Tarjoustyökalun käyttö asiakkaan ja myyjän prosessissa

Tarjoustyökalun käyttö kattaa asiakkaan tarjouspyynnön, myyjän hinnoittelun, tarjouksen lähettämisen ja hyväksytyn tarjouksen muuttamisen tilaukseksi. Asiakas voi lähettää ostoskorin tarjouspyynnöksi joko rekisteröityneenä tai vieraana, ja hinnaton tarjouspyyntötuote voidaan esittää kaupassa Pyydä tarjous -painikkeella. Tarjouspyynnössä kerätään yhteystiedot ja toimitustiedot, jotta kauppias voi vastata, sopia rahdista ja toimittaa tarjouksen; mukaan voi liittää tiedostoja. Kauppias saa pyynnöstä ilmoituksen, tarkistaa tuotteet, hinnat, alennukset, toimituksen ja voimassaolon sekä lähettää asiakkaalle sähköpostin ja PDF:n. Hyväksynnän jälkeen asiakas avaa tarjouksen sähköpostin Avaa tarjous -linkistä ja viimeistelee tilauksen hänelle sallituilla maksu- ja toimitustavoilla.

Etsi tarjous ja tarkista sen tiedot

Tarjous etsitään Quotes-näkymästä tarjouksen numerolla tai asiakkaan nimellä, ja listaa voi rajata tilan perusteella. Tarjouksen tiedoissa näkyvät asiakkaan yhteystiedot, nykyinen tila, tuoterivit, summat, toimitus, liitteet ja tilahistoria. Avaa oikea tarjous ennen muutoksia ja varmista vähintään asiakas, sähköpostiosoite, nykyinen tila sekä tuotteiden määrät ja hinnat. Kun pyydät apua tuelta, ilmoita tarjouksen numero, asiakkaan sähköpostiosoite, nykyinen tila ja toiminto, jossa ongelma ilmenee.

Luo tarjous asiakkaalle tai monista aiempi tarjous

Myyjän luoma tarjous edellyttää, että asiakas on jo asiakasrekisterissä. Luo asiakas ensin tarvittaessa ja luo tämän jälkeen uusi tarjous asiakkaalle tai käytä Monista tarjous -toimintoa, kun aiemman tarjouksen tuotteet ja rakenne sopivat pohjaksi. Lisää tuotteet tuoteriveille ennakoivalla haulla tuotteen nimen tai SKU-tunnuksen perusteella ja tarkista jokaisen rivin määrä. Monistettu tarjous on tarkistettava kokonaan: asiakkaan tiedot, määrät, hinnat, alennukset, toimitus, päivämäärät, kommentit ja tila eivät saa jäädä vahingossa edellisen tarjouksen mukaisiksi.

Hinnoittele tarjouksen tuoterivit

Tarjouksen tuoterivillä tarkistetaan tuote, määrä, Saldo, Hinta (ilman ALV) ja Alkuper. (ilman ALV), minkä jälkeen tuotteelle voidaan antaa tarjouskohtainen hinta. Hintoja voi muuttaa riveittäin tai käsitellä tarjouksen kokonaisalennuksella. Jos tuotteelta puuttuu oletushinta, järjestelmä ei pysty laskemaan tarjouksen kokonaissummaa eikä alkuperäiseen myyntihintaan perustuvaa vertailusummaa, joten hinnattomat rivit on hinnoiteltava ennen tarjouksen lähettämistä. Tarkista samalla, että tarjottu määrä on saatavissa ja että asiakkaalle näkyvä PDF vastaa tuoterivien määriä ja hintoja. Tuoterivien hinnat ovat tarjouskohtaisia eivätkä muuta tuotteen yleistä hintaa kaupassa.

Määritä alennukset ja tarkista summat

Tarjoustyökalun Alennus voidaan antaa prosenttina tai kiinteänä summana. Prosenttialennus lasketaan kaikille tuoteriveille niiden alkuperäisestä myyntihinnasta eli OVH-hinnasta, mutta se ei toimi odotetusti, jos tuotteilta puuttuvat oletushinnat. Kiinteä tarjousalennus luo tarjoukselle yksilöllisen QUOTE-<tarjous-ID>-kupongin, jonka käyttö rajataan asiakkaaseen ja yhteen lunastukseen ja jonka voimassaolo päättyy 60 päivän kuluttua luonnista. Kuponki vähentää ostoskorin loppusummaa kohdistumatta yksittäisiin tuoteriveihin. Tarkista Summat-osiosta Alkuperäinen välisumma, Välisumma, Toimitus, kuponkialennus, Loppusumma ja ALV-käsittely ennen tarjouksen lähettämistä.

