Ymmärrä Tehden-viennin vastuunjako

Tehden-integraatio vie AI Commerce -tilauksen Tehdeniin, kun Tehden: synkronoi tilaukset on käytössä. AI Commerce tallentaa tilaukselle kassalla lasketut rivihinnat, verokannat ja veron määrät. Tehden-vienti muodostaa näistä tuote- ja lisäkustannusrivit sekä linkittää tilauksen Tehden-asiakkaaseen, toimipisteeseen, toimitustapaan ja tarvittaessa maksutapaan.

Integraatio ei korvaa veroneuvontaa. Kauppias vastaa veroluokkien, verokantojen, alueiden, asiakkaan Y-tunnuksen, valuuttakurssien ja Tehdenin kirjanpitoasetusten hyväksymisestä. Varmista kotimaan, EU:n sisäisen ja EU:n ulkopuolisen myynnin käsittely kirjanpitäjältä ennen tuotantoa ja aina sääntöjen muuttuessa.

Hallintapaneeli näyttää Tehden ERP -integraation yhteyden ja asetukset lukunäkymänä. Salaiset arvot ovat peitettyjä. Varmista hyväksytyn salaisuuksien hallintaprosessin kautta API-verkkotunnus, API-avain, asiakassalaisuus, yritys, toimipiste, varasto, ympäristö, callback-osoite sekä tilaus- ja asiakassynkronoinnin kytkimet.

Määritä tuotteen veroluokka ja aluekohtainen verokanta

AI Commerce -tuotteen Veroluokka ratkaisee kassalla käytettävän verokannan yhdessä verokannan alueen kanssa. Tuotteen oletusarvonlisävero ei siis ole kaikkiin maihin kiinteä prosentti. Sama tuote voi saada eri verokannan, kun asiakkaan maa, verokohtelu tai voimassa oleva aluekohtainen sääntö muuttuu.

Älä kovakoodaa ohjeeseen Suomen prosenttia. Tarkista nykyinen arvo kohdasta Verokannat ja varmista, että oikea veroluokka on kohdistettu oikeaan alueeseen. Tee sama toimitus- ja maksulisille. Tuonti tai tarjous epäonnistuu, jos tuotteen veroluokalle ei ole määritetty verokantaa; tilausviennin hyväksyntä ei saa peittää tätä puutetta.

Tehdenin tilausriville lähetetään rivin nettoyhteensä, alennus, vatPercent ja vat. Lasku-, toimitus- ja kuponkialennusriveille lähetetään niiden nettoarvo, verokanta ja veron määrä, jos riville löytyy Tehden-tuotetunniste. Täsmäytä siksi tuotekohtainen alvikanta ja arvonlisäveron määrä jokaiselta riviltä, ei vain tilauksen loppusummasta.

Tarkista asiakkaan Tehden-maakohtelu

Tehden-asiakkaalle muodostetaan vatStatus asiakkaan maan ja kaupan kotimaan perusteella. Nykyinen toteutus käyttää näitä Tehdenin arvoja:

Yritys tunnistetaan verokohtelua varten täytetyn Y-tunnuksen perusteella. Toteutus ei tässä vaiheessa todista Y-tunnuksen ulkoista voimassaoloa, eikä maakohtelu käytä tilauksen toimitusmaata vaan asiakkaan perustiedoissa olevaa maata. Tarkista siis ennen vientiä asiakkaan maa, yrityksen nimi ja Y-tunnus sekä niiden vastaavuus laskutus- ja toimitusosoitteisiin.

Taulukko kuvaa integraation nykyistä koodivalintaa, ei yksin verotuksen oikeellisuutta. Käännetty verovelvollisuus, OSS-käsittely, 0 %:n verokanta ja tullaus ratkaistaan voimassa olevien sääntöjen sekä kirjanpidon hyväksynnän perusteella. Jos haluttu verokohtelu ja laskettu tilausrivi eivät vastaa toisiaan, pysäytä vienti ja korjaa asiakkaan sekä tilauksen tiedot.

