Mitä Ostotilaukset on

Ostotilaukset on hankinnan työkalu, jolla seuraat toimittajille tehtyjä tilauksia yhdessä paikassa. Jokaisella ostotilauksella on toimittaja, rivit (tuote, määrä ja yksikkökustannus), valuutta ja tila. Tila kulkee selkeää työnkulkua pitkin: Luonnos → Lähetetty → Osittain vastaanotettu → Vastaanotettu, ja tilaus voidaan tarvittaessa myös perua. Ostotilaukset löytyvät Hankinta-osiosta.

Listanäkymä näyttää jokaisesta tilauksesta Ostonumeron, Toimittajan, Tilan, Valuutan, rivien määrän, Odotetun toimituspäivän, luontipäivän ja kokonaissumman, joten näet yhdellä silmäyksellä missä kukin tilaus menee.

Miksi käyttää ostotilauksia

• Pidät varaston täydennyksen hallinnassa: tiedät mitä on tilattu, keneltä ja milloin toimitus on odotettavissa.
• Vastaanotto kasvattaa varastosaldoa automaattisesti, joten loppuunmyydyt tuotteet palaavat myyntiin ilman manuaalista saldon korjausta.
• Näet vastaanoton etenemisen rivikohtaisesti, joten osatoimitukset eivät jää epäselviksi.
• Toimittaja-, viite- ja päivämäärätiedot pitävät hankinnan ja täsmäytyksen järjestyksessä.

Miten se toimii — näin hallitset ostotilauksia

1. Luo ostotilaus

Valitse listalta Uusi ostotilaus. Valitse Toimittaja (vain aktiiviset toimittajat ovat valittavissa), aseta Valuutta ja halutessasi Odotettu toimitus. Lisää tuoterivit Lisää rivi -painikkeella: valitse Tuote ja anna Määrä sekä Yksikkökustannus. Voit täydentää myös Toimittajan SKU:n, Toimittajan viitteen, ERP-viitteen ja Muistiinpanot.

2. Tallenna luonnos

Valitse Tallenna luonnos tai suoraan Tallenna ja merkitse lähetetyksi. Luonnosvaiheessa rivejä ja tietoja voi vielä muokata vapaasti.

3. Merkitse lähetetyksi

Kun tilaus on lähetetty toimittajalle, valitse Merkitse lähetetyksi. Tämän jälkeen rivejä ei enää muokata, mutta otsikkotietoja kuten muistiinpanoja ja päivämääriä voi edelleen päivittää.

4. Vastaanota tavarat

Kun toimitus saapuu, avaa tilaus ja valitse Vastaanota tavarat. Syötä jokaiselle riville Vastaanota nyt -määrä; samalla näkyvät sarakkeet Tilattu, Jo vastaanotettu ja Jäljellä. Lisää tarvittaessa Vastaanottomerkinnät ja valitse Tallenna vastaanotto. Varastosaldo päivittyy heti tallennuksessa.

5. Osatoimitukset

Jos vastaanotat vain osan tilatuista tuotteista, tilaus saa tilan Osittain vastaanotettu ja voit vastaanottaa loput myöhemmin. Kun kaikki rivit on vastaanotettu täysimääräisesti, tila muuttuu automaattisesti tilaan Vastaanotettu.

6. Peru tarvittaessa

Voit valita Peru tilaus, kun tilaus on luonnos, lähetetty tai osittain vastaanotettu. Kokonaan vastaanotettua tilausta ei voi perua.

Listanäkymässä voit hakea ja suodattaa tilauksia Ostonumeron, Toimittajan, Tilan ja Odotettu-toimituspäivän mukaan. Haku osuu ostonumeroon, toimittajaan, viitteisiin ja rivien tuotteisiin.

Nopea tapa: luo luonnokset uudelleentilausehdotuksista

Et joudu aina aloittamaan tyhjästä. Uudelleentilaus ehdotukset -näkymä listaa tuotteet, joiden varastosaldo on laskenut tuotteelle asetetun tilausrajan alle, ja näyttää nykyisen saldon, ehdotetun tilausmäärän sekä ensisijaisen toimittajan. Valitse tuotteet ja paina Luo ostoluonnokset — tuotteet ryhmitellään toimittajittain ja niistä syntyy valmiit ostotilausluonnokset, jotka voit tarkistaa, täydentää ja merkitä lähetetyiksi normaaliin tapaan.

Miten ostotilaukset näkyvät verkkokaupassa

Ostotilaukset ovat sisäinen hankinnan työkalu — asiakas ei näe niitä verkkokaupassa. Vaikutus näkyy varaston kautta: kun Vastaanota tavarat kirjaa saapuneet tuotteet, tuotteen varastosaldo kasvaa. Jos verkkokauppasi näyttää saatavuuden varastosaldon perusteella, loppuunmyyty tuote näkyy jälleen saatavilla ja on uudelleen ostettavissa heti, kun saldo nousee yli nollan. Jos kauppasi sen sijaan ohjaa saatavuutta erillisellä saatavuustilalla varastomäärän sijaan, vastaanotto kasvattaa saldoa mutta itse saatavuustila asetetaan erikseen.

Hyvä tietää

• Vastaanotto päivittää varaston, ei kustannusta. Saapuneet määrät kasvattavat varastosaldoa, mutta tuotteen kustannushintaa ei päivitetä vastaanoton yhteydessä.
• Tilat lukitsevat muokkauksen. Rivejä muokataan vain luonnoksessa; lähetetyn tilauksen otsikkotietoja voi vielä päivittää; vastaanotettua tai peruttua tilausta ei enää muokata.
• Kirjoitukset vaativat ERP-moduulin. Ostotilausten luonti, lähetys, vastaanotto ja peruutus edellyttävät aktiivista ERP-moduulitilausta. Ilman tilausta listaa voi selata, mutta lukkoikonilla merkityt toiminnot eivät ole käytettävissä.
• Vain aktiiviset toimittajat. Ostotilauksen voi kohdistaa vain aktiiviselle toimittajalle, ja jokaisella rivillä on oltava tuote, vähintään yksi kappale ja yksikkökustannus.