Ostotilausten hankintatyönkulku vaiheittain

Ostotilaukset kokoaa toimittajille tehdyt hankinnat, tuoterivit, odotetut toimitukset ja vastaanoton etenemisen. Ostotilauksen työnkulku etenee valmistelusta tiloihin Lähetetty → Osittain vastaanotettu → Vastaanotettu. Keskeneräisen, lähetetyn tai osittain vastaanotetun tilauksen voi myös perua.

Vastaanotto on varastokirjaus. Tee se vasta, kun tavara on fyysisesti saapunut ja rivien tuote- sekä varianttitiedot on tarkistettu.

Mitä Ostotilaukset näyttää

Ostotilaukset-listan sarakkeet ovat Ostonumero, Toimittaja, Tila, Valuutta, rivien määrä, Odotettu toimitus, luontipäivä ja kokonaissumma. Tietosivulla näkyvät lisäksi toimittajan viite, ERP-viite, muistiinpanot sekä jokaisen rivin tilattu ja vastaanotettu määrä.

Ostotilauksen rivi sisältää tuotteen, mahdollisen varianttiyhdistelmän, toimittajan SKU:n, määrän, yksikkökustannuksen ja rivimuistiinpanon. Vastaanotto kohdistuu juuri tähän tuote- ja varianttiyhdistelmään.

Ostotilaukset ovat ERP-moduulin kirjoitustoiminto. Ilman aktiivista ERP-tilausta voit nähdä esikatselun, mutta lukitut luonti-, lähetys-, vastaanotto- ja peruutustoiminnot eivät kirjoita tietoja.

Hae ja suodata ostotilauksia

Ostotilaukset-sivulla voit hakea ostonumerosta, toimittajasta, toimittajan viitteestä, ERP-viitteestä ja rivien tuotetiedoista. Rajaa lisäksi toimittajalla, työnkulun tilalla sekä odotetun toimituksen alku- ja loppupäivällä.

Käytä päivämäärärajausta avoimien toimitusten seurantaan ja tilarajausta esimerkiksi lähetettyjen tai osittain vastaanotettujen tilausten löytämiseen. Avaa rivi tarkistaaksesi määrät ja käytettävissä olevat toiminnot; painikkeet määräytyvät ostotilauksen nykyisen tilan mukaan.

1. Luo ostotilaus

Ostotilaukset-listan Uusi ostotilaus avaa luontilomakkeen.

1. Valitse Toimittaja. Valittavina ovat vain käytössä olevat toimittajat.
2. Tarkista Valuutta ja anna halutessasi Odotettu toimitus.
3. Lisää tarvittaessa Toimittajan viite, ERP-viite ja Muistiinpanot.
4. Valitse Lisää rivi.
5. Valitse Tuote ja mahdollinen variantti.
6. Anna Määrä, Yksikkökustannus, valinnainen Toimittajan SKU ja rivimuistiinpano.
7. Lisää muut rivit samalla tavalla.

Jokaisella rivillä on oltava tuote, vähintään yksi kappale ja kelvollinen yksikkökustannus. Tarkista valuutta itse toimittajan valinnan jälkeen; nykyisen lomakkeen alkuarvo ei takaa, että valuutta seuraa myöhemmin valittua toimittajaa.

2. Tallenna keskeneräiseksi tai merkitse lähetetyksi

Ostotilaukset-sivulla uusi tilaus voidaan luoda kahdella tavalla:

• Ensimmäinen tallennusvaihtoehto luo muokattavan, keskeneräisen ostotilauksen.
• Tallenna ja merkitse lähetetyksi luo tilauksen suoraan Lähetetty-tilaan.

Käytä keskeneräistä tilaa, jos rivit, kustannukset, toimittaja tai viitteet ovat vielä tarkistamatta. Siinä sekä otsikkotietoja että rivejä voi muokata. Suoraan lähetetyksi tallennusta kannattaa käyttää vain, kun toimittajalle lähetetty sisältö vastaa täsmälleen lomaketta.

3. Merkitse keskeneräinen tilaus lähetetyksi

Ostotilauksen Merkitse lähetetyksi on käytettävissä vain valmistelutilassa ja pyytää vahvistuksen. Tilanvaihto lukitsee rivien muokkauksen. Vahvista toiminto vasta, kun toimittajalle toimitettu tilaus vastaa rivejä.

Lähetetyllä ja osittain vastaanotetulla tilauksella voi edelleen päivittää sallittuja otsikkotietoja, kuten päivämääriä, viitteitä ja muistiinpanoja. Vastaanotettua tai peruttua tilausta ei voi muokata. Tilanvaihto ei lähetä toimittajalle sähköpostia itsestään; se kirjaa hankinnan työnkulun tilan.

4. Vastaanota tavarat

Vastaanota tavarat on käytettävissä Lähetetty- ja Osittain vastaanotettu -tiloissa.

