Verkkokaupan tarjoustyökalu mahdollistaa joustavan ja tehokkaan tarjousten hallinnan niin asiakkaille kuin kauppiaille. Tarjouksia voidaan luoda sekä kaupan käyttöliittymässä että hallintapaneelin kautta. Tässä artikkelissa käymme läpi molemmat toimintamallit.
Asiakkaat voivat lisätä tuotteita ostoskoriin ja valita, siirtyvätkö tuotteet suoraan tarjoustyökaluun vai normaalille kassalle. Mikäli tuote on tarjoustuote ilman määritettyä hintaa, "Lisää ostoskoriin" -painike voidaan korvata "Pyydä tarjous" -painikkeella, jolloin asiakas siirtyy siitä suoraan tarjoustyökaluun.
Tarjoustyökalussa asiakas voi aloittaa prosessin joko vieraana tai rekisteröityneenä käyttäjänä. Pakolliset tiedot, kuten yhteystiedot ja toimitusosoite, mahdollistavat kauppiaan yhteydenoton ja esimerkiksi tarjouksen rahtihinnan laskennan.
Asiakkaat voivat lisätä tarjouksiinsa liitteitä, kuten projektisuunnitelmia, jotka kauppias näkee tarjouksen yhteydessä. Kun asiakas lähettää tarjouspyynnön tai hyväksyy tarjouksen, kauppias saa ilmoituksen ja voi tarkastella ja muokata pyyntöä hallintapaneelissa kohdassa Quotes > ID.
Tarjouksen hyväksyminen ja toimitusehdot
Kun kauppias muokkaa hintoja ja hyväksyy tarjouksen, asiakkaalle lähetetään sähköposti, joka sisältää kirjautumislinkin suoraan kassalle sekä PDF-muotoisen tarjouksen. PDF:stä löytyvät tarjouksen ehdot ja sisältö selkeässä muodossa.
Siirtymällä sähköpostissa olevasta linkistä (‘Avaa tarjous’) asiakas voi viimeistellä tilauksen verkkokaupan kassalla asiakaskohtaisesti määritetyillä maksu- ja rahtitavoilla. Asiakkaalle voidaan myös esivalita rahtitapa, ja sen tarjoushinta.
Mikäli asiakas muuttaa toimitusosoitettaan tai ostoskorin sisältöä tarjouksen hyväksymisen jälkeen, järjestelmä rauettaa tarjouksen automaattisesti estääkseen mahdolliset väärinkäytöt, kuten volyymialennuksista hyötymisen pienemmällä tilausmäärällä. Käyttöliittymä voidaan asettaa hälyttään tarjouksen mitätöitymisestä ennakkovaroituksella, kun asiakas yrittää tehdä kiellettyä toimintaa.
Tarjousten hallinta hallintapaneelissa
Myyjä voi vaihtoehtoisesti luoda tarjouksia suoraan hallintapaneelista. Prosessi alkaa asiakkaan valinnalla, ja jos asiakasta ei ole järjestelmässä, asiakkuus on ensin lisättävä. Uuden asiakkaan luonti tapahtuu Customers > Create New.
Voit myös kopioida aiemman tarjouksen, mikä on kätevää toistuvissa asiakastarpeissa avaamalla kopioitavan Quoten > Duplicate Quote.
Tarjouksen sisältö määritetään lisäämällä tuotteita tarjoukseen ennakoivalla haulla kohdasta Quotes >Edit Quote > ID > Quote Products. Voit hakea tuotteita tuotteen nimellä (Name) tai tuotetunnuksella (SKU).
Tarjoushintojen hallinta
Muokkaa alennuksia tuotekohtaisesti
Kauppias voi asettaa tuotteille erilliset tarjoushinnat joko yksittäisten tuotteiden tuoterivejä muokkaamalla, tai massana. Kun tuote on valittu näet alla olevat tuotekentät, ja voit asettaa tarjotun hinnan kohdassa Price.
Stock = varastosaldo, indikaattorina kauppiaalle Price (Net) = Tarjouksella asetettu myyntihinta nettona Original (Net) = Tuotteen oletushinta nettona
HUOM! Mikäli yksikin tuote on ilman oletushintaa, ei luonnollisesti näytetä tarjouksen määrää eikä OVH -rivien yhteishintaa.
Miksi tuoteriveillä ei näytetä erillisiä alennuksia?
