Mitä Toimittajat-näkymä on

Toimittajat-näkymä on keskitetty toimittajarekisteri, jossa hallitset kaikkia hankintakumppaneitasi yhdessä paikassa. Rekisteriin tallennetaan toimittajan tunnistetiedot, yhteystiedot sekä oletukselliset maksu- ja toimitusehdot. Toimittajat ovat osa ERP-työtilan ostotoimintoja, ja niitä hyödynnetään tuotteiden hankinnassa, tuote-toimittaja-linkeissä ja ostotilauksissa. Näkymän oma kuvaus kiteyttää tarkoituksen: "Hallitse toimittajia ostamista ja tuotteiden hankintaa varten."

Miksi käyttää toimittajarekisteriä

Kun toimittajatiedot ovat yhdessä rekisterissä, hankinta nopeutuu ja virheet vähenevät. Sen sijaan että yhteystiedot ja ehdot olisivat hajallaan sähköposteissa ja muistilapuissa, ne ovat kerran kirjattuna ja aina käytettävissä koko tiimille.

• Yksi totuus toimittajista. Nimi, toimittajakoodi, sähköposti, puhelin sekä maksu- ja toimitusehdot ovat tallessa yhdessä tietueessa.
• Sujuvampi ostaminen. Oletusvaluutta sekä maksu- ja toimitusehdot toimivat lähtötietoina, kun toimittajalle luodaan ostotilauksia.
• Tuotteiden hankinta hallinnassa. Katalogituotteet voidaan linkittää toimittajiin, ja näet toimittajakohtaiset tuotekoodit, hinnat, minimitilausmäärät ja toimitusajat samasta paikasta.
• Täydennysehdotukset tarkentuvat. Tuotteelle voidaan määrittää ensisijainen toimittaja, joka ohjaa varastojen täydennysehdotuksia oikealle kumppanille.
• Selkeä tila. Aktiiviset ja epäaktiiviset toimittajat erotellaan toisistaan, joten käytöstä poistuneet kumppanit eivät sotke uusia hankintoja.

Miten se toimii — näin hallitset toimittajia

Toimittajalista

Siirry ERP-työtilaan ja avaa Toimittajat. Lista näyttää sarakkeet ID, Koodi, Nimi, Yhteystiedot, Valuutta, Tila ja Päivitetty. Hakukentällä voit etsiä toimittajan nimellä tai koodilla, ja aktiivisuussuodattimella valitset näkyviin Kaikki toimittajat, Vain aktiiviset tai Vain epäaktiiviset tietueet. Pitkä lista sivutetaan, joten voit ladata lisää rivejä tarpeen mukaan. Jokaisen rivin oikeasta reunasta löytyy Avaa toimittaja -toiminto, jolla siirryt suoraan toimittajan tietoihin.

Uuden toimittajan luonti

Klikkaa Uusi toimittaja. Täytä avautuva lomake:

• Toimittajakoodi — valinnainen sisäinen koodi integraatioihin ja hakuun, esimerkiksi ACME.
• Nimi — pakollinen; nimi näkyy hankintalistoissa ja tuote-toimittaja-linkeissä.
• Sähköposti ja Puhelin — ensisijaiset hankinnan yhteystiedot.
• Oletusvaluutta — valitse EUR, USD, GBP tai SEK, tai jätä arvoksi "Ei oletusvaluuttaa".
• Maksuehdot ja Toimitusehdot — oletusehdot, joita käytetään ostotilauksia luotaessa.
• Muistiinpanot — sisäiset hankintaohjeet operaattoreille.

Viimeistele klikkaamalla Luo toimittaja. Tallennuksen jälkeen avautuu toimittajan tietosivu.

Toimittajan tietojen muokkaus

Avaa toimittaja listalta. Yleiskatsaus-välilehdellä klikkaa Muokkaa, päivitä tunniste-, yhteys- ja oletusehtokentät ja tallenna painikkeella Tallenna toimittaja. Voit perua muutokset Peruuta-painikkeella ennen tallennusta. Toimittajan tila näkyy omana merkkinään; sitä muutetaan otsikon toiminnoilla.

Tuotteet- ja Muistiinpanot-välilehdet

Tuotteet-välilehti näyttää tähän toimittajaan linkitetyt tuotteet lukutilassa: tuotteen nimi, toimittajan SKU, hinta, minimitilausmäärä ja toimitusaika. Itse linkitys tehdään tuotteen omalla hankintavälilehdellä. Muistiinpanot-välilehdelle tallennat toimittajakohtaiset hankintaohjeet, jotka näkyvät vain operaattoreille.

Käytöstä poisto ja palautus

Otsikon toiminnolla voit poistaa toimittajan käytöstä tai palauttaa sen takaisin käyttöön. Käytöstä poistettu toimittaja piilotetaan uusista tuotelinkityksistä ja ostotilauksista, mutta sen historia säilyy. Palautus tuo toimittajan jälleen valittavaksi uusiin linkityksiin ja ostotilauksiin.

Miten toimittajat näkyvät verkkokaupassa

Toimittajarekisteri on puhtaasti sisäinen hankintatyökalu. Toimittajatiedot eivät näy verkkokaupassa eivätkä vaikuta tuotteiden hintaan, saatavuuteen tai näkyvyyteen asiakkaille. Myös muistiinpanot ja toimittajakohtaiset hinnat ovat ainoastaan operaattoreiden käytössä — asiakkaat eivät näe niitä. Toimittajatiedot ohjaavat ostamista ja varastotäydennystä taustalla, eivät kaupan myyntinäkymää. Rekisteri kannattaa siis pitää ajan tasalla nimenomaan oman hankintatiimisi vuoksi.

Hyvä tietää

• ERP-moduuli vaaditaan tallennukseen. Ilman aktiivista ERP-tilausta voit esikatsella näkymää, mutta lukkoikonilla merkityt tallennustoiminnot ovat lukittuja.
• Toimittajakoodi on yksilöllinen. Samaa koodia ei voi antaa kahdelle toimittajalle — järjestelmä ilmoittaa: "Tällä koodilla on jo toimittaja."
• Oletusvaluutta on 3-kirjaiminen ISO-koodi ja toimittajan nimi on aina pakollinen.
• Toimittajakohtainen hinta ei päivitä tuotteen kustannusta. Se on viitteellinen hankintahinta tuote-toimittaja-linkissä.
• Ostotilaukset-välilehti toimittajan tiedoissa ei ole vielä käytettävissä; toimittajakohtainen ostotilaushistoria tulee myöhemmin.