Ymmärrä rivialennusten ja pyöristyksen rajat

Tarjoustyökalun rivialennuksissa voidaan joissakin tilanteissa näyttää vain alennuksen lopputulos eikä tarkkaa rivikohtaista alennuserittelyä. Syynä voivat olla kiinteän alennuksen jakaminen, senttipyöristys, edullisen tuotteen suuri kappalemäärä, puuttuva vertailuhinta tai OVH sekä useiden prosenttialennusten yhdistelmä. Kiinteä kokonaisalennus kohdistuu ostoskorin summaan, joten sen pakottaminen riveille voisi tuottaa pyöristyseroja. Tarkista aina tarjouksen Loppusumma ja PDF sekä mahdollisen ERP-integraation vastaanottamat tilausrivit. Jos asiakkaalle tarvitaan täsmällinen rivihinta, anna hinta suoraan kyseiselle tuoteriville kokonaisalennuksen sijasta.

Lähetä tarjous ja ohjaa asiakas kassalle

Tarjous lähetetään asiakkaalle Lähetä tarjous -toiminnolla. Asiakas saa sähköpostin, jossa on tarjouksen sisältö ja ehdot PDF-tiedostona sekä suora Avaa tarjous -linkki kirjautumista ja kassalle siirtymistä varten. Kassalla asiakas valitsee tarjoukselle sallitun maksu- ja toimitustavan, ellei kauppias ole lukinnut toimitusta tarjousrahilla. Myyjä voi myös käyttää Luo tilaus -toimintoa ja viimeistellä asiakkaan ostoksen tämän puolesta. Jos asiakkaan toimitusosoite tai ostoskorin sisältö muuttuu hyväksymisen jälkeen, tarjous mitätöityy. Rajoitus estää esimerkiksi määräalennuksen hyödyntämisen pienemmällä määrällä kuin mille tarjous annettiin.

Aseta tarjouksen toimitustapa ja tarjousrahti

Tarjouksen Toimitus-osiossa määritetään Toimitustapa, Toimituskoodi, Toimitushinta, Tilauksen paino ja tarvittaessa Tilavuuspaino. Tarjoukselle voidaan valita tavallinen toimitustapa tai kauppakohtainen tarjousrahti, jonka myyjän antama hinta ohittaa normaalin rahdin. Kun toimituskoodi on asetettu, kassa sallii vain sitä vastaavan toimitustavan; quote-koodi sallii vain tarjousrahdin. Tarjouksen toimitushinta korvaa valitun tavan normaalin hinnan. Tarjous mitätöityy, jos asiakas pienentää tarjottua määrää tai muuttaa tilin tietoja tarjousrahdin ollessa käytössä. Tarjousrahdin sisäistä koodia ei pidä olettaa ERP:n toimitustapakoodiksi, sillä ERP-adapterit käyttävät omia toimitustapa-ID- ja mäppäyssääntöjään.

Ota tarjousrahti käyttöön

Tarjousrahti otetaan käyttöön vain, jos kaupan tarvitsemat toimitustiedot ja toimitustapa on määritetty. Avaa Asetukset > Toimitustavat ja lisää tarjouksille käytettävä toimitustapa, jos sitä ei vielä ole. Kauppakohtainen toimitustietojen kenttä voi vaikuttaa siihen, mitkä toimitustiedot tarjouksessa vaaditaan, joten tarkista tarjouksen toimitusrivit ennen lähetystä.

Kohdista myynti oikeaan varastoon

Tarjouksen Varasto määrittää kaupan tai toimipaikan, jolle myynti kirjataan. Jos käytössä on vain yksi varasto, kaikki tarjoukset kohdistuvat siihen automaattisesti eikä erillistä valintaa tarvita. Varastovalinta on hyödyllinen monen toimipaikan kaupassa, koska sillä myynti voidaan kohdistaa oikealle yksikölle ilman erillistä ERP:n toimipaikkakohdistusta. Tarkista varasto ennen tarjouksen lähettämistä ja erityisesti monistamisen jälkeen, jotta myynti ei kirjaudu edellisen tarjouksen toimipaikalle.