Alunperin alennukset näytettiin tuoterivikohtaisesti, mutta alennukset esitetään tällä hetkellä vain loppusummassa muutamasta pääsyystä. Ensinnäkin kiinteää tilauskohtaista alennusta ei voida jakaa luotettavasti yksittäisille riveille pyöristyseroista johtuen, etenkin jos tilaus sisältää suurella kappalemäärällä edullisia tuotteita. Toiseksi kaikilla tuotteilla ei ole vertailuhintaa (OVH), jolloin rivikohtaisen alennuksen laskeminen on mahdotonta. Lisäksi prosentuaalisten alennusten jakaminen rivitasolle on virheherkkää lukuisten hintayhdistelmien ja eri ERP-integraatioiden vuoksi. Näistä syistä alennus näytetään varmuuden vuoksi vain tilauksen kokonaissummassa.
Hallinnoi tuotteiden alennuksia massamuokkauksella
Massamuokkaus mahdollistaa prosentuaalisen alennuksen antamisen tuoteriveille sekä kiinteän alennuksen myöntämisen, joka (26.4.2025 alkaen) luo automaattisesti uniikin kuponkikoodin. Kuponki vähentää alennuksen ostoskorin loppusummasta, jolloin kiinteää alennusta ei jaeta tuoteriveille.
Uusissa tarjouspyynnöissä (26.4.2025 alkaen) kiinteä rahamääräinen alennus annetaan automaattisesti uniikilla kuponkikoodilla, joka vähentää alennuksen ostoskorin loppusummasta. Alennusta ei enää jaeta tuoteriveille.
Prosentuaalisen alennuksen tapauksessa sama alennusprosentti kohdennetaan kaikille tuoteriveille, joten kaikki tuotteet alenevat annetun prosenttiyksikön mukaisesti niiden OVH-hinnasta.
HUOM! Mikäli tuotteilla ei ole oletushintaa, ei massa-alennuksia voida koneellisesti laskea.
Rahtitarjoukset ja lisäasetukset
Tarjoukselle voidaan määrittää rahtitarjous joko valitsemalla olemassa oleva rahtitapa tai käyttämällä toimitustapaa nimeltä "tarjousrahti". Tarjousrahdille asetetaan myyjän laskema hinta, jota käytetään toimituksessa normaalista rahtihinnoittelusta riippumatta.
Tarjouksiin lisätty toimituskulu näkyy tarjouksen yhteissummassa. Asiakas näkee myös PDF-tarjouksessa rahdin osuuden, mikäli kauppias on pakottanut tilaukselle tarjousrahdin määrittämällään arvolla. Toiminto on hyödyllinen etenkin kun asiakasyritykselle on ennalta määritetty pääostajan toimesta sallitut toimitustavat, ja halutaan välttää ostajien tekemiä inhimillisiä virheitä.
Tarjottu rahtihinta raukeaa samalla jos tarjous raukeaa sääntörikkomuksen vuoksi. Mikäli tarjousrahti on annettu, ei muut rahtitavat ole näkyvissä kassalla. Näin varmistetaan, että tarjoukset ovat selkeästi esillä, ja pakotetaan asiakas tilaamaan sovitulla rahdilla.
Kohtaan Shipment Details voidaan tuoda käyttöliittymästä asiakkaan antamia toivomuksia toimitukseen liittyen. Partneri voi konfiguroida käyttöliittymään vetolaatikon komponentilla /src/pages/quote/Shipment.svelte.
Mikäli halutaan näyttää erillinen tarjousrahti niminen toimitustapa joka mahdollistaa ennalta määrittämättömän kuriirin käytön, tulee se asentaa alla olevin ohjein. Tarjousrahtia käytettäessä ei toiminnanohjausjärjestelmään viedä lopullista rahtikoodia.
Kohdassa Quote Info > Warehouse valitaan, mihin toimipisteeseen myynti kirjautuu, kun asiakas tekee tarjouksen (quoten) pohjalta tilauksen. Tällä tavalla myynti voidaan kohdistaa halutulle toimipisteelle toiminnanohjausjärjestelmässä, vaikka tilaus tuleekin verkkokaupan kautta. Näin tietyt toimipisteet ja niiden myyjät hyötyvät edelleen tarjoustyökalun käytöstä.
Käytössä vain yksi toimipaikka?
Kun kaupalla on käytössä vain yksi varasto, ei toimipaika ole valittavissa ja tällöin näytetään “Disabled! Store has only one warehouse.” Tämä tarkoittaa että toimipaikkakohtainen tarjousten allokointi ei ole käytössä, koska kaupan ei tarvitse eritellä ERP:iin tietoa mihin toimipaikkaan tarjoukselta realisoituva myynti kohdistetaan.
Kommentit ja automaattiset muistutukset asiakkaalle
Tarjouksiin voi lisätä kommentteja sekä CC-sähköpostiosoitteita (kopiot).
Lisää kommentteja ja CC-osoitteita kohdassa:Comment and CC’s Statustiedot sisältävät kaikki aiemmat tapahtumat, ja järjestelmä päivittää statuksen automaattisesti esimerkiksi silloin, kun asiakas hyväksyy tarjouksen kassalla.