1. Avaa ostotilaus ja valitse Vastaanota tavarat.
2. Vertaa sarakkeita Tilattu, Jo vastaanotettu ja Jäljellä.
3. Anna jokaiselle saapuneelle riville Vastaanota nyt -määrä. Jätä saapumaton rivi nollaksi.
4. Lisää tarvittaessa Vastaanottomerkinnät.
5. Valitse Tallenna vastaanotto.

Tallennus lisää määrän tuote- ja varianttikohtaiseen varastoriviin, päivittää tuotteen yhteenlasketyn saldon, kirjoittaa varastohistorian syyllä purchase_received ja tyhjentää tuotteen katalogivälimuistin. Vastaanotto ei päivitä tuotteen kustannushintaa eikä kytke tuotetta käyttöön.

5. Käsittele osatoimitus

Ostotilaukset käyttää Osittain vastaanotettu -tilaa, jos vähintään yhdellä rivillä on vastaanotettu määrä mutta kaikkia rivejä ei ole vastaanotettu täyteen. Voit avata vastaanoton uudelleen myöhemmin ja kirjata jäljellä olevat määrät.

Kun kaikkien rivien vastaanotettu kokonaismäärä saavuttaa tilatun määrän, tilaksi tulee automaattisesti Vastaanotettu. Vastaanota nyt -määrä rajataan rivin jäljellä olevaan määrään, joten ylitoimitusta ei kirjata tämän toiminnon kautta. Tyhjää eli kaikkien rivien nollavastaanottoa ei voi tallentaa.

6. Peru ostotilaus tarvittaessa

Ostotilaukset-sivun Peru tilaus on käytettävissä valmistelutilassa sekä Lähetetty- ja Osittain vastaanotettu -tiloissa ja pyytää vahvistuksen. Vastaanotettua tai jo peruttua tilausta ei voi perua.

Peruminen muuttaa ostotilauksen tilan, mutta ei kumoa jo kirjattua vastaanottoa eikä vähennä aiemmin lisättyä varastosaldoa. Jos osittain vastaanotetun tilauksen varastokirjaus on väärä, korjaa varasto erillisellä hallitulla varastotapahtumalla ja säilytä jäljitettävyys.

Luo luonnokset täydennysehdotuksista

Ostotilaukset voi valmistella Täydennysehdotukset-näkymän valituista tuotteista. Näkymä näyttää tuotteet, joiden saldo on saavuttanut tuotteelle määritetyn täydennysrajan, sekä nykyisen saldon, ehdotetun määrän ja ensisijaisen toimittajan tiedot.

1. Tarkista ehdotettujen rivien tuote, määrä, toimittaja ja toimittajan hinta.
2. Valitse halutut rivit.
3. Valitse Luo ostoluonnokset.
4. Avaa syntyneet luonnokset, jotka on ryhmitelty toimittajittain.
5. Tarkista valuutta, yksikkökustannus, rivit ja toimittajan tiedot ennen lähetysvaihetta.

Rivi ilman käyttökelpoista toimittajaa ei saa muodostaa arvaamalla ostotilausta. Korjaa tuotteen toimittajalinkki ja ensisijainen toimittaja ennen luonnoksen luontia.

Miten ostotilaukset vaikuttavat verkkokauppaan

Ostotilaukset ovat sisäisiä eivätkä näy asiakkaalle. Vastaanoton varastokirjaus voi kuitenkin muuttaa verkkokaupan saatavuutta, jos tuote on käytössä ja kaupan saatavuus määräytyy saldon perusteella.

Saldon nousu yli nollan ei yksin kytke ei käytössä olevaa tuotetta käyttöön, koska vastaanottopalvelu ei muuta tuotteen käyttötilaa. Jos kauppa käyttää erillistä saatavuustilaa tai muuta ostettavuussääntöä, tarkista se erikseen. Vastaanoton jälkeen varmista saldo, varianttikohtainen varasto ja asiakkaalle näkyvä saatavuus aktiivisesta verkkokauppateemasta.

Hyvä tietää

Ostotilaukset-näkymän tilat määrittävät, mitä tietoja voi muuttaa ja mitä varastovaikutuksia on jo syntynyt.

• Rivejä muokataan vain valmistelutilassa.
• Vastaanotto sallitaan vain Lähetetty- tai Osittain vastaanotettu -tilassa.
• Vastaanotto kasvattaa saldoa ja kirjoittaa varastohistorian, mutta ei päivitä kustannushintaa tai tuotteen käyttötilaa.
• Peruminen ei kumoa aiempia vastaanottoja.
• Ostotilaus käyttää vain käytössä olevaa toimittajaa luonnissa.
• Täydennysehdotukset korvaa vanhan uudelleentilaus ehdotukset -nimen.
• Kirjoitukset vaativat ERP-moduulin.