. Päivitä tarvittavat kentät.
3. Valitse Tallenna toimittaja.

Valitse Peruuta, jos haluat palauttaa lomakkeelle viimeksi tallennetut arvot. Käyttötilaa ei muuteta tässä lomakkeessa, vaan tietosivun otsikon erillisellä toiminnolla.

Tallennus päivittää vain lomakkeella näkyvät toimittajan perustiedot. Tuotelinkkien SKU:ta, hintaa, minimitilausmäärää, toimitusaikaa tai ensisijaista toimittajaa muokataan edelleen tuotteen hankintavälilehdellä. Näin toimittajan yhteiset tiedot ja tuotekohtaiset ostoehdot pysyvät erillään.

Tarkista tuotteet ja muistiinpanot

Toimittajan Tuotteet-välilehti näyttää linkitetyn tuotteen, toimittajan SKU:n, hinnan ja valuutan, minimitilausmäärän, toimitusajan sekä päivitysajan. Tuotteen nimi avaa tuotteen hankintavälilehden. Lisääminen ja linkin muokkaaminen tehdään tuotteen omissa hankintatiedoissa, ei toimittajan tietosivulla.

Muistiinpanot-välilehden teksti on sisäinen hankintaohje. Valitse välilehdellä Muokkaa, päivitä teksti ja valitse Tallenna toimittaja. Tyhjäksi tallennettu muistiinpano poistuu tietueesta.

Ostotilaukset-välilehti on nykyisessä näkymässä paikkamerkki. Se ei vielä näytä toimittajakohtaista ostotilaushistoriaa.

Poista toimittaja käytöstä tai palauta käyttöön

Toimittajan tietosivun otsikossa voit poistaa käytössä olevan toimittajan käytöstä. Toiminto pyytää vahvistuksen. Ei käytössä olevan toimittajan voi palauttaa käyttöön vastaavasta otsikkotoiminnosta.

Käytöstä poisto ei poista toimittajatietuetta, muistiinpanoja tai olemassa olevia tuotelinkkejä. Historia säilyy, mutta ei käytössä olevaa toimittajaa ei pidä valita uusiin toimittajalinkkeihin, tarjouspyyntöihin tai ostotilauksiin. Palautus tekee tietueesta jälleen käytössä olevan.

Tarkista ennen käytöstä poistoa ensisijaiset toimittajavalinnat ja avoimet hankinnan työnkulut. Pelkkä käyttötilan muutos ei siirrä niitä automaattisesti toiselle toimittajalle.

Miten toimittajat näkyvät verkkokaupassa

Toimittajat-rekisteri, yhteystiedot, muistiinpanot ja tuotelinkin hankintahinta ovat operaattorin hankintatietoja. Niitä ei näytetä verkkokaupan asiakkaalle, eikä toimittajan muokkaaminen suoraan muuta tuotteen myyntihintaa, näkyvyyttä tai saatavuusviestiä.

Toimittajatiedot voivat vaikuttaa sisäiseen ostamiseen, täydennysehdotusten käsittelyyn ja ostotilausten valmisteluun. Tällainen hankinnan vaikutus on eri asia kuin asiakkaalle näkyvä verkkokauppatieto.

ERP-tilaus ja lukittu esikatselu

Toimittajat-näkymän kirjoitustoiminnot edellyttävät ERP-moduulia. Ilman aktiivista ERP-tilausta näkymä voi näyttää esikatselusisältöä, mutta lukolla merkityt Uusi toimittaja, Muokkaa, tallennus ja käyttötilan muutos eivät kirjoita tietoja.

Tuotteet-välilehdellä ERP-lukitus sumentaa hinnan ja toimitusajan kaltaisia arvoja. Jos toimittajatietoa ei saada palvelusta, ratkaise virhe ennen muokkausta äläkä päättele esikatseluarvoja oikeaksi tenanttidataksi.

Hyvä tietää

Toimittajat-rekisterissä kannattaa sopia vähintään koodien, valuutan ja ehtojen ylläpitovastuu.

• Toimittajakoodi on valinnainen mutta yksilöllinen.
• Nimi on pakollinen.
• Oletusvaluutta on tuettu 3-kirjaiminen ISO-koodi: EUR, USD, GBP, SEK tai tyhjä.
• Toimittajan hinta on tuotelinkin hankintahinta; se ei itsestään päivitä tuotteen kustannusta tai myyntihintaa.
• Ensisijainen toimittaja ohjaa hankinnan valintaa vain niissä työnkuluissa, jotka käyttävät kyseistä tuotetietoa.
• Ostotilaukset-välilehti ei vielä tarjoa toimittajakohtaista historiaa.
• Käytöstä poisto säilyttää tietueen ja historian; se ei ole pysyvä poisto.