Varmista valuutta ennen Tehden-vientiä

Tehden-vienti käyttää AI Commerce -tilaukselle tallennettuja raha-arvoja. AI Commerce tukee maalle valittavaa oletusvaluuttaa ja ylläpitää valuutan kurssia suhteessa perusvaluuttaan. Tilaus tallentaa valuuttakoodin ja valuutta-arvon. Tämä ei kuitenkaan riitä todistamaan, että vienti muuntaa summan aina myymälävaluuttaan.

Nykyinen Tehden-tilausaineisto ei sisällä valuuttakoodia eikä kutsu tilauksen valuutan erillistä muunnosta. Se lähettää tilaukselle tallennetut numeeriset tuote- ja lisärivien arvot. Siksi muu kuin Tehdenissä odotettu valuutta on tuotantoriski: tarkista valuuttakoodi, tallennettu kurssi, rivin netto, vero ja loppusumma ennen vientiä.

Jos kauppa näyttää esimerkiksi euroja, Ruotsin kruunuja tai Yhdysvaltain dollareita, tee jokaisella käytössä olevalla valuutalla oma tilaus. Vertaa kassaa, tallennettua tilausta, Tehdeniin lähetettyä aineistoa ja Tehdeniin syntynyttä tilausta. Älä aloita valuuttakohtaista kampanjaa ennen kuin muunnoksen omistaja, kurssin toimittaja, päivitysrytmi, pyöristys ja palautus on dokumentoitu.

Seuraa tilauksen kulku vaihe vaiheelta

Tehden-tilauksen kulussa asiakas luodaan tai päivitetään ennen tilausta. Asiakasjono estää tilausjonon käsittelyn. Tilauksen tuoteriville haetaan Tehdenin tuote- ja varastotunniste; puuttuva tuote tai varastotietue voidaan luoda viennin aikana. Tilaus lähetetään /saleOrders-rajapintaan enintään viiden tietueen jonossa.

Tilausaineisto sisältää asiakkaan, toimitusosoitteen, toimituspäivän, toimitustavan, noutopisteen, maksuehdon, viitteen, huomautukset, tuoterivit ja hyväksytyt lisärivit. Jokaisella tuoterivillä siirtyvät määrä, asiakaskoodi, toimituspäivä, nettoyhteensä, alennus, veroprosentti ja veron määrä. Ennakkoon maksetulle tilaukselle lisätään maksu, jos Tehdenin maksutapatunniste on saatavilla.

Onnistuneesta viennistä tallennetaan Tehdenin tilausnumero. Virheestä tallennetaan Tehdenin virheavain, viesti tai kenttävirheet tilauksen integraatioviestiin. Korjaa ensin asiakas-, tuote-, varasto-, toimitus-, maksu-, vero- tai valuuttatieto. Tarkista Tehdenistä, ettei tilausta ole jo luotu, ja käytä vasta sen jälkeen vahvistettua ERP-uudelleenlähetystä.

Tee neljän verotilanteen hyväksyntätesti

Testaa Tehdenin maakohtelu ja arvonlisävero vähintään yhdellä kotimaan asiakkaalla, EU-yrityksellä, EU-kuluttajalla ja EU:n ulkopuolisella asiakkaalla. Käytä jokaisessa omaa testitilausta ja kirjaa asiakkaan maa, Y-tunnus, valuutta, kurssi, tuote, veroluokka, verokanta, netto, vero ja brutto.

Tarkista jokaisesta testistä:

1. asiakkaalle tallentunut vatStatus
2. Tehdeniin syntynyt asiakastyyppi ja Y-tunnus
3. tuote- ja lisärivien vatPercent sekä vat
4. netto-, vero- ja bruttosummien täsmäytys
5. valuuttakoodi ja todellinen Tehdeniin päätynyt rahamäärä
6. toimitus- ja maksutavan tunnisteet
7. Tehdenin kirjanpito- ja raportointikäsittely
8. virheen korjaus ja uudelleenlähetys ilman kaksoistilausta.

Hyväksytä tulos kirjanpidolla. Yksi tuote voi olla käytössä useassa maassa, jos veroluokka- ja aluekohtainen verokanta ratkaisevat myynnin oikein; erillisiä tuotteita ei tarvita vain maakohtaisen alvikannan vuoksi. Älä kuitenkaan laajenna myyntiä huoletta pelkän integraatiokoodin perusteella: verovelvollisuus, OSS, tullaus ja valuuttariski vaativat ajantasaisen hyväksynnän.