Lisää kommentit, muistutus ja seuranta

Tarjoustyökalun tarjoukseen voidaan lisätä asiakkaalle lähetettävä viesti, sisäinen kommentti ja sähköpostin kopion vastaanottajat. Tarjouksen asetuksissa Lähetä muistutus ja Muistutuspäivä ohjaavat muistutusta, kun taas Lähetä seuranta ja Seurantapäivä ohjaavat myöhempää yhteydenottoa. Esimerkiksi tarjous voi olla voimassa 14 päivää, muistutus voidaan lähettää ennen päättymistä ja seuranta ajoittaa sen jälkeen. Tarkista päivämäärät, vastaanottajat ja viestin sisältö ennen Lähetä tarjous -toimintoa, jotta asiakas ei saa viestiä väärään aikaan.

Hallitse tarjouksen tilaa ja tilahistoriaa

Tarjouksen Tila kertoo prosessin vaiheen, ja Tilakommentti sekä Tiedota asiakasta -valinta dokumentoivat muutoksen. Tarjouksen lähettäminen vaihtaa tilan koodiin proposal_sent, hyväksyntä ja tilaus päivittävät tilahistoriaa ja valmis tilaus lukitsee tilan koodiin ordered. Muistutus- ja seurantajonot käsittelevät vain tilan koodilla accepted olevia tarjouksia. Tilan näkyvän nimen voi kääntää, mutta näitä automaatioiden käyttämiä koodeja ei pidä muuttaa ilman vastaavaa toteutusmuutosta. Uusia tiloja voi lisätä omaa käsittelyprosessia varten Tarjoustilat-näkymässä. Tarkista aina ennen manuaalista tilanvaihtoa, lähetetäänkö asiakkaalle ilmoitus.

Järjestä tarjoukset tarjousryhmiin

Tarjousryhmillä asiakkaan tarjoukset voidaan järjestää käyttötarkoituksen mukaan, esimerkiksi eri huoneiden sisustustuotteisiin tai ajoneuvon eri osakokonaisuuksiin. Ryhmän nimi määritetään kaupan jokaiselle asiakaskäyttöliittymän kielelle, jotta asiakas näkee ymmärrettävän kokonaisuuden. Luo ryhmä vain, kun samalla asiakkaalla on useita toisiinsa liittyviä tarjouksia ja ryhmittely helpottaa niiden käsittelyä. Tarkista ryhmän kieliversiot ja tarjousten jäsenyys ennen asiakkaalle lähettämistä. Tarjousryhmiä hallitaan Tarjousryhmät-näkymässä.

Ymmärrä tarjouksen ja ERP-järjestelmän raja

Tarjouksen tietoja ei siirretä ERP-järjestelmään vielä tarjousvaiheessa. ERP vastaanottaa vasta tarjouksesta syntyneen valmiin tilauksen normaalin tilausrajapinnan kautta, ja tilaukselle välittyvät tarjouksessa sovitut tuoterivit, hinnat ja muut tilaukseen kuuluvat tiedot. Kauppias voi viimeistellä tilauksen asiakkaan puolesta Luo tilaus -toiminnolla. Rajaus vähentää turhaa integraatiokuormaa, koska tarjous voi muuttua, vanhentua, mitätöityä tai jäädä hyväksymättä, eivätkä kaikki ERP-rajapinnat tue tarjousprosessia. Kirjanpitoon syntyy vasta tilaus. Varastolla voidaan silti kohdistaa myynti oikealle toimipaikalle ilman erillistä ERP-käsittelyä.

Selvitä tarjoustyökalun ongelma

Tarjoustyökalun ongelmaa selvitettäessä tarkista ensin tarjouksen numero, asiakas, nykyinen tila, tilahistoria, tuoterivit, hinnat, alennus, Loppusumma, toimitustapa, varasto, päivämäärät ja liitteet. Jos kokonaissumma puuttuu, tarkista tuotteiden oletushinnat ja tarjouskohtaiset hinnat. Jos tarjous ei avaudu kassalla, tarkista, onko toimitusosoite tai ostoskori muuttunut hyväksymisen jälkeen. Jos toimitustapa puuttuu, tarkista tarjousrahdin asennus ja kauppakohtaiset toimitustiedot. Toimita tuelle tarjouksen numero, asiakkaan sähköpostiosoite, nykyinen tila, ongelmallinen toiminto ja mahdollinen virheilmoitus; älä lähetä pelkkää kuvakaappausta ilman tarjouksen tunnistetietoja.