Seuraa tarjouksen etenemistä kohdassa:Status History Tarjouksille voidaan määrittää automaattiset muistutusviestit sekä raukeamisaika, esimerkiksi 14 vuorokautta lähettämisen jälkeen.
Aseta automaattiset muistutukset: Siirry kohtaan Quote Info > Send Reminder ja valitse True.
Määritä muistutuspäivä kohdassa Date Reminder. Voit myös lisätä seurantaviestin (Follow Up) valitsemalla True ja asettamalla päivämäärän kohtaan Date Follow Up.
Tarjouksen lähettäminen asiakkaalle
Kun olet tarkistanut tarjouksen yhteenvedon voit lähettää tarjouksen asiakkaalle sivun yläosasta klikkaamalla Email Quote. Tällöin järjestelmä lähettää tarjouksen asiakkaalle sähköpostitse.
Create Order -painike mahdollistaa kauppiaalle siirtymisen asiakkaan istuntoon kassalle. Tämän kautta myyjä voi asiakkaan pyynnöstä viimeistellä tilauksen hänen puolestaan.
Tarjousten automaattinen hallinta ja ERP-integraatio
AI Commerce -järjestelmässä tarjoustietoja ei lähetetä ERP-järjestelmään tarjousvaiheessa. Sen sijaan, kun asiakas hyväksyy tarjouksen ja tekee tilauksen, tiedot siirtyvät toiminnanohjausjärjestelmään normaaliin tapaan. Kauppias voi myös tarvittaessa viimeistellä tilauksen asiakkaan puolesta klikkaamalla Create Order -painiketta.
Miksi tarjousta tai tarjouspyyntöä ei kannata siirtää toiminnanohjausjärjestelmään?
Tarjoustyökalun päätarkoitus on parantaa asiakaskokemusta tarjoamalla digitaalinen ja automatisoitu ostomahdollisuus, jossa asiakas voi hoitaa suuren osan prosessista itsenäisesti. ERP-järjestelmässä tarjousten käsittely perinteiseen tyyliin veisi turhaan resursseja ja hidastaisi työskentelyä – se ikään kuin heikentäisi tarjoustyökalun tuomaa etua.
Lisäksi AI Commerce on kehittänyt perusteellisesti automatisoidun tarjousten käsittelyprosessin, jota useimpien toiminnanohjausjärjestelmien rajapinnat eivät täysin tue. Järjestelmä huolehtii muun muassa tarjousten tilamuutoksista, invalidisoinneista, raukeamisista ja muistutuksista automaattisesti. Näiden jatkuva synkronointi ERP:ään toisi mukaan tarpeetonta monimutkaisuutta, eikä se ole suhteessa saavutettavaan hyötyyn.
Kirjanpitoa varten tarjouksia ei tarvita, vaan varsinaiset tilaukset siirtyvät API:n kautta toiminnanohjausjärjestelmään ja sitä kautta kirjanpitoon. Tämä pätee kaikkiin, myös aiemmin tarjouksina käsiteltyihin tilauksiin.
Tarjoustyökalussa on tarvittavat kentät joita hyödyntämällä kaikki tarvitut tiedot saadaan vietyä tilauksen tekovaiheessa toiminnanohjausjärjestelmään. Myyjät voivat esimerkiksi lukita tarjouksen omaan toimipisteeseensä, jolloin mahdollisesti tehty tilaus kreditoituu ERP:ssä oikeaan toimipisteeseen.
Tarjousten statukset ja ryhmät
Tarjouksen tilat (Quotes Status)
Open: Vastaanotettu tarjouspyyntö Accepted: Hyväksytty tarjous Cancelled: Hylätty tarjous (esim. jos asiakas muuttaa ostoskorin sisältöä) Proposal sent: Asiakkaalle lähetetty tarjous
Huom! Tilojen muokkaamista ei suositella, sillä niihin on sisäänrakennettu automatiikkaa, mutta uusia tiloja voi luoda tarvittaessa.
Tarjouksen tuoteryhmät (Quotes Groups)
Tuoteryhmien avulla tarjouksen sisältöä voidaan jäsennellä asiakkaille helpommin hahmotettavaksi. Esimerkiksi valaistusratkaisuja tarjottaessa ryhmät voi nimetä eri huoneiden mukaan, tai ajoneuvotarvikkeissa tuotteet voidaan järjestellä ajoneuvon osien perusteella.
Yhteenveto
Verkkokaupan tarjoustyökalu tarjoaa monipuoliset mahdollisuudet tarjousten hallintaan sekä asiakkaille että kauppiaille. Sen joustavat asetukset, automaattiset muistutukset ja ERP-integraatio tehostavat myyntiprosessia ja parantavat asiakaskokemusta.
